合约审查管理程序.docVIP

文件编号 合约审查管理程序 页 次 PAGE 1/ NUMPAGES 3 1 目的： 为使本公司与客户之间能经由合约审查制度，确认双方的权利义务，保障本公司权益，并使本公司能确实 满足客户的各项需求，作为日后实际交易的基准。 2 范围： 凡客户合作合约、采购合约、客户订单及与合约或订单议定内容相关运作都适用。 3 职责： 3.1审核部位 3.1.1业务部：审核价格、付款条件、品名、包装讯息和交货方式及总风险评估的确认等。 3.1.2技术部：审核工程规范(新技术)及工程图纸,技术主管负责复核批准合约审查结果。 3.1.3计划部：订单的交期(短交货期)、及数量。 3.1.4质量部：负责对合约中产品质量要求和质量管理体系的要求进行审核。 3.1.5财务部：审查合约的周延性，以保障公司之权益，并减少与客户的争端。核定客户信用额度。 4 定义： 4.1订购单(PURCHASE ORDER)以下简称P/O。 4.2预先发票(PROFORMA INVOICE)以下简称P/I。 5 作业内容： 请参照《附件一：合约/订单审查流程图》 5.1合约内容： 5.1.1采购合约的格式内容视双方需要而定，合约需注意下列几点重要内容： 5.1.2卖方公司名称及地址。 5.1.3买方公司名称及地址。 5.1.4品名、规范(新技术规范)。 5.1.5数量、价格、交货时间(短交货期)。 5.1.6付款方式。 5.1.7合约期限及更改条件。 5.1.8合约秉承之法律根据与国度。 5.1.9卖买双方签字及日期。 5.1.10买卖双方在签订合约前，卖方业务部应就合约内容会同相关部门作审核，并作风险评估,再由相关单位会签，以确保合约的履行。 5.2合约审查： 5.2.1业务部于接到客户订单后，业务部将客户要求和相关资料提交技术部门，由技术部门召开技术评审会议； 各单位对客户需求进行评估，技术部审核工程项目如：客户要求(新技术)、规范及图纸，计划部审核如：交期(短交货期)和数量，质量部审核如：品质要求等。生产部与财务一起审核测算审核成本，做为订单审查的依据。《技术评审表》经各部门会审签核后，交回业务部。再由业务部根据各项意见作总体风险评估考量. 5.2.2会签后，同技术主管复核批准评审内容，最后由业务主管确认，业务部直接在P/O上签回，或依客户要求寄回（或传送）给客户。 5.2.3客户对同一件产品连续下订单时,如未对产品产生设计上变更,则直接由业务主管审核订单交期后,即可转成厂内订单。 5.3 订单的执行： 5.3.1业务部将客户订单转成《厂内订单》后，并分发给相关部门。 5.3.2订单确认后，业务部召开多功能小组会议，对订单交期进行评审，并填写《订单评审表》，确认具体生产事宜，参照《生产和服务过程控制程序》。 5.3.3计划部按排生产；制成成品后，出货事宜依《物流收发货指导书》执行。 5.3.4客户出货特殊要求：包括客户要求产品指导书内容及对产品的规格、品质、包装及所需附上文件（如材质证明、首件检验报告、出货检验报告等）。技术部应在订单评审上依客户的要求填写所需项目，相关部门执行，以便准时且正确出货。 5.3.5在出货前一周,业务部应发《出货通知单》通知相关部门,相关部门在接获出货通知后,如有任何疑问,应立即通知业务部,以确保能准时出货。 5.4 订单变动： 5.4.1客户订单变动：业务部在接收客户传真或电话或E-MAIL,要求变更订单的通知时,应立即将客户所要求变更的项目通知相关的部门，并会同与该变更有关之部门审核，并将结果告知客户。 5.4.2厂内变动：厂内的产品全部或部分已制造出，或规格、或品质与原订单不同时，计划部（外包单位）应在出货前事先告知业务部，再由业务人员通知客户，且记录与客户商讨结果，通知相关部门，一般来说订单变动的方法有五： 5.4.2.1客户取消订单。 5.4.2.2客户取消部份订单。 5.4.2.3客户取消旧订单，以新订单、新交期取而代之。 5.4.2.4客户愿意部份出货，余货再补。 5.4.2.5客户不愿部份出货，工厂先做库存，待全部制成后，再行出货。 6 附件： 《附件一：合约/订单审查流程图》。 7 相关文件和表单： 《PRQ-PD-751001B-SJL 生产和服务过程控制程序》 《WIQ-WH-755100B-SJL 物流收发货指导书》 《RCQ-SL-722001B-SJL 订单评审表》 《RCQ-SL-722004B-SJL 厂内订单》 《RCQ-PR-751014B-SJL 出货通知单》 《RCQ-RD-721001B-SJL 技术评审表》 发行修改记录 发行日期 更改内容 版 本 编 制 日 期 批 准 日 期 附件一：《合约/订单审查流程图》 合约/订单审查流程