excel在学校中的应用42教师情况统计表(二).pdf

Excel 在学校中的应用 42- 教师情况统计表（二） 5.10 教师情况统计表（二） 案例背景 学校人事干部和相关管理人员平时就要注意将本校全 体教师的各种信息完整的记录下来，并以数据库的形式加以 保存并不断更新，这样一来既可以使自己对全校教师的整体 情况了如指掌，又可以根据各级领导的要求随时汇总出所需 报表，如果给您的报表再配加一幅数据图表，则会使得您的 报表更加出彩。本例就在 5.9 节的基础上继续应用 Excel 的 “数据透视表和数据透视图”来制作各类不同的统计表和精美 的图表。 关键技术点 要实现本案例中的功能，学员应该掌握以下 EXCEL 技 术点。 ●基础知识 选择性粘贴， 负数显示为正数的自定义格式 ●图表 条形图 图表的编辑 ●综述 数据透视表和数据透视图 最终效果展示 5.10.1 创建教师基础数据表 Step 1 新建、保存工作簿，重命名工作表 新建一工作簿，并保存为“教师统计表 2.xls ”，将“ Sheet1 ”和 “Sheet2 ”重名为“数据表”和“报表”，删除多余工作表。Step 2 复制工作表 打开 5.8 节中“人事管理 .xls ”工作簿，在“人事表”中选中单元 格区域 A1 ：N58 ，按组合键复制。 Step 3 输入“教师情况统计表”原始信息 单击“教师统计表 .xls ”工作表的“数据表”工作表标签，按组合 键粘贴。 5.10.2 创建教师情况统计表 Step 1 创建基础统计报表 参照 5.9.2 的操作过成，只是在“布局“对话框中将“学科”换成 “年龄”，生成 教师年龄—性别统计表。 Step 2 按“年龄段”统计汇总 ①单击“年龄”字段的任意单元格，单击右键，在弹出的快捷 菜单中“组及显示明细数据“→”“组合“命令，打开”组合”对话框。 ②在弹出的”组合”对话框的“步长”选项框中数“ 5 ”。③然后单 击“确定”按钮即可得到按年龄段分组的汇总统计表。④选中 单元格区域 A4:C12 ，按组合键复制，切换到“报表”工作表， 选中 A2 单元格按组合键粘贴。 Step 3 创建数据透视图 单击“数据透视表“工具栏中的图标向导按钮，自动插入一幅 基本的数据透视图图表“ Chart1 ” Step 4 改变数据透视图位置 右键单击图表空白处，在弹出下拉列表中选择“位置”，在弹 出“图表位置”对话框中选择将图表“作为其中的对象插入”选 项，单击其右侧的下箭头，在弹出的列表框中选择“ Sheet1 ” 工作表，最后单击“确定”按钮。 Step 5 隐藏字段按钮 右键单击图表中的字段按钮， 在弹出的下拉列表中选择“隐藏 数据透视图字段按钮“， 即可将图表中的字段按钮隐藏， 从而 扩大图表区可视区域。 Step 6 添加行字段 Step 7 从“数据透视表字段列表”框中将“学科”拖到“行字段”区域即 可得到教师学科年龄 -性别统计汇总表， 当然这时的图表的效 果就差多了。 5.10.3 绘制教师年龄—性别分布条形图 如图 8 所示的教师年龄分布图将男女教师的数据绘制成柱形 图，看起来不太直观。我们可以利用数据透视表的数据制作 一个条形图，其左边是男教师的人数条形，右边是女教师的 人数条形，这样看起来全校的教师年龄结构就一目了然了。 Step1 改变男教师人数的数值为负数 单击工作表标签“报表”，在任一空单元格如 F3 输入“- 1”，按 组合键