专业行政人员能力.docx

对出差进行规划的六个步骤 步骤 收集和整理 信息 做好出差安 准备行程表 领取岀差经 费 组织出差者 处理后续工作 H的：用这个工作帮手来帮助你计划和组织出差。 下而是你用来有效地对出差进行规划的六个步骤： 动作 ? 确定具体的出差情况。 为出差者做一张简要农，简要列出旅行喜好。 安排交通；根据公司的出差政策，可能需要你与旅行社合作，也可能允许你口己安 排。 ? 尽量预定直达航班。 要求对方捉供公司合同价格和飞行常客折扌II。 ? 安排好酒店。 准备一张包含酒店和旅途信息、预订号码、所冇业务约会以及为这次出差规划的任 何其他活动的行程表。 ? 多做儿份行程表。 ? 确认目前为止所做的计划。 ? 确保出差者拥有信用卡、现金或旅行支票。 ? 不要想当然地以为一切都能挂账。 ? 为业务会谈准备所需的资料。 ? 调查计划会见和约会的公司和个人的背景信息。 ? 收集与这次出差冇关的往來信函、旅行指南和地图 ? 将出差中所用的文件和其他资料返还到相应的位置。 ? 然后帮助出差者准备支出报告、写感谢信、退还未使用的出差经费。 ? 记录旅途中遇到的困难。 步骤 收集信息 规划会议和时间安排的六个步骤 H的：用这个工作帮手來帮助你做会议规划和安排。 善于做会议规划和安排业务会议的行政助理遵照以下六个步骤： 规划会议和时间安排的六个步骤 包含内容 ? 了解会议的人员、内容、时间、地点、原因和方式。 ? 了解会议将持续多长时间、在哪里举行会议以及谁会参加。 规划会议和时间安排的六个步骤 步骤 包含内容 为会议进行预订通知与会人员准备材料 为会议进行预订 通知与会人 员 准备材料 检查房间设备 处理后续工作 ? 预订公司的会议室或者联络酒店预订会议室。 ? 如果在公司举行会议，你可使用日历软件來为会议进行预订。 ? 一定耍多预订一-段时间，以防会议超时。 把会议的H的通报给将要参加这次会议的人员。 ? 及早发出邀请，因为大家的时间农很快就会排满！ 你可以使用电话、电邮或传真來联络与会人员。 ? 对于正式会议，最好用书而邀请函。 ? 你可以加进去一份收件人清单，让预期与会人员知道谁将会参加会议。 ? 需要准备会议议程表，随邀请函i起分发给预期与会人员。 ? 确认预期与会人员能否出席。 备所需的文件、报告或电子表格，并制作足够的份数。 ? 获取会议所需的设备和辅助装置，制作一份清单，列出应当提前完成的任务。 你应当检査预订的会议室里是否装备相应的技术设施。 ? 在会议开始前的30到60分钟进入会议室，检查房间的通风、淸洁、所需设备以 及茶点是否正常。 ? 编写会议纪要、支付会议室或租赁设备的账单、对会议进行评估以及处理信函。 ? 及早将会议纪要发送给与会人员-如果时间太长会忘掉细节。 四种管理风格 丨I的：把这个工作帮手作为参考，来识别和适应你在职业生涯中可能遇到的不同管理风格。 川这张表帮助你对老板的管理风格进行分类，以便你能够正确应对。记住，很多老板可能会农现出两种或 以上风格的特点，而H细致调整你的丁作方式以适应他们的管理风格很朿要。 四种管理风格 四种管理风格不同管理风格的特点不同管理风格的应对指南控制型控制型老板采用直接、专制的风格。控制型老板重视工作效率和牛产力，并设定淸晰具体的II标。他们通过屈服于权威让老板作决策，随和而灵活，直截了当，直奔 倾向于对其员工面面俱到，进行最 主题。人程度的控制。他们不喜欢聆听和采纳建议。开放型管理人员重视民主和团队耕,.神体系。开放型经理有总体目的而鼓励老板采取强破的领导姿态、做出不民主的决定而且要详细 开放型■不给出具体的指令。他们亟视关系， 具体。喜欢与员工聊天和交往。 四种管理风格 不同管理风格的特点 不同管理风格的应对指南 控制型 控制型老板采用直接、专制的风格。 控制型老板重视工作效率和牛产 力，并设定淸晰具体的II标。他们通过屈服于权威让老板作决策，随和而灵活，直截了当，直奔 倾向于对其员工面面俱到，进行最 主题。 人程度的控制。他们不喜欢聆听和采纳建议。 开放型管理人员重视民主和团队耕 ,.神体系。开放型经理有总体目的而鼓励老板采取强破的领导姿态、做出不民主的决定而且要详细 开放型 ■不给出具体的指令。他们亟视关系， 具体。 喜欢与员工聊天和交往。 官僚型老板重视流程和规则。官僚 型老板抵制新观点、创造性观点， 官僚型而喜欢按照过去的模式进行决策。 遵从规则、法规和程序，在引进新的想法时要坚持。 他们对于机构内的命令链非常尊 重。 创业型老板则充满新想法,精神充 沛，为Z工作时会充满乐趣。创业 创业型 型老板是工作狂，通常希望员工能 够超额完成其所交代的任务。他们 坚持门C的规则，提供理性的指导并树立严格的商业原则。 是幻想家，不会始终都按照良好的 商业规则来行事。 坚定的反