采购及费用报销管理办法.docx

*************有限公司 采购及费用报销管理办法 编制部门:财务部 一、 总则 1. 为保证“********公司”(以下简称“公司”)的运作效率,进一步加强公司财务管理、费用管理及各项开支审批流程的规范性,本着节约、高效与强化经济效益的原则,特制定本办法。 2. 适用范围:本办法适用于公司各部门。 3. 本办法部分名词解析:“费用经办人”,就是指主办发生费用并报销的直接经办人;“代办费用报销人”,就是指受费用经办人委托,代办费用原始单据归集、统计、粘贴、填写审批表等报销手续的代办报销人;“部门经理”就是指负责部门全面工作的部门经理;“部门总监”就是指就是指负责部门全面工作的部门管理人员;“财务经理”就是指负责财务全面工作的部门经理;“财务总监” 就是指由董事会直接任命的主管公司财务工作的高级管理人员;“总经理或副总经理”就是指由董事会直接任命的主管或分管公司各项业务活动的高级管理人员;“员工”就是指公司所有人员;“一般员工”就是指主管以下的员工;公司“中层管理人员”就是指经公司总经理任命的部门经理、部门副经理、主管人员等管理人员;公司“高层管理人员”就是指经公司董事会任命的总经理、副总经理、财务总监、总经理助理等高级管理人员。 二、 费用管理原则 1. 费用管理的总原则就是:根据公司高层管理人员、部门经理的职责分工,对其所管辖范围产生的管理费用实行预算编制、监控分析管理。各项费用的开支定额按照公司各项管理规定及审批的各部门预算定额的本年累计进度进行审核。在具体执行中体现为事前申请、授权支出、限额内使用,总额预算控制。 2. 各部门每年按零基预算编制本部门年度费用预算。费用预算的编制原则就是: 实事求就是,既要满足正常工作需要,又要厉行节约,不铺张浪费,强化投入产出的费用管理理念。 3. 费用报销采取在规定限额内凭票实报实销原则,遵守以下规定: 1) 费用的报销单位原则上就是在实际发生费用并产生经济效益的单位。 2) 费用报销应附清晰、合法、齐全的原始单据(合法的发票),除国家事业单位与出国公务发生的国外(包括香港)费用外,任何收据不可作为报销凭据。 3) 本着“谁经办,谁负责”原则,严禁提供虚假发票与收据报销费用,费用经办人对取得的发票真伪负全部责任,经税务机关查出任何虚假发票,由费 用报销人负责解释与承担相应责任。报销的发票正面或背面须有费用经办人签名确认;定额发票(如停车费、巴士/地铁票、的士费等),可在按顺序粘贴后,在骑缝处签名确认。 4) “费用经办人”根据费用性质完整填写相关费用审批表,保证报销单内容、金额的完整性及合法性,不得随意涂改,将原始单据按费用类型与顺序粘 贴后,按财务审批条例规定的费用审批程序完成签批手续。 5) 高层管理人员作为“费用经办人”时,可委托人力资源与行政部指定人员作为“代办报销人”。“代办报销人”完成费用原始单据归集、统计、粘贴、填写报销单等报销手续后,须将成套费用报销单据交给“费用经办人” 在“经办人”栏上签名确认,并提示费用经办人须在发票正面或背面签名。 6) 财务部有权拒绝办理有涂改痕迹的、不合法、不完整及没有费用经办人签名确认的费用审批表。 7) 当月发生的费用原则上必须在当月到财务部办理报销手续,因特殊原因不能在当月报销的,不能超过下月;当年发生的费用必须在年度内到财务部办理报销手续;对跨年度的费用报销不能超过次年 1 月份。 8) 严格执行会计法、税法等相关管理规定,规范报销人员的签名,保证签名的清晰、合法性。经办人及审核人必须以清晰、端正的字体在费用报销单上签名确认,签名为可识别的中文字样,高级管理人员的签字可使用英文,但应具有可识别性。 9) 任何费用报销的批准人不得就是当事人,费用审批人为费用经办人时,须交上一级主管审批人审批。即部门经理的费用交部门总监审批;高层管理人员发生的业务费用,在审批权限范围内相互交叉审批;特殊情况下超签批范围的业务费用需由总经理签批同意后执行。 4. 费用审批权限分项目管理,总体遵循“预算总控、逐级授权、限额审批”原则。各部门必须根据实际情况,预算下一年度的费用总额,报公司管理层会议商讨 同意,报财务部备案。 1) 预算控制原则 ① 在季度预算总控及限额范围内,预算考核范围内进行签批。 ② 超过季度预算累计额度未超年度预算总控范围,或超限额范围的费用, 由部门经理提出书面费用申请报告,经部门总监同意、财务总监审批同意后,交财务部备案。 ③ 超过年度预算总控或限额范围内,必须由部门经理提出书面费用申请报告,经部门总监、财务总监与总经理审批同意,上交董事会批准后, 交财务部备案并调增预算额度。 2) 预算考核范围内的审批标准:各项费用审批权限按照董事会批准制定的财务审批条例执行,需要财务总监、副总经理与总经理审批但因出差或外出而无法现场签