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合同管理操作手册 一、 合同角色 合同管理现主要有三个角色： 1. 合同录入人员：录入合同信息到系统内。 2. 合同审核人员： 判断录入的合同是否有效， 有效的合同才能被 其他模块参照生单。 3. 合同查询人员：查询合同各种汇总及明细表信息。 二、 合同分类： 目前公司设置了以下三类合同（如有其他分类需求请即时通知） ： 1. 销售合同 1) 普通销售合同：指常规的有数量、 单价及金额的销售合同。 2) 自制销售合同：指以现金交易的无纸质销售合同。 3) 长期协议销售合同：只有价格没有数量的销售合同。可以 在一定时段内签一次合同 （例如一年），每次要生成订单时 都参照它，再输入数量。 4) 普通出口合同：常规的有数量、单价及金额的出口合同。 5) 长期协议出口合同：只有价格没有数量的出口合同。 2. 采购合同 1) 普通采购合同：指常规的有数量、 单价及金额的采购合同。 2) 自制采购合同：指以现金交易的无纸质采购合同。 3) 长期协议采购合同：只有价格没有数量的采购合同。 1 / 3 3. 施工合同 1) 施工采购合同：设为数量总额式合同 2) 租赁合同：常用的租赁合同。 三、 合同的几个状态 合同共有失效、生效、变更、结案四个状态。 录入的合同全部为失效合同；由审核人确认生效后即为生效合同 （生效合同才能被销售、采购订单参照生单） ；合同可以变更，变 更后也要生效才能往下执行；合同收付款并核销后，表示整个合 同已完成，可进行结案处理。 四、 合同日常操作流程 1. 新建合同： 点 “合同管理”— “日常操作”— “合同工作台”— “增加”， 在弹出窗口的“编码”后点“ ”选所需合同类型，然后分别在 “合同概要”、“合同标的”、“付款计划”、“合同条款”、“大记事”、 “附件”录入新合同的详细内容（可以扫描纸质合同生成 pdf 文 件，在附件里上传） ，点“ ”保存即完成合同录入。 重要提示： 在点“增加”选所需合同类型后可以点上面菜单 上的“参照”两字，进行快速复制或参照旧合同生成新合同，注 意在弹出窗口中“参照方式”为必选项。 目前没有设置合同分组（统计用） 、阶段及阶段组（有分期收 付款业务时设置） ，合同条款分类只设置了“质量约定”和“违约 责任”，如各公司有需要请即时通知以便增加。 2 / 3 2. 合同变更：在“合同工作平台” ，对已生效未结案的合同，可 以按上面菜单的 “变更”按钮进行合同变更， 分别对合同概要、 标的和条款进行变更，变更后要按“生效” ，此变更才有效。 3. 合同执行： 当参照合同生成销售订单和采购订单并审核后， 表 明此合同已执行（无阶段合同） ；直接在发货单和到货单上点 “执行”生成合同执行单（有阶段合同） 。 4. 合同结算：在销售、采购管理系统录入发票并审核，表明此合 同已结算。 5. 合同收付款：在由出纳管理生成或在应收应付管理系统录入的