加强中职档案管理工作中存在的问题及对策建议思考.docxVIP

加强中职档案管理工作中存在的 问题及对策建议思考 中职院校内部与档案管理有关的工作可以说是衡量学校整体管理水平与教学质量的重要准则。目前，中职院校面临教学体制的重大改革，其他管理工作也需要面临更新、更高的要求，所以在互联网背景下优化和完善档案管理方面的工作，来适应中职院校内部教学体制的发展和改革显得非常重要。本文分析了现阶段中职院校在档案管理工作中存在的问题，并对互联网形势下如何做好档案管理工作提出了一些建议。 一、引言 档案指学校內部的教研教学活动及各项管理工作中直接形成的且具备一定参考价值的图纸、文字、材料、声像、计算数据和表格等资料，主要包括财务档案、文书档案、人事档案和教学档案等类型，可以说是学校发展和管理过程中的关键性信息资源。开展档案管理的相关工作能够记录中职院校的发展历史，是维护中职院校合法权益和经济利益的重要途径。 二、互联网形势下中职院校开展档案管理工作的主要内容和积极影响 （一）主要内容 中职院校内部实施档案管理工作主要是采取科学化的方法和原则对档案进行管理，以达到为学校经营和发展服务的目的，其工作的主要内容包括对档案信息的保管、整理、检索、编目、鉴定、征集与接收、利用和统计、研究和编辑等。 （二）积极影响 首先，互联网的应用使中职院校在实施档案管理工作时可以有更多技术层面的参考。互联网技术的飞速发展和进步衍生出了多元化的技术，它们能大幅提升档案管理工作的开展效率，真正实现档案的数字化、信息化、电子化和现代化。其次，能够为档案管理工作的有效开展指明方向。中职院校的档案管理人员受到互联网思维的持续影响，可以脱离传统的档案管理思维和模式，采取互联网技术进行档案管理，能够使中职院校内的档案管理实现升级与转型。 三、中职档案管理工作中存在的问题 （一）中职院校领导层对档案管理工作的价值认识不足 就中职院校现阶段开展档案管理工作的现状而言，领导层对于档案管理工作重要性和价值的认识不充分、不到位，只单纯认为学校是教书育人的场所，不是教育领域的管理部门，实施档案管理对学校的日常工作与未来发展没有促进作用，所以也没有做过多要求。 （二）档案管理部门工作人员数量配备不足且职业素养较低 目前，中职院校内从事档案管理的专业人员严重缺乏，有些学校内从事档案管理工作的仅有一名专职人员，还有些工作人员只是从其他部门临时借用处理档案工作的。部分从事档案管理的人员所学的并不是档案专业，也没有与档案管理相关的从业资格证，既没有上岗资格又缺乏全面系统的职业培训，从而导致档案管理人员无法有效、科学地获取管理中职档案的技能，从而使中职的档案工作很难真正实现高效化和科学化。 （三）档案室的硬件设备不达标 部分中职院校存放档案的地方缺乏硬件设备，但其所应具有的防盗、防潮、防霉、防火和基本通风条件都无法达标，而且档案材料存在无序存放的问题，这也为档案的后续管理与使用带来了安全方面的隐患。同时，保管档案材料的设施十分陈旧，有些学校保存档案的储藏柜是在多年以前购置的，甚至是用木头箱充当的。档案管理的硬件设施不够规范，这在很大程度上限制了档案材料保管工作的高效开展]。 （四）档案信息存在载体结构比较单一的问题 目前，很多中职院校对档案室的管理方式存在落后单一的问题，不少中职院校还是依靠人工操作的方式进行管理。在档案立卷和归档以后，需要依靠管理人员手动进行编目和分类，这种手工抄写的方式比较落后，会增加学校进行档案管理的时间和工作量，也会大大降低处理档案的效率，这种落后陈旧的档案管理形式会使工作人员无法高效地利用和开发学校内的档案资料，而且也会使后续查阅档案的工作变得效率低下，程序烦琐。 四、中职院校开展档案管理的有效路径 （一）增强档案管理人员的网络意识 目前，有不少中职院校内的档案管理人员仍未意识到在工作中应用互联网这种新兴技术的价值，依旧采取传统的工作方法和模式，但这种完全依靠人工完成的档案管理方法存在档案整理过程烦琐、档案整体利用率不高和收集档案比较困难等诸多问题。基于此，中职院校需要增强档案管理人员的网络意识，具体从下面几个环节着手。 第一，转变档案管理人员的工作思维。工作人员应当把过去采用的档案整理、档案归档和档案收集等方式作为前提和基础，逐渐在工作的整个过程中引入互联网思维。同时，管理人员可以应用多元化的网络资源，创建共享资源的互联网系统，并以此为中心，将整个中职院校作为辐射和服务的范围，使档案资源的利用率能够得以提升，还应当把网络资源和共享方式进行紧密结合，以实现对档案文件的网上查询。其次，应当把不涉及本校机密文件作为前提和基础，进一步扩展服务范围，向社会提供共享档案的服务。在档案管理的整个过程中，工作人都需要将互联网的实际发展需求作为主要工作方向。第二，增强档案管理人员网络安全防护方面的意识。首先，应当正确设置网络防火墙，对计算机的联网过程和