秘书实务(2018)文书的传阅文书传阅.pptVIP

分发传阅文书 北京政法职业学院 主讲人：王淑萍 定义：在工作职责范围内传递阅读文件 要求： 迅速、准确地送达阅文人 传阅要区分轻重缓急和职责分工 传阅顺序——管理层到一般员工 分发传阅文书 工作程序： 确定传阅对象 ——需要传阅的文件是：需要部门人员掌握文件精神和领导批示意见文件；不需要特别办理，只要求了解的文件。 选择传阅方式 ——阅文室、会议传达、复印副本、内部刊物、网络电视传真 传递文书 履行传阅手续——传阅文件登记单、文件传阅单 检查清理文件——对退文情况标注，以备查考。秘书清查有无漏传应阅人、批办意见、短缺文件、阅文过长时间。 分发传阅文书 收文号 收文时间 来文单位 文件标题 文号 密级 份数 传阅情况 备注 传阅文件登记单 月 日 姓名 部门 签字 批示 文件传阅单文件字号（收文号） 阅知类公文经登记、拟办（批办）后，文秘人员要组织有关人员进行阅文活动，通常采用的阅文方式有： 轮式传阅方式，又称横传 树型传阅方式 阅知类公文传阅方式 即以文秘人员为中心组织传阅，依次将公文传送给阅文者，每个阅读者阅毕后，需将公文退回给公文管理人员，由文秘人员检查无误后，再传递给其他阅读者。这种传阅方式的优点在于，文秘人员自始至终都是传阅活动的中心（像树干），其他阅文者（像树枝）的阅文活动均处于文秘人员的监督、控制之中，可以保证公文信息传递的可靠性和传递效率。 树型传阅方式 又称横传，即一个阅文者阅毕后直接将公文交给另一个阅文者，依此类推。这种方式，公文被送出后，就在各阅文者之间相互传递，文秘人员不再能够掌握和控制公文运转的时间、速度、安全，如发生公文丢失、损坏、积压、泄密现象，不易明确责任。适用于阅文范围较小的情况，阅文范围较大时，不宜采用。 轮式传阅方式， 为了加快传阅速度，提高传阅效率，可根据本单位情况，采用多种多样的方法组织阅文活动，如开辟阅文室，指定固定的时间阅悉公文；利用各种会议集中传达公文精神；复印公文副本，增加公文数量，加快分散阅文的速度；利用内部刊物等公布公文，以便阅文；利用现代化技术手段与通讯设备如计算机网络、电视、传真等传阅公文。 注意 严格传阅范围 严禁文件横传。易丢失，分不清责任 调控文件运行。在坚持一定传阅顺序基础上，适当调整，加速文件运行速度。 分发传阅文书