办公用品管理办法.docx

XXX 房地产开发有限公司 办公用品管理办法 一、目的 1、加强办公用品管理，规范办公用品领、用； 2、有效控制管理成本，降低各项费用； 3、确保及时供给，保证各部室正常使用。 二、办公用品定义： 本办法涉及到的办公用品为固定资产、 日常性办公用品及一般性用 品： 1、固定资产类包括：桌椅、文件柜、电话、电脑、打印机、复印 机等办公设备、饮水设备及日常接待用品等。 2、一般办公用品包括： A 类：电话、计算器、笔筒、订书器、起订器、文什夹、文件框、 剪刀、打孔机、尺子、鼠标、键盘、工程技术人员使用的工具、安全帽 等使用过程中保持原形态的物品为 A 类办公用品，记入实物负责人台 帐。 B 类：胶条、胶棒、橡皮、曲别针、大头针、签字笔芯、铅笔、复 写纸、印刷品、名片、帐册、档案袋（盒） 、电池、纸杯等使用后外观 改变或数量改变等物品，属 B 类消耗品，不计入个人台帐。 三、办公用品的使用原则 1、员工应对办公用品本着勤俭节约、杜绝浪费的原则，对于消耗 品第二次发放时，必须以旧换新。 2、建立办公用品实物负责人管理台帐。 A 类办公用品的使用期限 至少为六个月后方可以旧换新（具体使用期限详见《 A 类办公用品使用 期限一览表》 ），而未达到规定期限，且非正常损坏的应由责任人照价赔 偿。 3、办公用品应为办公所用，不得据为己有或挪作它用。 4、不得用办公用品干私活，谋私利。 5、不得将办公用品随意丢弃、废置。 6、认真遵守操作规程，精心使用养护办公设备。 四、办公用品申请、购置、发放： 为提高工作效率，降低采购成本，节约人力物力，确保各部室正常 办公使用，办公用品的申请、购置原则是“定期申请、统一采购、定期 发放、合理使用” （一）日常性用品 1、各部室、中心根据本部门办公用品的消耗和使用情况，每月 25 日前订制下月度办公用申领计划（填制《办公用品申领单》 ），部门负责 人签字后报行政管理中心。 2、行政管理中心根据各部门递交的《日常办公用品申领单》 ，对照 行政库存后，汇制《办公用品申购单》 ，经部门负责人签字确认后，每 月 28 日前呈请公司执行副总裁、总裁签批，再将签批《办公用品申购 单》转至勤务部实施采购，勤务部应在 3 日内将用品采购到位。 （二）一般性、大宗用品申购 一般性、大宗用品的申购有需求部室填制《办公用品申购单》 ，注 明申购理由，由部室负责人签字确认、逐级报请公司执行副总裁、总裁 签批后， 将申购单转交至行政管理中心实施采购。 （大宗采购应签订 《供 货协议》 ） （三）临时急用申购： 突发性的应急申购，一般指计划外物品或突发性需求。由申购部门 部门填写《采购申请单》 ，部门经理签字、总经理批准后交管理部购置。 勤务部采购人员应经常走访市场，了解市场行情，及时掌握各类办 公用品价格信息，采购力求做到最优性价比。 （四） A 类耐用品如需申请采购，须书面说明原因或凭坏损原物以 旧换新，如人为损坏或丢失由责任人照价赔偿。 （五）办公用品定量配给及发放、领用 1、新入职人员每人发放中性笔、铅笔各一支、笔记本一本，有特 别需求的另行申请发放。 2、行政办公室每月 5 日前依据各部室《办公用品申领表》发放当 月办公用品。发放原则：以旧换新（使用后不能保存原型的以剩余物换 领，使用后无形的除外） 。 3、部室未申购的物品原则上不予发放 。 五、办公用品的交接与回收： 员工因离职及工作岗位变动等原因， 办公用品及固定资产交接或返 行政库时，应严格遵守如下交接回收程序： 1、移交人需认真逐项列出物品清单，接收人在监交人的监督下， 现场仔细点验，由行政办公室职员确认核对。 2、遇有丢失、损毁的物品，交接人须书面写明情况，由行政办公 职员确认后，交由行政管理中心酌情初拟处理意见，呈报总裁批示后， 追究移交人经济责任。 六、行政办公室职员职责： 行政办公室职员行使行政管理员职责，负责如下工作： 1、建立固定资产、办公用品台帐、实物负责人物品领用保管台账。 2、根据行政库存，做好办公用品管理工作。根据办公用品的消耗 和领用情况，确定、保持合理的库存种类和数量，以减少资用占用和确 保正常使用。 3、每月定期完成办公用品的采购、发放。 4、每月定期盘点资产及库存物品，查对台帐与实物，做到帐实相 符。 5、每月抽查和盘点实物负责人台帐，并跟进检查使用情况。 6、负责办公用品的交接与回收验收确认，重新落实负责人，重新 填制实物负责人台帐、归档。 七、本管理办法自签批之日下发执行。 附表一： 《日常办公用品申