信息交流控制程序.docVIP

***有限公司 信息交流管理程序 文件编号: 页 次: 1/3 文 件 履 历 表 日期 版次 修 订 内 容 核准 修订 2008-06-20 A/0 新版发行 制定 部门 行政部 原件 保存 文控中心 配 布 栏 总经办 1 市场部 1 财务部 1 核准 审核 编制 工程研发部 1 行政部 1 品质部 1 工模注塑部 1 仓库部 1 PMC部 1 生产包装部 1 采购部 1 文件编号 文件名称 信息交流管理程序 制订部门 行政部 生效日期 2018-06-20 版次 A/0 页次 2/3 1.目的 确保环境管理体系实施时的有效性和持续性改进而进行的接口活动以正常进行。 2.范围 本程序适用于组织内部门与部门之间，组织与供方、顾客及相关方之间的接口。 3.定义： 无 4.权责： 4.1董事长、管理者代表：负责内外部沟通之实施过程资源的提供。 4.2各职能部门：负责确保内部沟通的有效实施。 4.3采购、设备管理员：负责与供应商之间的沟通管理。 4.4市场部：负责与客户之间的沟通管理。 4.5行政部：负责与其他相关方之间的沟通与管理。 5.作业内容： 5.1 内部沟通： 5.1.1 建立各项与环境管理系统有关之内部运作过程的作业方式、顺序、各类信息的传递方式及相互间的接口关系，用以确保内部作业的有效运作。 5.1.2 例会制度： 5.1.2.1每周周六总经理或其指定代理人员必须组织各部门主管开周工作例会，文控负责主持会议。 5.1.2.2该会召开前各部门主管必须编写及总结书面报告，报告内容包括：上周工作总结、计划任务未完成的原因分析、工作中所存在的问题、本周工作计划及目标。 5.1.2.3在该会中必须作好书面的会议记录，特别是有相应工作职责人员和部门、限期完成日期的内容必须记录清楚和跟踪，该会议记录应发放给参会人员以及在相应决议中有新的主要职责人员。由文控负责整理会议记录。 5.1.3各部门在相应工作时如遇到难以解决的问题或同时需多部门协调解决或必须通过相应协商、建议的时候也可临时召开相关人员会议。 5.1.4跨部门运作时应尽可能使用书面信息传递单进行沟通作业。 5.2与供应商沟通： 5.2.1采购应与供应商及其行业其它厂家保持不间断的信息交流，及时了解供应商产品在环保方面的相关资讯，以及供应商在环境保护方面做出的努力，以促进供应商在环境保护方面的持续改进。 5.2.2 相关部门监督供应商所提供产品应满足环境保护方面的要求。 5.2.3 采购部同其他相关部门对供应商实施评估及定期考核，并就考核结果进行处理。 文件编号 文件名称 信息交流管理程序 制订部门 行政部 生效日期 2018-06-20 版次 A/0 页次 3/3 5.3 与客户沟通： 5.3.1市场部应与顾客之间保持密切联系，确保详细了解顾客在环境保护方面的要求和希望，并传达到相关部门。 5.4与环保监测部门及其他相关方的沟通。 5.4.1行政部应保持与环保及环境监测部门的沟通，了解最新环保法律、法规状态并导入实施。 5.4.2行政部应接受环保或其他相关方有关信息的投诉及信息收集并转相关部门处理，投诉电话信息登记及反馈工作由行政部负责，并向相关投诉方回馈处理结果。 6.相关文件 6.1《质量环境管理手册》 7.表单 7.1信息传递单