如何开好会——会议沟通最新PPT课件[文字可编辑].pptVIP

如何开好会 —— 谈谈开会的沟通技巧 1 开篇语 ? 身为管理人员，相信大家对开会已是身经百战了。不管是 参加会议还是主持会议，我们都已有不少经验了。 ? 那么如何才能使会议高效，当然是效率高，又有效，有没 有需要把握的技巧和方法呢？ ? 让我们一起来讨论讨论，把经验加以总结，如果有些建议 对您有参考价值，那就太开心了！ ? 让我们为举行高效会议而努力。 ? 我们的建议是： 2 基本概念 ? 会议的类型 – 特定主题的讨论型会议 ? 善于引出意见，集思广益 ? 善于整理意见，归纳集中 ? 始终把握会议主题和气氛 – 传达信息的传达型会议 ? 充分准备，把握传达贯彻的主要精神 ? 狠抓落实，限定时点强调执行力 – 达成共识的共识型会议 ? 把握精神，转变观念，求同存异，统一思想 ? 形成决议，共同执行，明确责任，检查监督 3 – 处理重点工作和检查计划的例行会议 ? 准备充分，突出重点，检查计划的完成情况，强调 计划的严肃性； ? 对遇到的问题，下级表达要简单明了，上级要给予 指导和必要的支持； ? 主持人要控制好会议议程和节奏，议而不散； ? 一个单元若有多人参加会议，一定要各有重点，合 理分工，不要重复； ? 善于总结经验，推动全盘工作。应用批评和表扬引 导会议气氛大家的工作作风和工作方式； ? 按时开会，一般不延长会议。 4 – 解决问题的专项会议 ? 兼听则明，偏听则暗，找出解决问题的关键； ? 把握全局，善于协调，控制好会议气氛和时间，尽 量 避免对立各方陷于僵局，最好别“熬会”； ? 对明确的事情敢于拍板，明确责任和任务，限时解 决； ? 对一时难以解决的问题，不要焦急，条件允许时不 妨“议而不决”，会后或请示上级或加强调查研究 和沟通协调，另行解决； ? 与会人员一定要做好记录，注意会议议程，不要轻 易节外生枝； ? 善于面对不同意见； ? 重要的会议一般应形成会议纪要或备忘录。 5 ? 双边会谈或多边会谈 – 会前各方已充分准备并确定议题； – 会谈的特点是：各方往往都有需要弥和的重大分 歧； – 围绕目标充分表达观点立场，随时注意调节会谈 气氛； – 充分运用谈判技巧； – 各方应有明确的主谈人，其他与会人员不要轻易 插话； – 会前要设定己方的底线和目标，己方人员会前应 6 十分清楚明了，既有原则，又有灵活性； 会议准备 ? ? ? ? ? 确定会议的主题； 确定是否有必要开会； 确定与会人员和大会发言人员； 进行必要的资料准备； 加强会前沟通或必要的通气，营造良好的 会议气氛； ? 确定会议时间、地点，需要时准备座位表， 牌； ? 准备会议用具，如投影仪、音响设备等。 7 会议议程 ? 会议议程和议题对成功举行高效会议是极 为重要的，务必引起充分的重视，做好做 细，对重要会议必要时可先开预备会议。 ? 主要内容有： – 确定会议预定时间； – 会议议程进度表； – 确定会议期望达成的目标和主要议题； – 提出大会主席团推荐名单或其他候选名单； 8 会议通知 ? 会议通知是重要的会议前期工作，对会议 是否成功高效影响重大，其目的是让与会 人员作好充分的思想准备和相关资料准备， 提高会议的效率。 ? 主要内容： – 通知与会人员开会的时间、地点、议题、会议 目标、会议类型和会议要求； – 通知大会主持人、发言人员和书面发言人员做 好相应准备； – 会议通知可分为书面通知、口头通知、张榜通 知和网络通知； 9 – 例会除延期、改期外，不再另行通知 主持会议 ? 如何导入 – 宣布会议开始，阐明议题； – 说明议题的重要性，宣布会议纪律和要求； – 说明会议期望达到的目标； – 宣布会议议程和会议要求； ? 引出发言 – 指名发言（可同时提醒下一位发言者作准备）； – 交替发问（如询问甲对乙提出的问题有何看法）； – 以全员为对象发问； – 对发言者适当加以回应或鼓励，避免冷场； 10 – 要特别注意，千万别主持人全场一言堂，其余人默 主持会议 ? 会议气氛的类型： – 严肃，认真，庄重； – 激烈，紧张，冷静； – 热烈，昂扬； – 轻松，活跃； – 合作，友好。 ? 会议气氛的调节： – 熟练运用沟通协调技巧，幽默是很好的润滑剂， 恰当的回应、鼓励能调动与会者的积极性； – 主持人不但要会说，还要会问，更要善于听。 11 主持会议 ?