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word邮件合并入门教程总结 word邮件合并入门教程总结 PAGE PAGE8 word邮件合并入门教程总结 PAGE 适用标准文案 Word邮件归并入门教程 一、主要功能 在平时工作中，我们常常会遇到这类状况：办理的文件主要内容基本都是同样的， 不过详细数占有变化而已。在填写大量格式同样，只改正少量有关内容，其余文档内容不变时，我们能够灵巧运用Word邮件归并功能，不单操作简单，并且还能够设置各样格式、打印成效又好，能够知足很多不一样客户不一样的需求。 详细地说就是在邮件文档（主文档）的固定内容中，归并与发送信息有关的一组通讯资料（数据源：如Excel表、Access数据表等），进而批量生成需要的邮件文档，所以大大提升工作的效率，“邮件归并”所以而得名。明显，“邮件归并”功能除了能够批量办理信件、信封等与邮件有关的文档外，在我们实质工作主要应用范围为：批量生成报告，以及批量生成公司函证，以及在固定模版状况下的建议书等有宽泛的应用。 二、软件要求 已安装Word、Excel2002以上的版本 三、步骤 1、准备好数据源 （怎样获得数据源？） 数据源就是前方提到的含有标题行的数据记录表， 此中包括着有关的字段和记录内容。 数据 源表格能够是 Word、Excel、Access或Outlook中的联系人记录表。 在实质工作中，数据源往常是现成存在的，在这类状况下，你直接拿过来使用就能够了，而 不用从头制作。也就是说，在准备自己成立以前要先考察一下，能否有现成的可用。 假如没有现成的则要依据主文档对数据源的要求成立，依据你的习惯使用 Word、Excel、 Access都能够，实质工作时，常常使用 Excel制作。 2、成立主文档 （一个关于能否使用以及在使用中怎样组织数据的一个思虑过程） “主文档”就是前方提到的固定不变的主体内容，比方信封中的落款、 信件中的对每个 收信人都不变的内容等。 使用邮件归并以前先成立主文档， 是一个很好的习惯。 一方面能够 考察估计中的工作能否合适使用邮件归并， 另一方面是主文档的成立， 为数据源的成立或选 择供给了标准和思路。 3、把数据源归并到主文档中 （文档与数据源的连结问题） 前方两件事情都做好以后，就能够将数据源中的相应字段归并到主文档的固定内容之中了， 出色文档 适用标准文案 表格中的记录行数，决定着主文件生成的份数。整个归并操作过程将利用“邮件归并导游” 进行，使用特别轻松简单。 这是邮件归并的最基本步骤， 理解邮件归并主要仍是一个关于问题的思虑过程， 而邮件归并 这个功能的设置主要解决的是计算机办理问题，此中怎样组织数据需要你进行思虑 思虑： 我们要获得什么样子的结果？ ――――目的 我们当前拥有什么样子的数据？－―――资料 怎样使用邮件归并功能？ ―― ―工具 一句话： 我们使用什么样子的工具能够把资料加工为我们需要的目的文档？ 四、实例 1、背景资料：XXX花苑物业管理公司需要经过对每家业主分别发放书面通知单， 来收 取7月份物业管理费，及代缴的水电费。 2、准备资料一：基础数据源 我们第一需要对给需向每家业务收取的各项花费明细在 Excel中做一个汇总表， 如 下列图： 3、准备资料二：在 Word中编制通知单模板，以下列图： 出色文档 适用标准文案 4、在Word主文档中，编写数据引入对应关系 步骤一：在 Word主文档中点击“邮件选项卡”——再选择开始邮件归并，最后点 击邮件归并分部导游，以下列图所示： 出色文档 适用标准文案 步骤二：在右边邮件归并选项框中的中部选择邮件种类，这里我们选择“信件”以下列图： 而后在右边邮件归并选项框中的底部点击“开始文档”以下列图 步骤三：在底部点击“选择收件人” 步骤四：在这级选项卡中选择“阅读” ： 出色文档 适用标准文案 在弹出对话框中找到数据源的 Excel文件，以下列图： 接着再点击底部的“撰写信件”按钮 步骤五： 第一将光标移至需要增添信息的地方，而后点击右边的“其余项目按钮” 在弹出对话框中，选择需要增添的信息种类，此处我们需要增添的是业务姓名： 出色文档 适用标准文案 所有增添达成后，就会获得以下： 接着再点击“预览信件” 此时，我们就能预览到第一条记录中业务的缴费通知单了 此时我们发现金额部分均出现了小数位过多现象。 出色文档 适用标准文案 我们能够经过方法一，将数据源中的数字部分所有转变为文本格式。 或许方法二，点击 右键点击需要改正的选项，选择“切换域代码” 而后在该项目的域代码中， 增添需要的格式代码， 这里我们需要的是保存两位小数： 假如是要获得不单保存小数点后两位，同时需要增添千分位，就要增添代码： \##,##0.00 出色文档 适用标准文案 步骤六，点击右下角“达成归并” 而后在点击，打印： 经过上述步骤，我