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应收账款监控（二） 【本讲重点】 RPM监控法 AR会议和监控报告 应收账款管理信息系统 【导言】 许多业务人员认为：到期之前向客户提醒付款，会引起客户不满，且不会对回收货款 起到作用。其实不然。对客户账户的监控最好是及时、 准确和信息化的， 即使在客户较少的 情况下，也要保证部门间信息沟通顺畅。 RPM监控法 1摸清楚客户付款习惯 表15-1 客户付款习惯纪录表 你的企业面对的客户有几种付款习惯 客户付款通常的四种类型 1.应该付款时就付款 2.被提醒时才付款 3.对其使用各种技巧时才付款 4.在付款前宣告破产 诊断： 按照上述四种情况对你的企业的客户付款习惯进行一个统计，你会发现第 2、3种情况 比较多。 处方： 既然客户在被提醒的情况下付款，那么，我们就要合理有效地安排时间来提醒他们。 你提醒得越及时，提醒的方式越高明，越能及早地得到付款。这就是 RPM法的根本思 想。 第3种情况需要各种收账技巧，我们将在追账技巧里讲述。 2 ?提醒步骤 第一步，发货确认 要点： ?一般在估计客户收到货物时，及时发出发货确认书。 ?确认数量、质量等是否符合要求，避免日后贸易纠纷。 ?电话跟进，并尽量要求客户回执。 ?合同中要约定验收条款，尤其是明确验收期限。 发货确认书 尊敬的XXX先生/女士： 感谢贵公司5月18日第1234号订单。 我公司已根据贵方订单要求发岀货物，敬请查收，如有任何问题，请及时与我 们联系解决。 同时，确认无误后请寄回执，谢谢合作！ 顺祝商安！ 信用经理： 日期： 年 月 日 第二步，货款到期日提醒 要点： 有明确日期的自动提醒信， 并打电话给对方，确认收到。目的是让对方财务准备付款。 第三步，到期付款通知 要点： 正式的付款通知书，必要时附清单一份。 电话跟进，落实客户付款安排。 尊敬的XXX先生/女士: 感谢贵公司5月18日第1234号订单。 贵公司在上述订单下的应付款项已经到期，我公司尚未收到贵公司的付款或不 付款的原因，无论如何请通知我们情况，以便贵我双方协商解决。谢谢合作 顺祝商安！ 信用经理： 日期： 年 月 日 第四步，货款逾期通知 ?语气稍有加强。 ?客户不能付款时，一定落实原因。 最高准则：要求得越及时，得到付款越早一一时间就是金钱。 提醒技巧：可以有六次机会提醒客户付款的责任。 ?业务员与客户谈判时 ?在最初的信用额度申请表上 ?订单被确认时 ?寄出发票时 ?发货清单上或发货确认书上 ?付款提醒信上 ?有人认为提醒客户“货款已经过期，应该及时付款”时，客户会不高兴的。其实， 可能客户的付款政策里就有这样一条“接到实际付款提醒时再付款” 。 ?客户在付款时的特点：总是先付款给管理严格的供应商。我们能够在所有的供应商 里最先得到付款就是最大的成功。 ?如何对待延期付款申请 拒绝客户延期支付的请求信 尊敬的XXX先生/女士: 账号：5678 欠款：20000元 我们收到您7月8日的延期支付申请，您要求每月支付4000元，5个月付清。 遗憾的是，因为付款时间太长，我们不能同意此请求。 我们同意2个月分期付款，每月支付 10000元。也就是您必须在 8月底之前 付清款项，以避免采取进一步行动。 顺祝商安！ 信用经理： 日期： 年 月 日 AR会议和监控报告 ■ AR会议就是内部催收应收账款会议，对于没有实时应收账款监控计算机系统的企业 来说，是十分必要的。财务部门和销售部门每周开一次会，对近期应收账款情况进行沟通， 以便业务人员及时跟踪客户付款。 ■有用的监控报告和图表 ?月现金回收图 ?货款回收进度表 ?客户状况报告 ?争议货款报告 ?应收账款情况汇总表 ?账龄分析报告 表15-2 AR会议监控表 2000年9月份 客户 名称 目尔 项密 合 同 号 合 同 金 额 账 款 类 别 生 效 日 期 应 收 金 额 应 收 日 期 付 款 日 期 付 款 金 额 发 票 号 参 考 号 拖 欠 金 额 逾 期 天 数 未 付 性 质 备 注 汇总人： 汇总日期: 使用说明： 本表由财务部信用分析员填写，每月提供给信用经理和公司高层领导，作为领导掌握 公司应收账款管理情况的信息资料； 每月也提供给合同履行相关部门领导， 作为公司合同履 行工作的基本信息资料，以便对口部门采取相应的措施， 保证公司的应收账款管理工作的正 常运行。 表15-3月度应收账款情况分析报告 2000年9月份 账 龄 分 析 账龄天数 应收期内 1-30 30-60 60-90 90-18 0 180-36 0 360 以 上 合 计 交货 后应 收款 应收金额 百分比 质保 金 应收金额 百分比 DSC分析 种类 全部应收款 货款 质保金 逾期 款 期内款 争议 货款 天数 金额 百分比 综合分析 本月度 上年度同期 上月度 应收账款