采购工作流程采购货物质量管理.doc

PAGE / NUMPAGES 采购工作流程，采购货物质量与价格控制规范 为落实货品采购作业管理，确保采购工作顺畅，特制定本规章。 一、采购工作流程 1、采购需求的提出 采购部应依据公司库存状况、库存数量、采购前置期等要求，开立采购请购单；应注明货品名称、规格型号、数量、需求日期及备注，经上级主管领导审核，并依采购核准权限送呈相关人员批准。 2、采购核准权限 采购日常经营需要的临时用品及金额预估在人民币1000元以下的，由各店店经理核准；采购金额预估在人民币1000元以上的，由上级主管总经理核准交由集团采购部采购。 3、公司采购方式一般有下列种类： A、集中采购：通用性物资，尽量采用集中采购方式。 B、合约采购：经常性物资，尽量采用合约采购方式，以确保货源品牌、质量与价格之稳定。 一般采购：除（A）（B）以外之物资，采用随需求而采购之方式。 4、采购作业规定 4.1询价、议价 采购部接获核准后的《采购计划单》，应选择至少三家符合采购条件的供应商作为询价对象；供应商提供报价之货品规格与采购规格不同或属代用品时，采购部应报主管领导及需求部门确认；专业材料、用品或项目，采购部应会同相关部门审批；采购议价采购交互议价之方式；议价应注意质量、交货周期、服务兼顾。 4．2呈核及核准 采购部询价、议价完成后，于《采购请购单》上填写询价或议价结果，必要时附上书面说明；报价单，经主管领导审核，并依采购核准权限呈核；再呈主管副总经理核准。 4．3订购作业 采购部接获经核准之《采购请购单》后，应尽快向供应商订购物资货品，并以电话或传真形式确认交期；若属一份订购单多次分批交货的情形，采购人员应于订购单上明确注明；采购人员应控制物资订购交期，及时向供应商跟催交货进度。 4．4验收与付款 依相关检验与入库规定进行验收工作；依财务管理规定，办理供应商付款工作。 二、采购价格管理 为确保材料高品质低价格，从而达成降低成本之宗旨，规范采购价格审核管理，特制定本规章。 1、报价依据 产品部提供图纸，作为采购部成本分析之基础和供应商报价之依据；非通用物资，一般由供应商先提供样品，供产品部确认可用后，方予报价。 2．2价格审核 供应商接到图纸后，于规定期限内提出报价单；采购部一般应挑选三家以上供应商询价，以作比价、议价依据；采购人员以《报价单》一式三份呈采购部主管审核，认为需要再进一步议价时，退回采购人员重新议价，或由采购部主管亲自与供应商议价；采购部主管审核之价格，呈分管副总经理审核，并呈总经理确认批准；副总经理、总经理均可视需要再行议价或要求采购部进一步议价；《单价审核单》经核准后，一联转财务，一联由采购部存档，一联转供应商。 2．3价格调查 已核定之材料，采购部必须经常分析或收集资料，作为降低成本之依据；本公司各有关部门，均有义务协助提供价格讯息，以利采购部比价参考；已核定之物资采购单价如需上涨或降低，应以《报价单》形式重新报批，且附上书面之原因说明；单价涨跌之审核流程，应同新价格审核流程；在同等价格、质量条件下，涨跌后采购应优先考虑与原供应商合作；为配合公司成本降低策略，原则上每年应就采购之单价要求供应商作降价之配合；采购数量或频率有明显增加时，应要求供应商适当降低单价。 1． 采购成本分析 3．1成本分析项目 成本分析系就供应商提供之报价的成本估计，逐项作审查、评估，以求证成本之合理性。一般包括以下项目： 直接及间接材料成本；工艺方法；所需设备、工具；直接及间接人工成本；制造费用或外包费用；营销费用；税金；供应商行业利润。 3．2成本分析之运用 以下情形时，应进行成本分析： 新材新、新产品无采购经验时；底价难以确认时；无法确认供应商报价之合理性的；供应商单一时；采购金额巨大时；为提高议价效率时。 3．3成本分析表的提供方式 成本分析表提供方式一般有： 由供应商提供；由采购部编制标准报价单或成本分析表，交供应商填妥。 3．4成本分析步骤 成本分析意在降低成本、价格、其步骤一般如下： 确认设计是否超过规格要求；检讨使用材料之特性与必要性；计算各方案之使用材料成本；提出改善建议并检讨；检讨加工方法、加工工程；选定最合适之设备、工具；作业条件的检讨；加工工时的评估；就制造费用、营销费用、利润空间进行压缩。 3．5成本分析注意事项 利用自己或他人之经验；应用会计查核手段；利用技术分析方法；向同类供应商学习；建立成本计算经验公式；提高议价技巧。 三、采购质量管理 规范采购过程的质量管理规定，使采购质量管理有章可循。 1． 适用范围 本公司物资采购、验收、索赔等过程的质量管理。 2．采购质量管理规定 2．1文件资料要求 物资订购前，本公司应提供下列文