行政制度培训课件.pptxVIP

人力行政部 ;为什么要学习公司的管理制度;;目录;;公共办公区域禁止吸烟;关于员工着装要求及午餐规定;相应的处罚规定;;公文制度实施的总则;公文的种类;公文的格式;行文规则 ;收文办理 ;;收文办理流程;发文办理 ;发文办理流程 ;任务概要;　　　　会议管理制度;实行会议制度目的：为规范公司会议管理，确保会议行政决策效率，同时提高会议质量，降低会议成本。 ;（一）会议计划 1.一周会议安排 各会议组织者于每周五15:00前以书面或口头形式向总裁办公室行政事务部报下周会议计划，由行政事务部编排《一周工作安排》，统一安排会议室，报领导审核后下发至各职能中心。 2.临时会议预订 1）原则：会议室由总裁办公室负责管理。遵循“先重要、后一般、先预订、先使用”的原则，合理统筹会议室的使用，发生会议时间冲突时，未能预订到会议室的部门（单位）可选择延期或延时召开会议。;（二）会前准备 包括议题收集、组织分工、会议选址、会议通知和会务须知 1.议题收集和材料整理 2.会议通知 3.明确分工 5.物资准备 6.会议材料;（三）会议记录、纪要 1.会议记录：包括手工记录和录音记录。必须有两名会议记录人员在场，认真仔细的记录会议事项和会议决议同时录音，记录人应具备相应能力，并能严格保密；可同时安排人员摄影、摄影以便存档会议资料。 2.整理纪要：会议结束后，会议记录人员须根据会议记录和会议录音，总结归纳会议主旨和决议事项，于1个工作日内形成会议纪要（重大会议可延长至2个工作日内），提交部门内部审核，审核完成后报请会议召集和主持领导审阅，审阅无误后方可下发参会人员或相关指定人员。;（四）会后事项 1.归档资料：有关会议的文字、图片、视频资料根据公司《档案管理规定》定期归档保存，不得个人保管。 2.决议反馈：会议结束后承办部门要督办和落实会议具体决议，并反馈意见。须将会议决议事项单独提炼整理，记录在会议督办单中，依据会议要求的时间节点，逐个落实会议决议，并将落实完成的会议督办单进行存档，对相关反馈问题和事项如实反馈管理层以供决策。;（五）督办业务流程 发文：会议组织单位/部门在会议结束后1-2个工作日内完成会议纪要，填写发文拟稿纸并手工流转，文别注明会议纪要，报部门负责人办文审核，经需会签部门负责人和分管领导会签后，上报会议召集领导审阅并签发； 签发后，由会议组织部门下发会议纪要及会议督办单到与会人员或其他相关人员以指导工作，存档会议纪要的电子版、文字版、审签记录，填写发文登记、跟踪表； 收文：受文单位/人员根据会议纪要决议指导工作，作收文流转，将会议纪要内容报相关人员传阅、执行，根据会议督办单要求明确具体时间节点协调各部门落实工作，填写会议督办回执并按时反馈会议督办单给会议承办单位。;会议管理制度;　　　　印章使用管理规定;1、为了规范单位的印章管理，确保单位印章的使用安全，防止出现印章使用失控现象，制定本办法； 2、办法适用各个部门，包括公章、财务专用章、发票专用章、合同专用章，法人章、等一切有法律效力的印章； 3、单位合同章、公章由行政部专人保管，财务专用章、发票专用章、法人章由财务部保管； 4、因公使用印章，到印章保管人处填写《公章使用登记单》，经主管经理签字后使用。单位印章使用必须由总经理签字方可使用； 5、因单位公务需要将印章带出单位使用的，使用人要填写《公章使用登记单》、主管经理签字，总经理批准方可带出，使用后及时交回； 6、非因公务用章，需填写《公章使用登记单》，经总经理批准后方可使用； ;7、单位公章的更换需向总经理提交公章更换申请，总经理批准后由行政部负责刻制并负责向各部门发送公章更换通知； 8、印章使用管理由各部门印章管理人负责。 9、所有启用的各式印章须到行政主管处备案后，方可启用，如启用一个季度后未按要求备案，则对印章保管部门主管处以10-50元罚款。 10、各印章保管人员对印章的使用有审核的责任和权力，对不符合单位要求的使用申请应予以拒绝，对没有审批的使用申请应予以拒绝，印章使用应按单位统一要求做好使用记录。 11、印章存放要注意安全妥善，需放置到可锁好的空间内，防止随意取放，否则予以视情节轻重予以20-50元处罚。 12、使用印章时须填写所有信息，印章保管员与对应的合同保管员每月底进行核对，对签完合同没有及时交付财务保管的人员进行一定的处理。 ;考勤管理;1、考勤时间 公司员工必须自觉遵守劳动纪律，按时上下班，不迟到，不早退，工作时间不得擅自离开工作岗位，外出办理业务前，需到行政部填写外出申请单并经本部门负责人签字同意（对特殊情况外出未填写者工作结束后应及时补填）；部门经理及以上人员外出时，需向行政办公室说明去向，特殊情况经总经理同意。 作息时间：每周工作五天，周六、周日为正常公休时间，加班可于事后调休。