文件和记录管理程序3.docVIP

文件和记录管理程序 　第 PAGE 11 页　　　　　　　　　　　　　修改状态 文件和记录管理程序 编制人：马新明 文件编号：CSCEC2b.MS.02.01-2010 审批人：朱文汇 　　　第 PAGE 1 页 　　 修改状态 文件和记录管理程序 1 目的 通过对本组织的质量、环境、职业健康平安一体化管理体系所涉及有关文件和记录的把握, 确保文件处置符合规定，文件编制无重大漏项、审批无重大失误，使有关场所都能准时得到所需文件的有效版本,防止使用作废文件,记录与实施同步、精确?????齐全有效、工程资料按时归档、便于检索。 2　适用范围 适用于总部各部门、分公司及项目部对在用质量、环境、职业健康平安一体化管理体系所涉及有关文件、相关记录的把握。 3 相关文件 GB/T19001-2008 idt ISO9001：2008质量管理体系 要求; GB/T24001-2004 idt ISO14001:2004环境管理体系 要求及使用指南; GB/T28001-2001 职业健康平安管理体系 规范； 《中华人民共和国档案法》1996年版； 《中华人民共和国国家标准科学技术档案案卷构成一般要求》(GBT11822/89)(1996.7.5日通过)； 《全面管理手册》; 《改进程序》。 4 定义 接受上述文件中有关术语、定义及下述解释。 4.1 文件的形式 文件包括书面的、软盘、光盘、硬盘等。 4.2 记录 记录为证明产品特性满足质量、环境、职业健康平安要求的程度或为质量、环境、职业健康平安管理体系运行的有效性供应客观证据的文件、资料、各种记录、软盘等。 4.3 法律法规 包括：国家和地方有关质量、环境、职业健康平安的法律、法规以及各部委规章,国际公约,国家和地方及各部委有关质量、环境、职业健康平安的行政文件。 4.4 质量、环境、职业健康平安的标准、规范 包括：国家、地方和行业颁发的有关工程施工、环境、职业健康平安的技术标准、规范、规程、标准图集等。 4.5 质量、环境、职业健康平安管理体系文件 包括：质量、环境、职业健康平安一体化管理方针和目标指标, 质量、环境、职业健康平安《管理手册》,管理程序，组织机构图、内外部标准、现场应急方案，重要环境因素信息、重大危急因素信息、过程把握信息，第三层次操作性文件、记录。 5 工作程序 5.1 文件及记录的分类 5.1.1 文件的分类 a) 企业内部文件，包括质量、环境、职业健康平安管理体系文件，企业、项目各项管理制度等; b) 肯定途径得到的外来文件，包括政府、上级及业主、监理等相关单位来文，业主供应的施工图纸及变更洽商等文件; c) 公开性外来文件，是指从公开途径包括报刊及各种媒体得到的外来文件，包括法律法规、标准规范、工艺规程等; d) 合同文件，包括工程合同、分包合同、选购合同、租赁合同、专项协议等。 5.1.2 记录分类 记录按其用途可分为 a) 质量、环境、职业健康平安管理体系运行记录,明细见MS.02.001-11； b) 国家、地方、行业“工程建设资料管理规程”规定的有关记录（包括开工手续、图纸会审、技术文件批准、测量、检验、试验、验收、洽商变更等）。 5.2 公开性外来文件的收集、识别、处理 5.2.1 收集渠道 a）向国家和所在地方建设、质量技术监督及质监站、环保、国土规划、平安生产监督管理等部门询问； b）质量、环境、职业健康平安专业机构、询问公司； c) 中国平安网、筑龙网、厦门环境监测中心站等网站; d) 工程建设标准化期刊、报纸； e) 其它报刊、电视等媒体。 5.2.2 收集、识别、处理 a）局法律事务室负责收集、识别国家、行业、北京市法律法规（局质量平安部、局办公室等部门协作），分公司办公室或主管部门负责收集、识别当地法律、法规，识别后编制有效适用的法律法规清单报局法律事务室, 局法律事务室汇总编制有效适用的法律法规清单，经局质量平安部、工程管理部等部门审核,局管理者代表批准后发至局有关部门、公司，公司发至其有关部门及项目部,清单格式见MS.02.01-08，法律法规清单的把握按本程序5.7-5.10要求实施； b）识别确定适用法律法规要求后，局质量平安部／分公司工程技术部门和平安部门将法规要求作为识别环境／危急因素、确定重要环境／重大危急因素、编制环境目标指标和职业健康平安目