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管 理 文 秘
Management Secretary
课程简介
第 1 章 绪 论
第 2 章 秘书礼仪
第 3 章 接待工作
第 4 章 办公室事务管理
第 5 章 会务工作
第 6 章 办文工作
第 7 章 信访工作
第 8 章 商务活动管理
第 9 章 信息工作
第10章 客户服务
第11章 调研工作
第12章 沟通与协调
第13章 办公自动化
引入案例
主要内容
本章小结
学习目标
第一章 绪 论
通过本章学习,你应能够:
1.了解秘书的涵义
2.了解秘书的类别和层次
3.熟悉秘书的职业特征
4.掌握秘书工作的内容特点和作用
5.掌握秘书部门的定义和职业特征
学习目标
哪种行为好
新星公司张总经理突然收到一封非常无礼的来信,信是由一家平时交往很深的协作单位的厂长写来的。总经理怒气冲冲地把秘书叫到自己的办公室,让他记录自己口述的回信:“我实在没有料到会收到这样一封来信,尽管我们之间已有那么长时间的往来,但事到如今,我不得不中止我们之间的往来,并且按照惯例,我要将此事公布于众。”总经理命令秘书立即将信抄写好寄出。
引入案例
问题讨论:
对于这位总经理的命令,秘书可以采取三种行为:
1.“是,马上办理。”说完,秘书回到自己的办公室,立即将信抄好寄走。
2.秘书没有退下去抄写,而是说:“总经理,请您三思,给对方回这样的信,后果将不堪设想。在这个问题上,可能也有我们自己的责任。”
3.当天下午快下班的时候,秘书将抄写好的信递给已心平气和的总经理,问:“总经理,这封信可以寄走吗?”
你认为哪种方法正确?
引入案例
第一节 秘书的涵义和职业特征
第二节 秘书工作的内容、特点和作用
第三节 秘书部门
主要内容
第一节 秘书的涵义和职业特征
二、秘书的类别和层次
三、秘书的职业特征
一、秘书的涵义
第一节 秘书的涵义和职业特征
一、秘书的涵义
关于“秘书”一词的涵义,古今有所不同,它主要有以下四个方面的涵义。
古代文献记载,“秘书”一词最初是指具有秘密性质或神秘色彩的图书。
1
(一)秘书的涵义
宫中秘藏之书
东汉后期,桓帝设置了管理这些秘藏图书的官府,名之为“秘书监” 。
主管:
副职:
分管:
秘书监
秘书丞
秘书郎
拉丁文“Secretarius”,意思是“可靠的职员”
2
(一)秘书的涵义
辅臣
英语“Secretary”,其中,“Secret”是“秘密”的意思
书记
大臣
The Secretary of State
在现代中国,秘书一直被当作一种行政职位,秘书人员被看作行政人员的一部分,而且是核心的一部分。
3
(一)秘书的涵义
行政职位
社会职业
就世界范围而言,秘书又是广泛的社会职业之一。它属于第三产业(服务性行业)。
第一, 秘书的主要活动范围是领导机构或领导者身边。
(一)秘书的涵义
但是,最权威的定义应从以下几方面考虑:
第二, 秘书的主要工作方式是处理信息和综合服务。
第三, 秘书工作的根本性质是辅助管理。
秘书
指身处领导机构或领导者身边,以处理信息和综合服务的方式辅助领导者实施管理的工作人员。
(一)秘书的涵义
秘书与打字员、文书、主管、助理的区别
(一)秘书的涵义
二、秘书的类别和层次
秘书人员由其所服务的单位性质不同而有大体的分类。
(一)秘书的类别
机关秘书
企业秘书
私人秘书
美国对秘书人员的分类和工作职责规定比较明确,主要有:
二、秘书的类别和层次
日本对秘书人员的分类可分为四类:
二、秘书的类别和层次
秘书人员因其所服务机关、单位的层级、规模不同,因其工作的职务、性质、作用以及学历、能力、资历不同,在纵向上有层次之分。
二、秘书的类别和层次
(二)秘书的层次
高级秘书
中级秘书
初级秘书
按秘书人员担任的职务来划分,可分为秘书长、办公厅(室)主任、秘书处长、科长、股长、科员、办事员七个层次。
二、秘书的类别和层次
(二)秘书的层次
“秘书国家职业”则将秘书职业设四个等级,分别为:五级秘书(原初级)、四级秘书(原中级)、三级秘书(原高级)、二级秘书。
三、秘书的职业特征
一是秘书工作的内容与领导工作是一致的,即领导做什么秘书也做什么;
二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派、直接安排的,秘书也是直接向领导请示、汇报的;
三是秘书做工作是直接对领导负责的,其结果的成败与领导有直接的关系。
(一)服务的直接性
秘书与其服务对象之间的关系有相对的固定性,短至数月,长达几年甚至几十年。
三、秘书的职业特征
(二)服务的稳定性
秘书的工作性质要求秘书人员要具有一定的文化知识和专业知识。
(三)知识化
发达国家的秘书人员平均年龄为26岁
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