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戴德梁行物业公司物品管理制度 (參考稿) 戴德梁行物業管理有限公司 謹呈 物品管理制度 爲確保物業公司對物業的正常維修保養, 給業主/租戶提供良好的工程服務, 物業公司需採購、儲存各種工具、備品、備件、材料和原料等貨物(以下統稱爲物品), 物品的申購、採購、入庫、儲存、出庫、借用、歸還、使用及報廢程式示意如下圖:- 报废使用 报废 使用 出库储存入库采购申购 出库 储存 入库 采购 申购 归还借用 归还 借用 倉庫管理示意如下圖:- 入库单 入库单 出库单 出库单 出库 出库 借用人 借用人 入库 入库 仓库管理品种设置查询借用和归还 仓库管理 品种设置 查询 借用和归还 物品金额 物品金额 品种查询 品种查询 物品有效期 物品有效期 1. 物品申購制度 物品申購制度是爲了確保以最少的物品儲備來滿足物業維修保養和工程服務的需要, 盡可能地壓縮庫存, 防止積壓, 提高資金和倉庫的利用率。 1.1 根據庫存情況和日常維修的消耗記錄, 設立常用消耗物品庫存量, 一般以一個季度的消耗量的二倍。 1.2 各班組所需的物品, 均須按年分季做出計劃, 經工程經理/主管批准後, 知會財務部, 並經總經理批准。 1.3 物業公司可設立維修零用金, 金額爲人民幣1,000元, 主要用於工程維修和日常維修所需物品的採購, 需動用維修零用金採購物品, 必須提前上報公司, 待公司批准後, 費用在1,000元之內, 可從零用金內支取, 1,000元以上的由公司統一開具支票或轉帳。 1.4 若遇設備/系統故障急修需要採購物品, 費用在人民幣200元之內, 可先支取零用金後再上報公司。 2. 物品採購制度 物品採購制度是爲了在保證質量的前提下, 採購價廉物美實用的物品。 2.1 日常採購額度超過200元, 每年內第一次採購需找三家供應商比價, 同樣的品牌的物品, 選擇價格較低, 信譽較好的供應商採購, 跨年度採購必須重新比價。 2.2 在緊急情況和得到物業公司經理同意下, 可臨時豁免。 2.3 若是業主指定或安排的採購, 需得到業主負責人的書面指令, 並保存歸檔備查。 2.4 凡購進物料、工具等, 尤其是定製品, 應先取樣品, 征得使用人同意後, 才可進行採購或定制。 3. 物品入庫制度 物品入庫制度是爲了確保採購物品的質量, 辦理完備的入庫手續。 3.1 入庫時需登記的內容爲: 日期、時間、名稱、數量、品種、重量、有效期及類別等於入庫本上(表1), 並要與明細、發票相吻合。 3.2 入庫時需開箱/盒查驗物品的質量, 若倉庫管理員無法把握時, 可請使用人協助, 並對查驗的物品簽字認可。 3.3 倉庫管理員需將驗收入庫的物品分別堆放、編號。  3.4 燃油、鍋爐、應急發電機等使用的汽油等燃料, 不需入庫, 但供應商送油到地時, 倉庫管理員要在現場核實油料的質量、數量。 3.5 所有設備可不進入食庫, 但入庫、出庫的手續而參照物品的同樣辦理。 3.6 採購的設備開箱後, 若有技術資料和隨機文件, 需交工程檔案管理人員統一歸檔, 安裝和使用人員需閱用這些資料, 可辦理借閱手續。 4. 倉儲管理制度 倉儲管理制度是爲了確保倉庫儲存物品的質量。 4.1 物品在倉庫內儲存, 應按不同種類分別堆放, 並設置品種代碼與之對應, 設立“物品的進、出、存貨卡”(表2), 物品要先進先出, 定期翻堆, 當提貨時可快捷的提出。 4.2 要節約倉容, 合理使用倉容, 對乾貨、溫貨、輕重、危險品需區分, 重載物品與輕拋物品不要混堆, 有揮發性物品與吸潮物品不要混堆。 4.3 倉庫管理員要留意倉房的溫濕情況, 注意防火安全, 確保所有物資的安全存放。 4.4 倉庫管理員對倉儲的物品應經常檢查, 對滯存在倉庫時間較長的物品要主動向部門領導反映滯存情況, 對倉儲中發現黴變、破損或超保管期的物品應及時提出處理意見。 5. 倉庫管理制度 倉庫管理制度是爲了確保倉庫儲存物品的安全。 5.1 倉庫系物品保管重地, 除倉庫管理人員和因業務、工作需要的有關人員外, 任何人未經許可不准入倉庫。 5.2 因業務、工作需要進入倉庫的人員, 在進入倉庫時, 必須辦理入倉登記手續, 記錄進入倉庫的時間、人員、事由及離開時間等, 進倉要有倉庫管理員或工程部經理/主管陪同, 不得獨自進入, 凡進倉人員工作完畢, 出倉時應主動請倉庫管理員檢查。 5.3 一切進倉人員不得攜帶火種、背包和手提袋等物進入倉庫。 5.4 倉庫周圍及倉庫辦公地點不得會客, 其他部門的職工不得圍聚閒聊。 5.5 倉庫內堆放易燃易爆物品需採取相應的措施, 符合消防規範。倉庫內不得存放私人物品。 6. 工具借用制度 工具借用制度是爲了確保正常使用。工具借用按時間分可分爲臨時借用和長期領用, 長期領用又可分個人領用和公共領用。 6.