电子文件管理系统的设计与实现.docxVIP

PAGE1 / NUMPAGES1 电子文件管理系统的设计与实现 1导言公文是政府、军队等部门请示和发布命令工作的重要组成部分。传统的文件归档主要以纸质原件为主，存放在档案馆等部门。当归档文档的数量逐渐增加时，文档搜索的效率较低。特别是当用户记不清公文的具体年份、标题等内容时，很难实现基于纸质文档中内容的模糊查询。此外，纸质文件的管理、维护和防腐也需要大量的人力和物力支持。随着计算机硬件和局域网设施的普及以及用户计算机水平的不断提高，目前公文的电子版基本上是先完成，再打印传送。因此，可以将正式文件的电子版本存档[1-2]。实施电子公文的归档管理[3-4]，结合传统方法，可以在不增加额外劳动的情况下，大大提高公文的管理、检索和维护。2系统设计《电子公文管理系统》就是在这样的背景下产生的。其目的是在不改变用户文档编写流程的情况下，完成电子文档的归档和查询功能。此外，充分利用历史文档还可以提高用户文档书写格式的规范性和文档内容风格的一致性。系统采用标准的客户端-服务器模式(c-s模式)，oracle数据库服务器[5]支持电子公文的存储和查询。客户端软件采用delphi实现，包括文档模板管理、文档归档、文档编写、临时文档管理、文档查询和系统设置六个模块，如图1所示。“文档模板管理”可以在数据库中存储常见的空白文档模板，用户可以据此编写新文档。“文档编写”模块可以根据文档模板或归档的历史文档编写新文档。用户只需对内容进行修改，而不必过于关注格式和其他内容，从而提高文档编写的效率。“临时文档管理”管理新编写的文档和尚未定稿的文档，支持同一文档的多个版本，可以及时将临时文档上传和备份到服务器，防止丢失。同时方便从其他机器读取和修改文档。“文件归档”是指已完成的文件，可以归档到数据库中备查。系统提供了单文档归档、批量归档等多种归档方式，通过“自动文档分析”功能，可以对公文中的标题、关键词等项目进行分析，减少了文档归档的工作量，提高了系统的可用性和效率；同时，领导签字的照片等附件可以一起录入，提高文件归档的完整性和可用性。“文档查询”模块可以高效地查询所有存档的文档。除了支持根据各种项目的自定义条件进行灵活查询外，还支持基于内容的查询，即可以找到所有内容包含指定字符的公文。最后，“系统设置”模块包括针对不同部门、不同级别用户的用户管理和权限控制功能，以及灵活的数据库连接参数配置功能。3.关键技术系统实施中的主要难点和创新点包括以下几个方面：oracle数据库中公文的访问控制；2)文件内容的自动分析和批量归档；3)基于文档内容的全文检索；4)本地文档和数据库备份文档的比较和版本控制。3.1数据库中正式文件的访问一份文件由许多要素组成，如标题、签发机关、文件类型、年份、主题词、启动说明、承诺说明、文本等。数据库中有两种访问方案：一种是将各种元素分别存储，然后在用户预览全文时根据文档格式要求合并成一个文档。该方案的优点是方便用户单独存储查询；缺点是在合成新文档时，需要考虑公文的格式要求。由于公文种类繁多，恢复新文档的操作比较复杂，往往很难完全恢复原始文档。第二种方案是将整个文档以二进制方式存储在数据库中。这样做的好处是文档恢复比较简单，但是因为每个元素没有分开，所以在文档查询上有缺点。需要对文档内容进行分析，逐个分离元素信息，效率低下，难以满足快速灵活的查询要求。通过分析比较，系统采用了折中方案：对于除文本以外的其他要素，如标题、颁发机关、年份等。它们分别存储在数据库的不同字段中，以方便用户查询；同时，文档本身被存储，以便于官方文档的恢复。该方案以一定的存储开销为代价，兼顾了查询操作和文档恢复操作。因为除了文本之外几乎没有其他元素，所以数据库中的日期字段和varchar字段可以满足要求，所以引入的额外开销非常小。实验部分证明了该方法的有效性。官方文档存储在oracle中的blob字段中，数据库的存储和读取是通过delphi中T BLOBFILE类的loadfromfile()和savetofile()方法实现的。3.2文件内容的自动分析和批量归档为了解决文件归档过程中人工输入各种要素信息的效率问题，系统实现了文件内容的自动分析。根据文档格式的规定，由程序自动分析指定的文档，解析各种元素的内容，然后自动填充到数据库中。Delphi提供了两个类：网络应用和网络文档[3]。前者可以连接到ms word应用程序，而后者可以连接到word文档。公文中的每一段、每一行、每一张表格都可以用网络文档来显示，如段落、行等和表对象。根据公文承办规定中相关要素的位置和格式的定义，结合识别要素的关键词信息，逐段逐行分析即可得到要素内容。实现了一个文档的分析功能，通过findfirst、findnext、findclose等windows