公司文件管理制度.pdfVIP

Q/YBLY 甘肃义博铝业有 限公司企业标准 Q/YBLYAB-03-2016 文 件 管 理 制 度 2016-12-01 发布 2017-01- 01 实施 义博铝业有限公司 发布 公司文件管理制度 1 目的 为提高公司文 件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文 件的格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作 业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司 文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况，特制定本制度。 2 适用范围 适用于公司及各部门文件和外来文件的管理。 3 职责 3.1 公 司 EHS 是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的 起草及本制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对本制 度执行的指导及监督。 3.2 EHS负责公司质量管理体系、管理制度、行政 性文件、法律法规文件、政府相关外来文件的收录、发放、归档、废止 的管理。 3.3 各部门产生的内部使用的文件有部门负责人或者指定人员负 责文件的收录、发放、归档、废止的管理。 3.4 文件编制、审批、发布的 权责 3.4.1 行政部负责组织制定公司行政管理、人力资源管理及其他基础 性管理制度及行政性发文（通知、通告）等文件。 3.4.2 财务部负责制定 公司财务管理制度文件。 3.4.3 生产部负责制定公司生产管理制度文件。 3.4.4 EHS 负责组织制定公司体系文件、并负责制定质量管理制度、产品 质量检验规程、检验作业指导书等文件。 3.4.5 公司及各部门文件制定由 部门负责人或指定人员编制，公司副总或部门负责人审核，总经理批准。 3.4.6 公司及各部门文件分发布前，应向 EHS提交电子 / 纸张文件审核备案， 并获得文件号。 4.定义 1 4.1 文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具 有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展 和进行相关活动的重要依据和工具。 4.2 受控文件： 需要对文件的分发、更改、回收进行控制。随时保持 最新有效版本的文件， 4.3 非受控文件：不受更改 / 修订的控制，其封面或正文页面无 “受控 ”标识，文件 更改/ 修订后不必通知文件持有人。 4.4 外来文件： 指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关 活动有关的文件。 (法律、法规、标准、行业规范、 客户要求等） 5.工作程序 5.1 文件的分类 5.1.1 文件 属性分类 （1）质量体系文件：质量方针、质量目标、 质量手册、质量体系程序文件、质量计划及质量体系 运行过程中形成的文件。 （2 ）行政性文件：公司的 公告、通知、通报、报告、申请、传真等。 （3 ）管 理性文件：公司管理规章制度、工作流程、规范 / 规 定等，如