秘书学概论第八章文书立卷、归档和档案工作.ppt

秘书学概论 立卷、归档和档案工作 第八章 秘书学概论 立卷 归档和档案工作 文书立卷 档案工作 文书归档 归档作用、范围、时间与要求 工作内容 工作原则 立卷范围 立卷方法 立卷步骤 实例表格 秘书学概论 文书立卷 立卷： 就是将办理完毕的零散文件，根据它们之间的联系，分门别类的组成一个或数个案卷。 案卷： 是一组互相联系或具有共同特征并经过系统整理的文件的集合体，是文书档案的基本保管单位 立卷范围 立卷方法 立卷步骤 实例表格 章目录 秘书学概论 文书归档 归档： 就是指文书部门将办理完毕的文件材料整理立卷后，定期移交给单位档案室集中保存。 归档作用 归档范围 归档时间 归档要求 章目录 秘书学概论 档案工作 档案： 就是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 档案工作： 就是用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项工作服务的工作。 档案作用 工作内容 工作原则 汇总表格 章目录 秘书学概论 年度文书立卷归档工作汇总表 序号 文件类型 文件标题 文件字号 文件日期 文件作者 处理情况 发现问题 意见和建议 组卷日期 归档日期 案卷号 文件所在张号 移交档案室日期 备注 节目录 秘书学概论 立卷范围 具 体 内 容 上级单位来文 必须贯彻执行的指令性公文 与业务有关的指导性公文 本单位需要参照办理的法规性公文 本单位文书 指示、请示、批复、决定、通报、重要通知、计划总结、内部机构变动、办事规则等资料 本单位财产、档案等的交接凭证及产权依据资料，重要统计资料 重要来信及记录处理报告，重要活动图片等资料 下级单位来文 与单位有密切关系的具有查证价值的各类文书 同级单位来文 与单位业务有关、有参考价值的文书，如条例等 节目录 秘书学概论 立卷方法 问题特征 时间特征 名称特征 作者特征 通信者特征 地区特征 在一般情况下，每一个文件都是由发文单位、文件名称、文件内容、成文日期、收文单位、主题词六个部分组成的。 这六部分也可概括为六个特征，即问题特征、时间特征、名称特征、作者特征、地区特征、通信者特征。文书立卷的方法就是按照六个特征进行组卷。 节目录 秘书学概论 立卷步骤 调整顺序 组合案卷 提前准备 平时归卷 编排页码 填写目录 拟定标题 装订成册 文书立卷的具体实施工作，一部分是在平时日积月累完成的，但主要工作是在岁末年初进行的，利用科学的步骤进行文书立卷，是秘书人员在工作中必须坚持的。 编目定卷 办理移交 节目录 秘书学概论 实例表格 卷内目录 案卷目录 卷内备考表 案卷封面 案卷目录封面 案卷目录备考表 节目录 秘书学概论 归档的作用 归档是文书工作最后一个环节，又是档案工作开始的一个环节，可说是文书工作和档案工作的结合部，是交接环节。 单位文件的归档是档案的主要来源，也是档案室收集工作的经常任务。 节目录 秘书学概论 归档的范围 凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属于归档范围。包括上下级机关、同级机关和非隶属机关的某些文件材料。 节目录 秘书学概论 归档的时间 实行定期归档。定期归档，就是办理完毕的文件材料由文书部门或业务部门整理、立卷后定期向档案室移交。移交的时间一般在第二年上半年，一些专门性文件或驻地分散的个别业务单位的文件可推迟至第二年的下半年。 节目录 秘书学概论 归档的质量要求 应归档的文件材料齐全、完整； 文件和电报按其内容的联系，合并整理、立卷； 归档的文件材料，保持它们的历史联系，区分保存价值，分类整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。 节目录 秘书学概论 档案的作用 可作为单位工作查考的依据 可作为生产活动的依据和参考 可作为政治斗争的工具 可为科学研究提供必要的资料 节目录 秘书学概论 工作环节 具体工作（内容） 收集 将分散于各个机构内部的文件收集起来，集中保存 整理 将收集来的文件资料加以条理化、系统化，进行认真整理、分门别类 鉴定 新旧交替过程中，要对档案的实际利用价值去粗存精，已无保存价值的要注销 保管 为了更长远地利用档案，需要对档案采取保护性措施，延长其寿命，以免遭到突发性破坏 统计 科学地管理档案需要对档案的状况进行量化的统计和分析研究 检索以及提供利用 需要准备好提供档案的辅助方案，并通过各种方式有效地提供档案和有关的资料 节目录 秘书学概论 档案工作