文件标准化管理制度.pdf

精选范文 文件标准化管理制度 1．目的 通过对公司文件资料的有效控制，确保工作现场使用唯一有效 的文件资料，并形成统一规范的编写格式及处理程序。 2 ．适用范围 本制度适用于公司所有公务文书、文件和资料的管理。 3 ．术语和定义 3 ．1 公文：指公司在处理各种公务时使用的应用文书，包括： 决定、决议、通知、通报、报告、请示、批复、函（电报） 、会 议纪要。 3 ．2 制度（程序） ：指要求公司成员共同遵守的，按一定程序 办事的规程性文件。 3 ．3 办法： 指公司针对某项工作依照其所需标准制定的考核奖 惩性的文件。 3 ．4 标准： 指公司对某项工作应达到的要求进行规范和约定的 文件。 3 ．5 规章制度：公司各种制度、规定、办法的泛称。 3 ．6 记录：指公司对某项活动的各工作环节、结果进行记录， 可供事后追溯该项活动完成质量的证据性文件，主要为表格形 式。 4 ．职责权限 4 ．1 经理负责公司制度、办法、标准、计划、记录和以公司名 12 精选范文 义下发的公文的批准。 4 ．2 管理者代表负责制度、办法、标准、计划、记录的审核。 4 ．3 各单位负责本单位相关文件资料的编写、审核、打印、校 对工作。 4 ．4 总经办负责以公司名义下发执行的各类文件资料的编号、 发放、收回、作废销毁和归档，负责对各单位文件资料管理情况 进行监督检查。 4 ．5 各单位负责以本单位名义下发执行的各类文件资料的编 号、发放、收回、作废销毁和归档。 5 ．工作程序 5 ．1 文件资料的编写格式 5 ．1．1 文件资料的用纸标准： 公司各类文件资料的正式编印 一般用 A4(210mm×297mm)型纸张。图纸表格等不宜减小时，该 页应按以上纸型尺寸折叠装订。 张贴的公文用纸大小， 根据实际 需要确定。 5 ．1．2 文件和资料章、条、款的编排规则： 5 ．1．2 ．1 根据文件内容的编排划分，“章”就是一个章节， 包括条和款， “条”是章的一个部分， “款”是章或条的一个层 次。章、条均用阿拉伯数字编号。 5 ．1．2 ．2 “章”应左起空两格书写，如第 1 章用“ 1”标注， 右侧空一格写该章的标题，标题一行书写不够时，可另起一行， 这一行的第一个字与标题的第一个字平排书写。 章与章之间应空 12 精选范文 一行编排。 5 ．1．2 ．3 “条”在“章”的编号右下加一个小圆点，再写该 条在该章所处的顺序，如第 4 章第 1 条，用“ 4．1”表示，后空 一格书写该条的标题。 如果一章的各条根据需要再分为若干下一 层次的小条，其编号表示方法同上，如第 4 章第 2 条，再分 3 小 条，则分另表示为“ 4． 2．1”、“4． 2 ．2”、“4． 2 ．3”， 如果“ 4． 2．1”再分为 2 个小条，则分别表示为“ 4． 2 ．1．1、 4 ．2．1．2”；条一般只划分到第三层次，即只以