第1章从零开始－文秘办公基础.pptxVIP

了解文秘的概念 掌握文秘工作的类型 掌握文秘工作的原则 掌握电脑自动的特点与功能 熟悉电脑的硬件平台 熟悉电脑的外部平台 熟悉电脑的软件平台 电脑办公、信息化作业已是目前文秘办公的主流方式，并将不断深入各行各业。为了能适应社会激烈的竞争、抓住未来的就业机会，人们迫切需要在短时间内掌握和使用电脑的基本技能。文秘及文秘工作 文秘概述文秘的分类及工作 文秘的工作原则1.1 文秘概述 文秘是随着科学经济高速发展，信息传播急剧膨胀，社会竞争日趋激烈而产生的一门新兴现代科学管理专业。作为一种全球性的职业，文秘工作越来越趋于现代化、科学化和专业化。它在辅助各级领导进行综合管理、树立企业形象、沟通内外关系、处理信息交流等方面发挥着越来越重要的作用。文秘专业已经成为21世纪中国经济发展十大需求专业之一。1.2 文秘的分类及工作 行政文员 办公室文员 秘书行政文员 行政文员工作涉及面较广，事务较烦琐，对完成工作的质量、效率也有一定的要求。行政文员应该具备的基本素质和技能要求如下： 能独立操作计算机，熟练操作Word、Excel、PowerPoint等办公自动化软件及Internet邮件收发和处理技巧。熟练运用各类办公自动化设备。 同时应具备良好的记忆力以及对时间的分配和沟通协调能力，还要有较强的保密意识。具有良好的文字组织和语言表达能力，中英文打字速度快，能熟练操作五笔、智能ABC等汉字输入法。掌握常用英语口语，有较好的英语阅读和写作能力。办公室文员 办公室文员的工作职责如下： ?接听、转接电话；接待来访人员。 ?负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。 ?负责总经理办公室的清洁卫生。 ?做好会议纪要。 ?负责公司公文、信件、邮件、报纸杂志的分送。 ?负责传真的收发工作。 ?负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。 ?做好公司宣传专栏的组稿。 ?按照公司硬性管理规定，保管使用公章，并对其负责。 ?做好公司食堂费用支出、流水账登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。 ?每月环保报表的邮寄及社保的打表。 ?管理好员工人事档案材料，建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。 ?社会保险的投保、申领。 ?统计每月考勤并交财务做账、留底。 ?管理办公室各种财产，合理使用并提高财产的使用效率，提倡节俭。 ?接受其他临时工作。秘书 秘书是掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。 1998年5月，劳动部（现劳动和社会保障部）在其新颁布的《秘书职业技能标准》一书上将“秘书”概念定义为：专门从事办公室程序工作，协助领导处理财务及日常事务，并为领导决策及实施服务的人员。 目前我国秘书从业人员约2300万人。 我国外资企业秘书分三类： 初级秘书——以接电话、发传真、收发信件等服务型为主； 中等秘书（一般性秘书）——用英文写一般信函、起草报告和准备会议等，多为大专或本科毕业； 高级秘书（经理助理）——能起草重要的合同文本，懂法律、税务知识，有应急处理能力。1.3 文秘的工作原则 追踪原则 超前原则 优先原则追踪原则 决策方案在实施过程中，必然会出现主客体状况的变化，秘书人员应及时追踪反馈不断变化的信息，使决策机构和决策者准确掌握情况，及时调整、修订、完善决策方案。超前原则 秘书信息工作的超前原则是由以下两方面因素确定的：第一，任何信息总是产生、传递在事物及其状态变化之后，再快的信息也有滞后性；第二，领导必须有所预见，走在事物运动的前面。这就要求秘书抢时间、争主动，超前收取信息，向领导提供“预测性”信息。优先原则 客观上说，凡是信息都是有用的。因此，对于办公自动化程度很高的单位或部门来说，信息多多益善，因为再多的信息也可存入电子计算机，查询和使用十分方便。但对于主要依靠手工方式处理信息的单位和部门来说，不宜无限制地搞过多的信息简报、快报、摘报、内参等，而必须针对工作需要，利用信息分类标准，对所接触的信息，迅速加以判别，分出哪些是有效信息，哪些是无效信息，从而对信息选优。电脑办公快速入门 办公自动化的特点电脑办公的基本功能1.4 办公自动化的特点 现代办公与传统办公相比有较大的区别。不仅在内容和对象上存在差别，更主要的是在方式和功能上有所区别。 现代办公自动化将许多独立的办公职能一体化，提高了信息化程度，提高了办公效率，对信息社会产生了积极影响。 现代办公自动化的主要特点有： ?提高办公效率，减小劳动强度，充分利用各单位、企业内部的知识资源和技能。 ?实现了办公用品、生产设备以及科技资料、文书、资料、人事、财务档案等方面的有效管理，防止信息资源的流失。 ?运用网络可以建立经济、方便、快捷的电子邮件通信平台和网上培训基地，不仅方便交流，而且可实现资源的充分运用、信息反馈的及时收集。1.5 电脑办公的基本功能 办公自动