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如何进行有效工作汇报与计划分析 如何进行有效工作汇报与计划分析 Unit of measure 机密 此报告仅供客户内部使用。未经麦肯锡公司的书面许可，其它任何机构不得擅自传阅、引用或复制。 Document Date 如何进行有效工作汇报与计划分析 如何进行有效的工作汇报与计划 如何进行有效工作汇报与计划分析 有效工作汇报的基本要求 1、内容有实质性、并且突出重点 ——假如每月都可以重复使用的语言、一定是缺乏实质意义的！！！ 2、表达工具选择准确（图表、数字、文本、图示） ——简单的数字罗列不能反映任何问题！！！如果不能让外行人看出眉目，就不是一个成功的报告！！！ 3、问题分析与建议要具体、细致、深究，真正具有改善的意义和价值 ——不能让相关部门马上采取行动的建议绝对没有实践意义！！！ 如何进行有效工作汇报与计划分析 工作报告技巧一——汇报框架/方式选择 例：品管部 主要职责 例外事件 成品质量 原料质量 专题报告 体系运转 产品质量 客户投诉 内务 人员、预算、硬件变动状态 典型事件 状态评价 按产品统计分析或专案 专案 按照问题的统计分析 如何进行有效工作汇报与计划分析 工作报告技巧二——善用数字 例：“培训：制定了培训计划，培训的组织实施。” 这句话是否可以每个月重复使用？？ 真正的问题： 1 应进行哪些培训、实际进行了哪些培训、受训人数、受训效果 （包括各部门自行组织的、事业部组织的、集团组织的） 2 例外的培训组织了哪些 3 培训工作（下月）的调整与改进方案 如何进行有效工作汇报与计划分析 工作报告技巧三——改善建议要具体 例：“目前部分采购物资(特别是A类B类)采购(验收)标准不明确不详细。改进建议:请物资验收部门牵头与使用单位、采购部制定书面的既符合市场的实际情况又符合企业需要的物资验收标准，采购按照该标准执行。 ” 真正要解决的问题： 哪些物料没有验收标准、为什么不能执行（标准过高？过低？不具体？不一致？执行硬件不足？标准执行不严格？） 发现问题的办法：典型事件——————体系 统计结果——————趋势、政策、体系 如何进行有效工作汇报与计划分析 工作报告技巧四——不同性质的数字不可混同 如何进行有效工作汇报与计划分析 例：玩具熊行业，1988-1998 玩具熊生产企业 净销售额；百万元 1988 1989 1990 1991 1992 1993 1994 1995 1996 1997 1998 1 2 3 4 5 6 客户 总额 出生人数 （百万） 如何进行有效工作汇报与计划分析 工作报告技巧之五——数据价值要体现 利用所提供的数据可传递的信息 玩具熊在一定时间内的销售增长 客户在一定时间内市场份额的变化 客户业绩的排名与竞争对手的对比情况 出生人数与玩具熊销售的关系 选择图表类型 确定比较种类 确定要表达 的信息 如何进行有效工作汇报与计划分析 图表在商业沟通中扮演重要的角色 文字沟通 语言沟通 图表 多媒体沟通 如何进行有效工作汇报与计划分析 图表的作用 迅速传达信息 直接专注重点 更明确地显示其相互关系 使信息的表达鲜明生动 如何进行有效工作汇报与计划分析 成功的图表都具备以下几项关键要素 每张图表都传达一个明确的信息 销售额正稳步上升 2000年销售额 百万美元 图表与标题相辅相成 清晰易读 格式简单明了并且前后连贯 1月 2月 3月 4月 5月 6月 7月 8月 少而精 如何进行有效工作汇报与计划分析 1991年预测法 1994 1.0 1.2 1.4 1.6 1.8 2.0 2.2 2.4 2.6 2.8 3.0 1991 1992 1993 1994 1995 1996 1997 1998 1999 10亿美元 1992 1993 实际情况 预测流程需要改进 如何进行有效工作汇报与计划分析 饼形图 条形图 柱形图 线形图 散点图 表格 销售额 东部 中部 西部 总计 (-$000) 数据类图表 数值? 地图 Gantt 流程图 概念 矩阵图 组织架构 非数据类图表 地点? 人员? 时间? 方式? C B A 时间 1月 12月 陈述信息 · 文字内容 · 文字内容 · 文字内容 内容 · 文字内容 文字内容 图表类型 如何进行有效工作汇报与计划分析 如何设计成功的图表 数据类图表 概念类图表 如何进行有效工作汇报与计划分析 制作以数据为基础的图表分三个步骤 数据 确定要表达的信息 确定比较类型 选择图表类型 如何进行有效工作汇报与计划分析 第一步：分析图表并确定要表达的信息 数据 信息 比较 图表类型 1993年-1998年销售额 1993年 4,244 1994年