工程采购管理制度流程.docx

工程釆购管理制度流程 1 1 作者: 口期: 釆购管理流程 鉴于本公司组织架构，特制定以下釆购岗位职责及釆购管理流程。 1、公司组织构架图 Irkb Irkb 2、釆购的岗位职责 2.1项目售前阶段：协助售前工程师的工作，根据售前工程师提供设备材料需求单中要 求的品牌型号、技术参数等要求，咨询比较厂家的售后服务能力、价格和厂家的口碑等 因素，和售前工程师共同选定所需的产品品牌。 2. 2项目进行中：与工程部项目经理核实，确定项目材料设备的型号、规格、数量、到 货时间、避免出错，按需采购，及时到货。 2. 3熟悉产品的市场行情，坚持采购时货比三家，比质量比价格，择优选择，多渠道釆 购，询价比价的审核单上交经理，按照最终确认的报价单来购买。 2.4会同会计将采购成本、付款金额、付款时间、票据确认后，再确定设备材料的到货 时间通知项目经理适时安排施工，合理采购。 2. 5根据批审意见，组织釆购，签订《购货合同》，跟踪到货情况。 2. 6到货后要及时通知库管、技术，项目经理验货，按规定办理设备《出入库登记》，共 同把好质量关、数量关。 ■设备到公司后采购、库管、技术核实办理入库手续，项目经理凭采购申请单到 库管处办理出库手续，清点设备后，采购再安排送货人员将设备送至项目现场 最后将《出、入库单》移交至会计。 ■设备直接到货现场，由项目经理当场清点后验收，无问题签收厂家送货单，回 公司后将签收单报库管，库管对照《购销合同》无疑问办理《出入库》管理， 项目经理签字确认，最后交会计审核?如后续监管人员核査现场设备与清单有 出入的，由项目经理付全责。 2. 7设备材料验收入库后给供应商付款：付款申请通过审核后报会计部门给供应商付款。 有账期的供应商，应将账期内的货款整理清楚与会计核对无岀入，由会计、经理签字确 认后给供应商付款（收到相应票据后交由会计保管），避免重复、错误付款，票据和款 额统一。 2. 8设备退、换货：若设备质量或是型号、数量，不符合要求要及时联系供应商退换货, 再选择其他的供应商供货。次货、错误的型号的设备不得入库及时退换，以免贻误工期。 2.9设备及时售后，尽早将有问题的设备及时发回厂家返修到项目上。遇到技术性问题 尽早与现场项目经理或是技术联系，配合项目经理尽快完成售后。 10负责供应商的开发，了解材料设备的实际情况，早知道早处理。 11在原始采购申请单登记供应商的地址及联系电话，便于售后维修、今后的比价及监 督。 12加强材料设备的档案管理，做好设备信息情报工作，建立牢固可靠的供应冋络。 13采购原始资料按项目定期整理分类归档。 14项目资料的归档整理，使其档案完整、有序。 15做好每周一小结，每月一总结，每年一审核。 3、釆购管理流程 为了加大市场拓展力度，深入挖掘客户需求和加强市场人员、技术人员及相关部门 的团队协同作战能力，本公司现采用以项目管理为主体的经营模式，制定各部门之间的 岗位职责，从而制定以下与项目采购有关的管理流程。 3.1采购与售前工程师之间的衔接 1.1售前的工作人员在做技术方案或招投标文件时，应将项目所需物品的要求，如品牌、规格、 型号、参数、外观、数量等要求交予采购。 3.1.2釆购通过多处询价（三家以上），在符合其要求，能免费配合调试，有优良售后维修的情况 下，选择价位最低的厂家和供货渠道，将其报备。 1.3采购将报备后的设备清单一式两份，一份留档，一份交予售前人员。 2釆购与工程项目经理的衔接 2.1项目正式立项后，项目经理根据项目合同或项目深化设计方案中的需求，首先向 仓库申请所需物料，如有库存先扣除库存，并将库存中的物料从仓管员处领出堆放一边 标示清楚，然后将扣除库存后的所需设备制作成采购申请单，提交总经理签字后交予釆 购。 2. 2其中，完整的采购申请单包含：A.申购的部门;B.申购物品所属项目；C.申购的用 途；D.申购物品的品名；E.申购物品的数量：F.申购物品的规格；G申购物品需求时间; H.申购如有特殊需求填写在备注一栏；I.申购填写人及所在部门；J.公司总经理申核。 采购申请单按照要素填写完整，清晰，由公司领导审核批准后报采购。如采购申请单上 面的物资参数或者品牌有任何更改，需项目经理对更改的品牌产品进行选择测试后确认 最终的品牌型号参数，后以书面形式由公司领导签字后报采购部。 3.2.3釆购在接到釆购申请单时应检査申购単是否按照规定填写完整、清晰、检查申购 单是否经过领导审批。接受采购申请单时应遵循无计划不釆购、名称规格等不完整不清 晰不采购、库存已超储积压的物资不釆购的原则。通知仓库管理人员核查申购物资是否 有库存。对于不符合规定和撤销的釆购申请单物资应及时通知申购部门。 3釆购过程中的一些规定 3.1项目经理应该做好项目的计划，合理安排工程所需设备的到货时间节点，