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现场审核常识管理 管理者代表在评审活动中工作指导原则 评审小组组长须向公司的执行董事/首席主管就即将来临的评审/重 新评审作出正式通知。执彳亍董事应即派任一位评审协调员(Assessment Coordinatou, AC)全权负责有关该项评审的所有公司活动的协调工作，通 常该人选为“管理者代表”。 针对所有记录所作的分析显示，接受评审的公司之中80%最初都未 能符合标准中所订立的耍求，其原因：缺乏k效的评审前计划。 资深管理阶层应视评审为销?公司的一个独特机会：向以 该评审小组为代农的一 tfc董耍客户销售其管理制度利产品的机 会。而管理者代表身负主导本项销售活动的 任务。 会。而管理者代表 身负主导本项销售活动的 任务。 下列指导原则已在实作中证实足以充分提升一家公司“首次”即获 成功的或然率。一部份 成功的或然率。 一部份 评审前的活动 AC在经派任后应即进行检查以确定品质手册和相关品管文件都已完 全更新，并止确地反映了适用标准的所有要求以及现行的公司作业。 在未完成这个步骤之前不宜进行评审的其他事项。 针对所宣称的公司产品和服务“范围”进行检查以确证符合现行作业 的正确性。 检查公司现行的内部稽核和审查方案，特别留意任何未完成的稽核以 及/或改止行动，如有任何理由致使上述任一步骤不能在所提议的评 审EI期之前完成时，应即向评审组长(TEAM LEADER, TL)告知该状况， 而TL可决定是否展延评审日期。 把一份公司的品质手册和工作范围寄给派任的评审组长，并附上由执 行董事所发信函，正式邀请评审小组来访并告知对公司管理者代表团 的派任。 TL （评审人员）和AC （管理代表）应在此阶段彼此联络，并在必要时 安排一次评审前查访以确立下列事项： a） 评审小组人数以及所须“专业知识S b） 可为双方接受的天数：通常2-5天，依公司的规模/复杂程度而定。 C）旅馆，当地交通，用餐的安排。 d） 对于公司设施：办公室，打字，影印，电话的使用。 e） 为评审所拟定的临时方案。 f） 资深管理阶层的应邀参与。 在评审^的联M后，TL会正式I知该公司迓｛定的方案。 在接获该项方案时，执行董事应即向资深部门管理阶层传阅该计划。 要求他们依方案Z需求发出时间并提醒他们对该项评审视为一个“销 售”而非“敌对”的情况。在评审当天，满足评审小组的需求应被子 赋予最高的优先。有效品质管理不仅只是符合文件作业上的程序和规 格，它也是一种心态。不仅只是品质的管理会受到评审，管理的品质 将同样地在评审之列。对于获得成功的评审而言，资深管理阶层的高 度有形承诺是非常重要的。 对于公司员工/工会代表也应就评审方案提供完整简报以预防任何劳 资事件的发生 AC （评审陪审员或管理代表）应亲自向所有经理和主管就他们本身和 其部门在评审当中所应扮演角色作简报。这个活动最好能一个部门一 个部门的进行，而不要集体简报，同时也应利用这个机会向个别员工 作说明。在完成这个阶段的时候，从执行董事以降的公司里每一个人 都应该 已经完全就有关即将来监的评审的原因，时间和地点接受说 明，并已积极从事以确保其部门能完全符合相关的公司程序。建立一 促“全心全意”的承诺是AC的整体任务中极为重要的一环。 第二部份向导人员的选择 在整个评审过程当中，评审小组的成员将须耍有公司员工的服务以陪 同他们，不仅为了导引他们在现场的进出，同时也为了说明部门程序和制 程的实际运作。 AC可有两种可行的选择： a）可从公司员工当中挑选出和评审小组人数相等的向导员。在这种情况 下，所选出的向导员必须完全熟悉他们将作为向导领域内的公司作业 程序和制程。 b）向导员可由将受评审小组查访的每一部门经理或其指定代表人担 任。在这种情况下的“现场导引人员”将只需护送小组成员从其作业基地 到评审地点为止，并向该部门经理及部门向导人员作必要的介绍。 不论在上述任一情况下,AC必须确保经选定的向导员已就其在另外分 发的“向导人员的指导原则”讲义中所详述的职责接受说明。 在确实执行评审前，每位向导员应在其个别责任范围内执行一次稽 核，或是陪伴一位受过专业训练的稽核员。 我们建议AC在评审前两天亲自查访每一部门并和经过派任的向导员一 起四处走动。请牢记评审员必须耍有“客观证据”才能记录缺失（NC）,不 要有任何碰运气的角落，确使所有进行中的工作都是在遵照现行公司程序 的有形控制之下。 第三部分评审 第三部分 评审 在评审期间AC应就其所有线上管理职责授权其代理人以期完全集中 注意力在当前任务：评审的顺利进行上。 在抵达会议的初步介绍Z后，AC应即护送该小组至其指定基地，并把 他们介绍给各别的向导人员。 一旦评审已经展开，AC必须确保向导员和线上/部门经理就任何潜在 问题的发生向他示警，以便迅速采取所需的预防和改正行动