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用邮件合并轻松搞定家庭报告书 中职学生的管理需要老师和家长的相互配合， 而家庭报告书 是班主任向家长汇报学生一学期整体表现的重要载体。 每到学期 末，家庭报告书成了很多班主任头疼的事情：班上几十名学生， 每名学生 6、7 门课程的成绩以及学期评语等要在家庭报告书上 面有所体现， 相信很多班主任老师都是采取成绩打印、 裁剪粘贴 的方法来实现的， 这样既浪费时间， 又不美观。 Microsoft Office Word的邮件合并功能灵活运用，能达到简化工作，高效少错的 效果。 整体思路 第一步，在 Word中录入家庭报告书中共同的内容，作为模 板；第二步， 把需要改变的数据信息录入到 Excel 表格；第三步， 利用 Word 的邮件合并功能把 Excel 表格中的每条数据填入 Word 模板中形成一个单独文档， 并把所有单独文档合成形成一个新的 文档，这就是最后的结果。利用 Microsoft Office 中的 Excel 表格和Word中的邮件合并功能的结合，实现了每位学生家庭报 告书的自动生成。 理论知识 1）邮件合并。邮件合并通过 Word + Excel 来完成：一部分 是在合并中内容不变的 Word模板，另一部分是包含多个具体内 容的 Excel 数据表（变动的信息） 。将 Excel 数据表合并到 Word 模板中，就能得到加了变动信息的不同版本 Word 模板 2） Word模板。模板就是文档的底稿，包括文档中不变的内 容，如报告书中的主体内容部分、署名及日期等。 3） Excel 数据表。内容包括在邮件合并中需使用的学生姓 名、成绩、评语等 Excel 表格数据，读取时须连接到 Excel 数据 表。 操作流程 1） 设计Word模板：在 Word文档中设计好家庭报告书的模 板。 2） 建立 Excel 数据表：在 Excel 表格中录入并保存学生的 信息，诸如姓名、学号、不及格门数、各科考试成绩、操行等级 与评语等具体数据。 3） 邮件合并： 根据 Excel 数据表中的学生信息， 运用 Word 的邮件合并功能，生成全部学生的家庭报告书。 4） 详细步骤（以 Microsoft Office 2010 版本为例）： （1）启动Word2010程序，录入家庭报告书中固定内容部 分，保存并改名为“报告书模板 .docx ”。效果如图 1 所示。 （ 2） 新建 Excel 文档，命名为“第一学期表现 .xlsx ”。 （ 3） 在“第一学期表现 .xlsx ” Sheet1 表中输入姓名、 学号、不及格门数、各科考试成绩、操行等级与评语等 Excel 表 格数据， 并将 Sheet1 表改名为“综合表现”， 效果如图 2 所示。 （4）打开“报告书模板.docx ”文档，利用Excel文档中 综合表现”工作表的信息进行邮件合并， 完成全部学生家庭报 告书的生成。 邮件合并具体步骤如下： 首先，选择文档形式： 单击“邮件”选项卡下的“开始邮件 合并”组中的“开始邮件合并”右侧的下拉三角形， 从自动下拉 的菜单中选择“普通 Word文档”，效果如图3所示。 接着，选择目标文档：单击“开始邮件合并”组中的执行 “选择收件人”右侧的下拉三角形， 从下拉菜单中选择“使用现 有的列表”，在对话框中选择 “第一学期表现.xlsx f综合表 现”，单击“确定”按钮。效果图如图 4 所示。 其次，插入合并域：在指定位置，单击“邮件”选项卡下的 “编写和插入合并域”组中的“插入合并域”右侧的下拉三角 形，选择对应选项。例如“学生家长”前面插入“姓名”，依此 类推，效果如右图 5 所示。 最后，单击“邮件”选项卡的“完成”组的“邮件合并完 成”命令。 （5） 缩小文档，检查整体排版。这里可能会出现的问题是 个别学生评语太长， 超出了原先的表格区域， 会造成该部分页面 的布局错乱， 从而影响其他页面。 这时您需要找到出现问题的页 面，调整一下布局即可。 结束语 作为一线中职班主任， 平时备课上课耗去大量精力， 还要兼 顾学生管理工作。灵活运用 Word 的邮件合并功能可以减轻班主 任负担，轻松搞定家庭报告书。