秘书实务（第二版）第十二章 公务旅行服务.pptxVIP

第十二章公务旅行服务引言本章主要介绍上司公务旅行时秘书的服务工作，包括对上司国内出差的服务，也包括对上司出国旅行的服务。公务旅行服务按工作程序分为旅行前的准备工作、旅行过程及旅行后续工作的服务。此外，还有随同上司出差时的随行服务。本章旨在使同学们明确公务旅行时秘书的工作职责，掌握有关旅行服务的知识和技能。章节导览321上司旅行期间及回来后秘书的工作随行事务旅行准备工作内容旅行准备工作内容1为上司的旅行做好相应的准备，是旅行管理的第一个环节，也是很重要的一个环节，它关系到整个旅行行程的顺利。在上司出差前，秘书应根据上司出差的目的、任务等，把应做的准备工作和需携带的物品等列出清单，经上司检查、补充后一一备齐办妥，对于长途出差及重要出差，更应如此。一、旅行计划地点。包括上司本次出差的目的地（包括中转地），旅行过程开展工作、活动的地点以及食宿地点。时间。出差时间的长短，出发及到达目的地时间，工作活动的具体时间等。交通工具。是乘飞机、火车还是轮船、汽车等。一、旅行计划旅行内容。即旅行的活动内容，如访问、洽谈、考察、会议宴会、娱乐活动或参加某种仪式等。资料、物品携带。根据差旅内容必须携带的资料、物品等。工作时间表。如果旅行内容较多，可把上司抵达目的地(或在中转站）要做的工作安排制成表格。制订旅行计划或旅程表时要注意：明确并尊重上司的意图和要求，了解并遵守组织有关旅行的具体规定。旅程表应按时间顺序编排，条理应分明；时间安排不宜过紧或过松；要考虑上司的身体情况，避免上司过于劳累。如果上司是初次到某地旅行，在征得上司同意后，应留出一定时间为上司处理私务用。制订旅行计划或旅程表时要注意：如果需要中转，应尽量减少衔接时间，以避免时间的浪费。多拟订几个预备的旅行计划方案供上司参考，选择最佳方案。国际旅行要考虑时差。二、票务秘书为上司安排旅行，要按有关规定和要求，精心选择、设计方便、经济、合理的路线，并提前做好机(车、船）票的预订、检查工作。如果旅行地的航（车、船）次比较多，秘书应综合考虑各方面的情况，挑选比较合适的几个航（车、船）次供上司选择。办理票务时要注意：一要确保飞机班次、日期、途经城市、到达城市等信息的准确；二要注意机票上的姓名要与护照（身份证）上的拼写相同；三要尽可能提前将机位订好，避免机位紧张订不到座位。四要注意在航空公司的最后出票时限前购票，以免座位被取消。三、体检事务世界上许多国家明文规定，对患有某些疾病的外国人，不准其入境。因此，预备出国的人员，首先必须在国内进行体格检查。秘书要帮助准备出国的上司做好领取体检表及约定体检时间等工作。四、办理护照护照（passport）是各主权国家发给本国公民出入境及到国外旅行居留时证明其国籍和身份的证件。因此，凡出国人员均必须持有护照。对于出国人员来说，护照很重要。出国前要凭护照办理所去国家和中途经停国家的签证，凭护照购买国际航班机票或车船票。在国外，有关当局检查时也须出示护照，住旅馆也要凭护照。护照的种类：我国的护照分为外交护照、公务护照和普通护照三种。外交护照主要发给外交官员、领事官员及其随行配偶、未成年子女和外交信使；公务护照主要发给在驻外使馆、领馆或者联合国、联合国专门机构以及其他政府间国际组织中工作的我国政府派出的职员及其随行配偶、未成年子女；普通护照发给我国侨民、留学生和出国办理私事的人员。护照的办理：在国内，外交护照由外交部签发。公务护照由外交部及其授权机关(各省、市、自治区的外事办公室）办理。普通护照则由公安部授权的有关机关办理。在国外，护照则由我国驻外使、领馆等外交机构负责办理。护照办理时应注意：第一，带齐有关证件。如主管部门的出国任务批件、出国人员政审批件、所去国有关组织的邀请书、工作单位的派遣函或证明（法人本人可以免交派遣函，但须交验营业执照副本）等。第二，准备好相片。到公安部门指定的照相点照相，按相关标准出像。相片应准备10张左右，办签证时也需用。第三，准确填写有关资料。第四，办好护照后，应仔细核对检查护照填写项目如姓名、籍贯、出生年月和地点等是否准确无误，授权发照人的签字和发照单位的盖章（包括钢印和发照机关印章）是否齐全等。护照的报失和补办：按规定，外交护照和公务护照有效期最长不超过5年，普通护照有效期最长不超过10年，期满后换发新照。护照必须妥善保管，不得污损、涂改，严防遗失。万一不慎遗失，应立即向发照机关挂失查找。若在国外，还应同时通知所在国有关当局。如查找不到，应申请补办。五、办理签证签证（visa）是各主权国家发给外国或本国公民出入国境或在本国经过、停留、居住的许可证明。签证一般可做在护照上，有的也做在其他身份证件上。如前往未建交国，一般用单独的签证，与护照同时使用。我国的签证一般做在护照上。签证一般按出入境性质分为出境签证、入境签证、出入境签证、入出境签证、再入境