文书档案整理规范.pdf

文书档案整理规范 一、文书档案整理要求 ： 1、文书档案实行一级类目管理。 2 、文书档案以件为单位实行一级管理。同一个问题的 请示与批复按一件保管，请示的文件编号填在“备注”栏中； 如会议材料等，每一件为一个保管单位。 3 、带有附件的文件， 文件和附件每一件为一个保管单 位， 录入附件信息时，必须在“备注”栏中填写附件的发文文 号。 4 、文件的排列顺序，制发文，正文在前，发文稿纸在 中间，文件底稿在后。接收文，公文处理纸在前，文件原件 在后，如果是传真件，需另附复印件一并保管。 二、档案号编制要求： 文书 档案在一级类目下七位流水编制 全宗号 +一级类目代字 +流水号 1-W0000001 三、文书档案著录细则： 1、题名：文件材料的正、副标题要全部录入。以事件 为保管单位的文件材料题名应全面、准确概括和揭示文件内 容，由“责任者+ 问题 +文种”组成。如有同题名文件，录入时 由“标题+发文日期”组成 ,题名中的年度应是阿拉伯数字，不 要录入特殊字符。 合同档案著录时，题名应录入甲方单位名称和合同项目 名称，若合同编号和外委编号同时存在时，将 外委编号 录入 题名中。 2 、文件编号：填写发文字号，发文字号年份使用半角 状态下方括号 ,如： **** 字 [2019]15 号；合同档案填写合同编 号。没有文件编号或合同编号时为空。 3 、责任者：填写对文件内容负有责任的单位，公文以 落款盖章的机构为准，有多个责任者时，选择两个主要责任 者，其余用“等”代替， 必须填写规范的单位名称 （不可用简称）， 合同档案的责任者应填写乙方单位。如： **** 公司供水供电处 4 、日期：填写文件形成日期，日期用 8 位阿拉伯数字 表示： 1999-02-03 。 5 、保管期限：永久、 30 年、 10年，具体划分参照文书档案 保管期限划分表。 6 、页数：每份文件材料的总页数。 7 、密级：按文件材料或案卷的保密级别填写，分别为 秘密、机密、绝密、 ** 商密 ★ 、** 商密 ★★ 、** 商密 ★★★ 。 档案上没有密级的选择“无密级”。 8 、保密期限：按文件材料或案卷的保密期限填写，分 为永久、 30 年、 20 年、 15 年、 10 年、 7 年、 5 年、 3 年、 2 年，如无密级设置选择无。绝密的保密期限选择 30 年，机 密的保密期限选择 20 年，秘密的保密期限选择 10 年，长期