企业电子邮件沟通规范和技巧.pptxVIP

; 一、电子邮件使用的基本原则;1、电子邮件沟通的重要性;2、为什么使用电子邮件沟通;3、需要发送邮件的情况;;;电子邮件包含的内容;;;;;几种常见的邮件发送对象选择;;;;;Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。 如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。 尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查 这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开; 如果是中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。 在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。 ;选择便于阅度的字号和字体 中文老实点用宋体或新宋体，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字号用五号或10号字即可。不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。 合理提示重要信息 不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。 ;;5、正文内容;资源充足;案例描述 情景、冲突、问题、解决方案（建议） 标准式：情境——冲突、问题——解决方案 突出忧虑式：冲突、问题——情境——解决方案 突出信心式：问题——情境、冲突——解决方案 分析报告 开篇点明主题 清晰划定报告范围 对主要发现进行摘要 以结论和建议措施结尾 ;最好在邮件的第一段明确地说出自己的主要目的 邮件内容里不可缺少的三个部分 如果想从对方那里得到我想要的信息，我需要给对方提供哪些信息 我希望对方采取哪些行动措施 我需要对方什么时候给予回复 ;;行文时的注意事项 明确简洁 不要模棱两可 避免使用复杂的句子 清单列表中列举项的第一个词的词性尽量保持一致 换位思考 强调对方利益 可以强硬地表达立场，但最好不要使用责难、挖苦对方的语气 慎用大写字母、红色字体和感叹号 避免非相关主题性的言语 勿让自己无心的言论变成他人嘲弄或攻击的话题 ;;切记收信对象是一个「人」，而不是一台???器 许多情绪激动的字眼也因此不经意地随手送出，而伤到对方甚至引起冲突 避免情绪激动的时候回信（放1-2天） 确定是否必须以邮件回复：如果对方的内容中带有情绪，最好面对面回应 有意见要提时，请先思考，这个问题都需要哪些相关人知道，避免将事态扩大 ;6、附件;7、签名;请使用公司要求的标准签名格式和缩略格式 ; 三、电子邮件的回复;1、重要事项要跟踪;;;;3、不要多次重复回复邮件;4、要区分回复对象;;有用的建议;注意！; 三、衡量邮件沟通协作是否规范的方法;有效沟通的5 W 1 H;4、What（主题） 我到底要谈什么？ 他们了解什么？ 哪些信息必须省略或必须采用 5、How（怎样表达，语气和风格） 我将如何传递信息？用文字？图解？口头？电话？书面报告？ 如何表达？采用何种语气？命令式的？请求式的？用哪种词汇？;有效交流的六个C;沟通成功的二要素;找人帮忙四大忌;最后，养成用邮箱的习惯！ 早上上班的第一件事情： 打开电脑→打开企业邮箱→查看邮件 邮箱是工作的平台 使用好邮件，遵守一些邮件沟通规范和技巧，能大大提高你的工作效率 ;谢 谢 ！