办公文件整理方法.pdfVIP

整理的目的是为了提高工作效率 整理的效果 ·思路会变得很清晰 ·想要的东西很快就能找到 ·更容易产生创意 ·工作更有实效 ·工作之余有更多时间可以自由支配 整理时尝试引进 “设计规则 ”理念 1、先把工作分类　　操作类 +思考类 2、尽量提高操作类工作效率 3、确保有时间留给自己　操作类 +思考类 +留给自己的时间 几个要点 1、其基础为 “简单统一化 ”、 “一元化 ”和 “自动化 ” （个人理解：分类规则简单统一， 集中保管，软件管理） 2、制定原则，彻底执行 3、争取减少时间的浪费 4、不过分整理 5、有效利用整理出来的时间 我们身边会有很多纸质文件，如：企划书和提案书、参考资料、合同、账单、宣传册等等， 这些是我们办公环境的重要组成部分。无论电脑和 “无纸化办公 ”多么普及，信息流通仍 然离不开这些纸质文件。所以，如何科学地收纳它们，是一项重要的整理技能。 但也无需考虑得太复杂。凡是过于复杂的事，一般都很难坚持，整理也一样，为了不半途 而废，我介绍的整理术都很简单。 先准备下列几样工具吧： ①托盘 ②透明文件夹 ③口袋式的透明文件夹 ④小文件柜（或抽屉式的小信箱） ⑤大纸盒 有了这些工具，再分三个步骤进行整理，只要您迈出第一步，后面就很简单了。 文件一般可分为两类： 正在办理状态：与目前手头工作有关的、或是看过后决定保留的文件。 已办、需保存状态：已处理完毕、但仍需要保存的文件，如合同、发票等。 也就是说，正在办理的文件，等到办理完毕后，要么变成第二种状态，即需要保存起来， 要么就应及时丢弃。整理时最基本的步骤就是 - —— 首先把文件大致分为以上两类。 正在办理的文件因为使用频率高，应尽量摆放得离手边近一点，以方便随时拿到。文件用 完后应及时存放，存放时也应尽量使用透明文件夹，这样可以对文件内容一目了然。 而那些已办好、需保存起来的文件，因为不常用，建议放进书橱或纸箱内保存。如果放进 大文件夹保存的话，应在文件夹侧面贴上标签，标上内容，做到一目了然。 只要做到上述几项，就可以说达到了整理的效果，可以确保您工作时 “需要的物品 ”都集 中摆放在您手边了。 “正在办理文件 ”和 “需保存文件 ” 的整理方法 我自己工作时，喜欢用两层的小托盘和透明文件夹来存放 “正在办理文件 ” 。 每收到一份新的文件，我就把它放在小托盘的上层，能办理的尽快办理，办完就处理 掉，没办完就先保存起来。 正在办理的文件，我喜欢把它们保存在透明文件夹内，因为透明文件夹既便于携带又 一目了然。这些文件夹也应尽量放在办公桌的附近，以便于伸手就能拿到。 关于 “已办好、需保存 ”的文件，我也把它们大致分为三类： ①近期需要用到的 ②需要存放起来的 ③不知以后是否需要，暂且保存起来的 对我来说， “近期需要用到的 ”东西包括经营数据统计表、市场统计表、企划书等等。 也包括眼下暂时用不到，但下个月，或几个月以后将要用到的文件，这些我都会放在透明 文件夹内。 “需要存放起来的 ”文件，包括合同、发票等重要文件，我会把它们按类别分别放进 口袋式透明文件夹内保管。一些较少用到的文件，我会把它们按内容分类（如企划书、请 求书等），放进抽屉里保管。 “不知以后是否需要，暂且保存起来的 ”文件，往往和工作有关， “现在不需要，但 不知哪天也许会用上 ” ，这类文件因为平时用得不多，所以没必要整理得很细，只需要把 它们保存在文件夹中，用纸箱装起来就可以了。到了年底大扫除时，越是箱子下面的文件， 越可以先丢弃。 至于那些既不属于 “正在办理 ”、又不属于 “需要保存 ” 的文件，直接处理掉就可以 了。 统一大小和形状 文件、发票等有各种大小和形状，一般来说，用 A4 纸打印的文件最多，邮件有明信片大小 的，一些项目的详细进度表往往是用 A3