加强项目档案工作提升项目管理水平.ppt

加强项目档案工作  提升项目管理水平;一、加强项目档案工作的必要性;-- 档案工作与项目建设不同步安排； -- 档案管理机构设置、人员配备不适应工作的需要； -- 档案管理制度不健全、职责不明确、措施不到位，或严重滞后，档案收集工作错过最佳时机，使制度形同虚设，起不到应有的作用； ;文件归档质量方面的主要问题; 1.项目档案----指经过鉴定、整理并归档的项目文件”，“项目文件是指建设项目在立项、审批、招投标、勘测、设计、施工、监理及竣工验收全过程形成的文字、图表???声像等形式的全部文件。包括前期文件、项目竣工文件和竣工验收文件等”。 ; 项目档案是由项目文件转化而来的，项目文件是项目档案的前身。项目档案是项目文件的归宿。; (1) 成套性 (2) 原始性 (3) 专业性 (4) 多样性 (5) 动态性;三、开展项目档案工作需掌握的法规文件与标准;5个国标;1个行业标准 3个规范性文件; 涉及照片档案、会计档案、声像档案、电子档案等的，按相关规范执行； 涉及各行业的参照相关行业规范执行（如煤炭、水利、电力、公路等都有自己的行业规范）；标准间如有不一致之处，寻找最合理办法。 ;四、项目档案工作涉及的常用名词 ;单位工程 ------ 指具有独立设计文件、可独立组织施工，但建成后不能独立发挥生产能力或效益的工程。 分部工程 ------是单位工程的组成部分，按专 业和建筑部位确定。 分项工程 ------ 是分部工程的组成部分，一般按主要工程、材料、工艺、设备类别进行划分。 ;单项工程 单位工程 分部工程 分项工程;项目前期文件 指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件 项目施工文件 指项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件 项目竣工图 项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸 ;项目监理文件指监理单位在项目监理工作中形成的文件，可分为监理管理文件和监理审核文件。 项目竣工验收文件 指项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。 项目前期文件、项目施工文件、项目竣工图、项目监理文件、项目竣工验收文件 构成了项目竣工文件。 ;五、项目档案工作总则; 包含五个部分的内容; 第一部分：对机构、人员的要求;（2）要有明确的分管领导及档案机构 ; 项目建设单位档案机构应配备适应项目档案工作需要的专职人员；各职能部门也应根据需要配备相应的专职或兼职档案工作人员。;A 能够适应项目档案工作的需要； B 档案人员保持相对稳定； C 项目档案工作人员应具有档案专业和相关专业专业知识； D 档案部门负责人应具有中级以上专业技术职称或大学本科以上学历。;第二部分: 做好项目档案的具体保障措施; 按项目法人制要求，组建由设计单位、施工单位、调试单位、监理单位等参加的档案工作领导组，按照项目所属关系，把项目档案工作纳入各参建单位领导责任进行监督、考核，纳入各职能部门分管领导和工作人员的岗位职责进行考核。; 项目建设单位在与地质勘探、勘察设计、施工及监理单位（以下简称参建单位）签订勘探、设计、施工、监理及采购、服务、技术等合同、协议时，应设立专门条款，明确规定相关单位的归档职责及文件归档范围、质量要求、整理标准，提交套数、时间等，并将“档案部门签字认可”纳入合同的结算程序。;“三纳入”：项目文件材料的形成、积累、整理、归档纳入项目建设各项程序；纳入项目建设管理计划；纳入有关部门与有关人员的岗位职责。 “四同步”：下达工程计划任务与提出项目文件归档要求同步；检查项目计划进度与检查项目文件积累情况同步；工程验收与档案验收同步；项目总结与归档的项目文件交接同步。 “四参加”：档案人员参加工程管理相关会议及质量检查；参加重要设备仪器开箱、验收；参加项目建设竣工验收；参加项目科研成果审定。;（5）参建单位，配备人员各参建单位应按建设单位要求或合同规定，明确负责档案工作的部门，配备满足项目档案工作需要的专（兼）职档案人员。 （6）加强培训，提高素质项目建设单位应建立以档案部门为中心，各职能部门、各参建单位档案部门或专（兼）职档案人员为基础的档案工作管理网络和档案人员培训制度。 ;第三部分： 项目建设单位档案部门职责;（2）依照标准，指导监督 对本单位各职