01文件控制程序.docxVIP

***印刷制品有限公司 文件控制程序 制订部门：品管部 制订日期：2014/12/1 版次：A/1 文件等级：二阶 文件编号：HY-COP-001 生效日期：2014/12/15 页 数 第 PAGE 4 页 共5页 ***印刷制品有限公司 文件性质:二阶文件 文件编号 HY-COP-001 生效日期 2014/12/1 批准页 第1页 共5页 批　准 审　核 制　定 文件控制程序 修 订 记 录 NO 日期 修订摘要 页次 版次变更 登录者 目的： 为使本公司质量管理系统内所使用的文件与资料能适时正确地流通到各相关部门并避免逾期失效的文件遭误用及流失，并使质量系统内的有效记录得到妥善保存。 范围： 本程序适用于本公司所有列入控制范围内的体系文件、表格、外部文件及质量记录的控制。 权责： 3.1内部文件的制定，修改与废止责任： 文件阶层 名称 制定 核准 收发控制单位 一阶 质量手册 管理者代表 管理者代表 文控中心 文控中心 二阶 程序文件 各相关部门 管理者代表 三阶 指导书 各相关部门 管理者代表 四阶 表格记录 各相应部门 3.2外部文件： 外部文件作为本公司制造或检验标准时，需加盖受控章，依本程序5.4执行。 3.3质量记录： 3.3.1文控负责制定《质量记录一览表》规定保存部门、保存期限。 3.3.2各部门负责记录的收集、分类、标识、保存和处理。 定义： 4.1 第一阶文件：质量手册：简要说明本公司质量系统如何满足国际标准要求； 4.2 第二阶文件：程序文件：规定何人、于何时、在什么地方做什么事情，如何做； 4.3 第三阶文件：包括工作指引(WI)、工作程序图、技术规范、检验标准等；说明如何做； 4.4 第四阶文件：表格记录：用以收集、传递信息，控制作业流程或证明作业已符合要求。 4.5外部文件：凡与质量系统或产品相关的国际/国家/行业标准，客户提供的图样或标准，供应商提供的图样或检验标准。 4.6 质量记录：指用以质量改善、质量追溯及据以衡量系统有效运作的资讯记录和证据。 5. 作业内容： 5.1 文件书写规定： 5.1.1 一阶文件按(1)目的、范围和权责，(2)程序概述，(3)支持程序等顺序编写 5.1.2 二阶文件按(1)目的，(2)范围，(3)权责，(4)定义(无时填写“无”)，(5)作业内容，(6)相关文件(无时填写“无”)，(7)记录((无时填写“无”)等顺序编写。 5.1.3 一、二阶文件章节编码顺序 1 1.1 1.1.1 1.1.1.1 2 2.1 2.1.1 2.1.1.1(以此类推) 5.1.4 文件页格式为：第 页 共 页。 5.1.5 版本：每次对文件进行修改时，须变更版本号，如版本由A/0变为A/1;需更改版本时，版本由A/0变为B/0; 5.2 文件编号： 5.2.1 二阶文件编号： 文件流水号（用001-999来表示） 文件阶层（QM—表示质量手册， COP—表示运作程序文件) 公司英文简称HY 5.2.2第三阶文件编号： WI 流水号(用001至999来表示) 部门代码：QA—品质部 AD—行政部 PD—生产部 PMC—物控部 FA—财务部 MD—市场部 TD－技术部 工作指引 5.2.4 第四阶文件（表格）编号： F /版本 流水号(用001至999来表示) 部门代码 质量记录 5.2.5 表格版本：新制定为“A”，第一次换版时为“B，”同理类推。 5.3 文件的修订/废止提出： 5.3.1 由文件原制订单位或相关人员提出并说明原因与用途； 5.3.2 文件的修订与废止的审查仍须由制定部门审查及原核准主管决定，若因某种原因不能做到时，则新审核责任主管应调阅相关背景资料以供参考。 5.4 文件的发放与回收作业： 5.4.1 文件制定、修订后由文控中心对文件的编号、版本、版次核对无误后登录于《文件控制总览表》； 5.4.2 文控复印所需的份数后，于每页的右上角加盖蓝色受控章后发行，并请接收单位于《文件发放与回收记录》上