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广州利华物业管理有限公司 文档管理制度 （试行稿） 房地产E网 / 物业经理人 / 编制 日期 年 月 日 审核 xxx 日期 2007年6月11日 批准 xxx 日期 2007年6月11日 修订记录 日 期 修订状态 修改内容 修改人 审核人 批准人 目 录 目的……………………………………………………1. 范围……………………………………………………2 职责……………………………………………………3 方法和过程控制………………………………………4 分类………………………………………………4.1 编制………………………………………………4.2 更改………………………………………………4.3 传阅………………………………………………4.4 存档………………………………………………4.5 电子文档的管理…………………………………4.6 保密………………………………………………4.7 查阅、借阅………………………………………4.8 下发、作废处理…………………………………4.9 签收、传递及报批………………………………4.10 考核与奖惩………………………………………4.11 附则……………………………………………………5 目的 规范公司各职能处室和各项目的文件分类、编制、更改、传阅、存档、查阅、借阅、下发、作废及电子文档的管理，并满足文件的价值，使其可提供适宜的培训、重复性和可追溯性。 范围 适用于公司本部及在管物业项目的文件、文档、合同分类、编制、更改、传阅、存档、查阅、借阅、下发、作废及电子文档的管理，本制度同样适用于合同的一般管理，合同管理制度另有规定的除外。 职责 总经办负责以公司名义对内、外行文的编制、发文以及存档的文件管理。 各职能处室及项目负责以本部门名义对内、外行文编制、发文以及存档的文件管理。 总经办负有对公司文件管理进行指导、监督和检查的职责。 方法和过程控制 文件的分类： 为满足不同需要及质量改进，公司应对于各类文件予以分类。 4.1.1 公司内部管理文件：以公司名义发出的规章制度、通知通报、人事任免、会议纪要、计划总结等文件。 4.1.2 公司对外往来文件：以公司名义与政府部门、相关业务单位及其它单位往来文等。 职能部门/项目文件：以职能部门及项目名义发出的通知、通报、会议纪要、计划总结、请示报告等。 业务报告：项目的调研报告、可行性研究报告、费用收缴情况、审计报告等。 4.2 文件的编制 为评价公司管理体系的有效性和持续适宜性，公司各类文件的编制需按规定的格式和编号方法进行，统一使用打印稿，行文应规范，没有错别字。 文件标题定为一号黑体字加粗，文件编号为宋体小四号，目录为宋体三号字，称谓为宋体小三号字加粗,段落标题为宋体四号加粗，文件内容为宋体小四号字,落款为宋体四号字,主题词为宋体四号字。 文件编码规则为： LW+（职能部门/项目编码）+（项目内部门简称）+文件简称+年度+编号+文件保密级别 如总经办07年度第1份呈批件（机密）：其编码格式为：LW01呈[07]001A 如xxxx工程部07年度第3份呈批件（内部资料）： 其编码格式为：LW12工呈[07]003C 公司需存档文件使用字号索引 序号 字 适用范围 1 通 公司通知,通告性文件 2 呈 下级向上级请批性文件 3 合 合同会签表 4 章 公章使用审批表 5 会 会议纪要 6 申 物资申购单 7 联 工作联系单 8 催 催办通知书 9 函 公司对外信函式文件 10 单 公司行政奖罚单 11 制 公司名义颁发的制度 12 规 职能部门颁发的规范 公司职能部门及项目编码索引 职能部门 总经办 01 　 人力资源部 02 　 保安部 03 　 财务管理部 04 　 品质督导部 05 　 客户服务部 06 　 工程部 07 　 备用 08 　 备用 09 　 备用 10 项目 xxxx项目 11 　 xxxx项目 12 　 南湖xxxx项目 13 　 从化xxxx项目 14 　 xxxx项目 15 　 xx项目 16 　 会所 17 　 皇家国际公寓 18 备注：LW为利华物业首个拼音缩写； 项目内部门以部门名称第一个中文作简称 如文件字号，代码根据实际需要有所增减可详见附件《广州利华物业管理有限公司文件编码索引》更新 日常零星的通知类且不用存档的文件，可不用编号。 各职能部门/项目内部通行文件编码规则自行制定，报总经办备案。 各职能部门/项目规范文件的版本编制： 各类文件的版本号用来标识文件的修改状态，格式为大写英文字母与阿拉伯数字的组合，未经修改的文件版本号为“A/0”，修改一次版本号升为“A/1”，当版本号从“A/9”升级时，应升为“ 4.3 文件的更