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办会的技术含量 有一本书叫《怎样开会 101 招》，把会议前准备工作列出 101 条。本书自称提供了 正式会议和非正式会议各方面具体建议，从最基本的准备到合理安排座位，到最后闭会， 全书 101 条简明扼要的提示，有助于你提高开会能力，使会议开得高效成功云云。书中 列出的一些条目，如“使用圆桌可使会议定调为非正式会议”、“不要用很舒服的椅子， 以防与会者打瞌睡”，应该说，对提高会议效果有一定的帮助作用。 但有些建议看似言之有理，其实并不一定实用。如“座位之间应有一臂之长的距离” ——这要看会议的规模和会场容量的大小，设若参会的人较多，可用的会议室空间有限， 座位之间非要留一臂之长距离？摆不下那么多座椅，难道让其他与会者站着听会？再如 “不要打断别人的发言，而要让他们畅所欲言”——这种建议完全是书生们不切实际的 凭空想象。一场会议组织的成功与否，关键之一就是控制好会议的时间。有些会议之所 以开得拖沓冗长，令与会者昏昏欲睡，甚至悄悄溜号，就是因为会议主持人不负责任或 者碍于情面，不去果断制止个别人脱离议题信马由缰地扯淡，把两个小时的会开成四个 小时，这是应当竭力避免的。 组织会议，机关人俗称“办会”，这确实是一门学问，特别是一些大型会议，策划 人和组织者十分劳心费神。正式的会议大致涉及以下内容：会议的主题、类别、规格、 规模、时间、地点、会期、议程、会议形式、议事内容、会场布置、邀请领导和嘉宾、 参会人员范围、文件材料起草、开幕式闭幕式安排、大会发言与分组讨论、通知下发时 间、车辆接站、住宿就餐标准、参会人员合影、新闻媒体报道、安全保卫和交通保障、 参观考察、纪念品发放、经费预算、会议善后事项等，这一大堆事项，会前都得理清讲 明，还要责任到人。因此，会议组织单位一般都分设秘书组、会务组、材料组、生活组 等临时机构，来分头应付方方面面的事务。一场大型会议下来，会议组织者都累个半死。 说是一门学问，教科书上是学不来的，主要靠实战经验。有经验的组织者，都善于 抓住要点，驾轻就熟。就普通的中小型会议来说，有些技巧是可以借鉴的。 无论什么会议，都需要有听众，会场越满，说明会议组织得越成功。参会人员的满 座率，对会议组织者来说是第一头等大事。一般来说，满座率达到 90%以上是最佳，80% 也算成功，倘若只有 60%，会场就显得空荡了。如果满座率只有一半或一半以下，这个 会就不好开了。你想，领导步入主席台上，下边黑压压一片，讲起话来就充满信心；如 果台下稀稀拉拉，势必让领导丧气，局面就很难堪。因此，会议组织者的首要问题，是 如何保证会场的满座率。 技巧之一，按照听众人数选择合适的会议室，而且要把可能缺席的人数估摸出来扣 除。比如有 500 听众的会议，你订了 300 人的会议室，当然坐不下啦。500 听众的会议， 你订 700 人的会议室，到时肯定会让你难堪。根据到会人数，扣除缺席的，500 听众的 会议订 400——500 座的会议室比较合适。 技巧之二，为了保证一定数量的到座率，在下发了会议文件通知以后，还要用电话 逐个单位落实到会人员数。 技巧之三，对一些重要会议，采取发放会议券的方式，在会议券上印明会议时间、 地点、座号，并记录领票单位。这样，开会时哪些位置空缺，就可以按图索骥，找缺席 单位问罪，或者公开通报批评。 会议期间听会人员中途退场，是令组织者最头疼的事情。组织者就想了许多办法， 比如将会议入场券分发到各单位后，还要电话索要参会人员的姓名、职务，记录在案。 会议开始后，有专人用摄像机对空缺的座位录像，然后对照参会人员名单，下发文件广 为通报批评。害得那些想中途想逃会的人无计可使，只有乖乖地坐着听完主席台上所有 人的讲话。还有些组织者为防止中途退场，会议开始后干脆将会议室的出入门锁上，直 到会议全部程序结束才打开放人。这已经涉嫌限制人身自由了，最好不要采用。 有一次会议上，一个单位领导赶上那几天便秘，会议中间上洗手间蹲了二十多分钟， 回来后听旁边的人说自己座位被录像了，赶紧找到会议组织者说明情况，组织者答应会 后将他从记录中删除。可事后会议组织者把这事忘得一干二净。两天后，批评通报下来 了，这位领导的名子赫然在上，把这老兄气了个半疯，跑去找人家理论，吵了个一塌糊 涂，非要组织单位再下一份文件为他正名，消除影响。红头文件是很严肃的，组织单位 当然不会为他一个人另行发文。这老兄感到受了天大的委屈，逢人便骂。 除了保证参会率以外，还有许多事项需要注意。 一是主席台上的座次，这在有着几千年礼仪传统的中国是十分讲究的。按照讲礼仪的金正昆教授说法，以左为上是我国传统习俗，目前我国主要是在政务礼仪中比较通行， 其他社交场合如商务交往乃至国际交往，都遵守国际惯例以右为上。根据中办掌握的原 则：左为上，右为下。当领导同志人数为奇数时，1 号首长居中