新型建材公司管理制度.docx

新型建材公司管理制度 销售环节流程管理规则 一、销售合同签订及管理 1.公司销售产品原则上必须签订书面销售合同。 2.销售业务员与客户单位联系好业务后，即向董事长汇报数量、规格和回款方式，由董事长确定合同价格，然后与客户签订销售合同。 3.已签订的合同原件交销售内勤保管，由销售内勤登记客户信息、开具发货联系单并存档。同时复印一份交财务，作为开票和催讨应收款的核对依据。 4.现款交易客户如不需要订销售合同的，确定数量规格后，由董事长确定价格，销售内勤填好发货联系单，联系单上必须注明收款方式（现款交易）、开票名称、发货时间范围等可能变化的因素，联系单由业务员或联系人签名，经子公司总经理签字生效，一式二份，一份交发货室作为发货凭据、一份交财务（另：需注名单价）。 5.销售内勤登记客户信息台账，记录合同执行情况、单位联系方式、经办人联系方式。 3.发货管理 （1）发货员凭销售内勤开出的发货联系单发货。 （2）根据发货数量填制发货单，一式六联。第一联留存，登记台账；第二联交财务登记发出数；第三、四、五联交司机随货，第三联留客户；第四、五联客户收货签字返回，其中第四联交回销售内勤登记实收数，第五联司机凭此结算运费；第六联出门联，门卫凭此联准许货车出厂，并在月底交回核对。 (3)如发生货物退回或在外损失等现象，须由发货员填制红字发货单，并在单据上注明原因，经业务员签字及子公司总经理签字后作为冲抵凭证，如是责任原因则作为赔偿凭据。 (4)按不同客户单位登记发货台账，登记内容包括联系单上的应发数量、发货时间、规格单价等，并根据发货单登记实际发货数量。 (5)每月填报合同完成情况表，报表内容主要包括客户单位名称、应发数、实发数、未发数等。 产成仓库管理（财务兼） 1、根据产品入库单登记产成品增加。 2、根据发货单的发出数登记产成品减少。 3、月末进行产成品盘点。 4、分析库存中存在的问题。 开票管理 1.业务员凭发货单回单联与客户单位核对结算数量后，通知销售内勤开具开票联系单，经子公司总经理签字同意后，交由财务开票。 2.财务人员首先核对发货单数量和单位名称，并对照合同和发货单核对单价，然后开票。 3.合同无规定开票时间的，发货一个月以上不开票的督促业务员要求客户开票。 4.严格按照国税的发票管理规定开票，严禁虚开、套开、多开发票。（套开：包括单位名称、单价、数量等）。 5.客户自购公司产品的，开票人员按发货联系单上确认的单位和个人开取，不得随意调整。 6.确认不需要开票的，月末一次性合并开出，放弃开票的单位和个人一律不得补开。 应收款、发出商品管理 1.月末核算会计与销售内勤核对当月的发货情况，和出纳核对货款回笼情况，核对正确后汇总报出应收账款、发出商品、款收货未发月度明细表，价格按合同价列入。各表式中必须明确业务的经办人和发生时间。 2.货款收回无论是现金、承兑汇票、转账，当天收到应当天交入财务，不得坐支和移作他用。 3.会计应经常性与客户联系对账，保持与客户帐帐相符，如有不符应及时查明原因，纠正错误。 4.应收账款分三个警示期，合同期内属安全期，业务员负责催讨到位；超过合同期三个月为黄色警示，由财务人员协助和督促业务员催讨，财务人员可以根据合同上的联系方式直接与客户联系催讨；超过三个月以上为红色警示，如无其他特殊原因，须报总公司采取相应法律途径解决。 5.发出商品超过一个月的，会计主动与客户联系，开具发票，发出商品留帐时间最长不得超过两个月。 6.每半年会计必须与客户单位书面发函核对应收帐款一次，并取得加盖对方公章或财务专用章的回执。如该单位有应收帐款，也有未开票发出商品的，两项应同时核对。 价格管理 1.销售合同签订时，应明确单价。 2.产品价格如有调整，应及时明示将最新价格表交财务，一并通知相关客户。 3.无合同的客户，根据公司定价，公司价格调整相应调整结算价。 销售环节流程图 合同原件交由分公司总经理签字后交 合同原件交由分公司总经理签字后交给销售内勤存档 销售内勤根据合同和出纳收款情况开具发货联系单（一式两份） 销售内勤登记合同相关资料，将合同复印件交给财务 发货员按照联系单发货发货单一式六份 次月初财务与销售内勤核对发货数量 驾驶员带回交内勤登记次月初交业务员与客户核对 销售员与客户联系后向董事长汇报确认价格后与客户签订书面合同 合同复印件财务作为开票和催讨应收款的核对依据 第一联留存 第二联 财务记账 第三联客户联 第四联 客户回执 第五联 运费结算 第六联 门卫 财务核对后，按照国税的发票管理规定开票 业务员向客户收取货款，出纳收到货款后通知销售内勤和财务制作应收账款、发出商品、款收货未发月度明细表 业务员核对无误客户签字后，销售内勤开具联系单，经子公司总经理签字后交财务 车子开出厂区交门卫核对登记后准予放行 次月初交