管理文秘培训讲稿办公室事务管理及会务工作(PPT43页).pptxVIP

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管 理 文 秘 Management Secretary 课程简介 第 1 章 绪 论 第 2 章 秘书礼仪 第 3 章 接待工作 第 4 章 办公室事务管理 第 5 章 会务工作 第 6 章 办文工作 第 7 章 信访工作 第 8 章 商务活动管理 第 9 章 信息工作 第10章 客户服务 第11章 调研工作 第12章 沟通与协调 第13章 办公自动化 引入案例 主要内容 本章小结 学习目标 第一章 绪 论 通过本章学习,你应能够: 1.了解秘书的涵义 2.了解秘书的类别和层次 3.熟悉秘书的职业特征 4.掌握秘书工作的内容特点和作用 5.掌握秘书部门的定义和职业特征 学习目标 哪种行为好 新星公司张总经理突然收到一封非常无礼的来信,信是由一家平时交往很深的协作单位的厂长写来的。总经理怒气冲冲地把秘书叫到自己的办公室,让他记录自己口述的回信:“我实在没有料到会收到这样一封来信,尽管我们之间已有那么长时间的往来,但事到如今,我不得不中止我们之间的往来,并且按照惯例,我要将此事公布于众。”总经理命令秘书立即将信抄写好寄出。 引入案例 问题讨论: 对于这位总经理的命令,秘书可以采取三种行为: 1.“是,马上办理。”说完,秘书回到自己的办公室,立即将信抄好寄走。 2.秘书没有退下去抄写,而是说:“总经理,请您三思,给对方回这样的信,后果将不堪设想。在这个问题上,可能也有我们自己的责任。” 3.当天下午快下班的时候,秘书将抄写好的信递给已心平气和的总经理,问:“总经理,这封信可以寄走吗?” 你认为哪种方法正确? 引入案例 第一节 秘书的涵义和职业特征 第二节 秘书工作的内容、特点和作用 第三节 秘书部门 主要内容 第一节 秘书的涵义和职业特征 二、秘书的类别和层次 三、秘书的职业特征 一、秘书的涵义 第一节 秘书的涵义和职业特征 一、秘书的涵义 关于“秘书”一词的涵义,古今有所不同,它主要有以下四个方面的涵义。 古代文献记载,“秘书”一词最初是指具有秘密性质或神秘色彩的图书。 1 (一)秘书的涵义 宫中秘藏之书 东汉后期,桓帝设置了管理这些秘藏图书的官府,名之为“秘书监” 。 主管: 副职: 分管: 秘书监 秘书丞 秘书郎 拉丁文“Secretarius”,意思是“可靠的职员” 2 (一)秘书的涵义 辅臣 英语“Secretary”,其中,“Secret”是“秘密”的意思 书记 大臣 The Secretary of State 在现代中国,秘书一直被当作一种行政职位,秘书人员被看作行政人员的一部分,而且是核心的一部分。 3 (一)秘书的涵义 行政职位 社会职业 就世界范围而言,秘书又是广泛的社会职业之一。它属于第三产业(服务性行业)。 第一, 秘书的主要活动范围是领导机构或领导者身边。 (一)秘书的涵义 但是,最权威的定义应从以下几方面考虑: 第二, 秘书的主要工作方式是处理信息和综合服务。 第三, 秘书工作的根本性质是辅助管理。 秘书 指身处领导机构或领导者身边,以处理信息和综合服务的方式辅助领导者实施管理的工作人员。 (一)秘书的涵义 秘书与打字员、文书、主管、助理的区别 (一)秘书的涵义 二、秘书的类别和层次 秘书人员由其所服务的单位性质不同而有大体的分类。 (一)秘书的类别 机关秘书 企业秘书 私人秘书 美国对秘书人员的分类和工作职责规定比较明确,主要有: 二、秘书的类别和层次 日本对秘书人员的分类可分为四类: 二、秘书的类别和层次 秘书人员因其所服务机关、单位的层级、规模不同,因其工作的职务、性质、作用以及学历、能力、资历不同,在纵向上有层次之分。 二、秘书的类别和层次 (二)秘书的层次 高级秘书 中级秘书 初级秘书 按秘书人员担任的职务来划分,可分为秘书长、办公厅(室)主任、秘书处长、科长、股长、科员、办事员七个层次。 二、秘书的类别和层次 (二)秘书的层次 “秘书国家职业”则将秘书职业设四个等级,分别为:五级秘书(原初级)、四级秘书(原中级)、三级秘书(原高级)、二级秘书。 三、秘书的职业特征 一是秘书工作的内容与领导工作是一致的,即领导做什么秘书也做什么; 二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派、直接安排的,秘书也是直接向领导请示、汇报的; 三是秘书做工作是直接对领导负责的,其结果的成败与领导有直接的关系。 (一)服务的直接性 秘书与其服务对象之间的关系有相对的固定性,短至数月,长达几年甚至几十年。 三、秘书的职业特征 (二)服务的稳定性 秘书的工作性质要求秘书人员要具有一定的文化知识和专业知识。 (三)知识化 发达国家的秘书人员平均年龄为26岁

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