办公室程序文件.doc.docx

文件名称：文件和资料控制程序 主控部门：办公室 文件编码： QS/BD.00.B05.01 版次： A 总页数： 4 修改状态： 0 1 目的 通过实施本程序，使对质量体系有效运行起重要作用的各个场所都能得 到相应文件的有效版本。 2 适用范围 适用于与质量体系有关的文件和资料的控制。 3 职责 3.1 办公室是文件和资料控制的主控部门， 负责文件和资料的印制、 收发、 存档和监督检查。 3.2 企管部负责组织质量体系文件的编制、审核。 3.3 规划设计部负责技术文件的编制、审核、发放。 3.4 人事部、销售部负责本部门的专用文件及资料的编制、审核、发 放及保管。 3.5 工程、造价部门负责本部门的专用文件及资料的管理和 控制。 4 工作程序 4.1 文件和资料的分类。 4.1.1 应控制的文件和资料如下： a 质量体系文件和资料 ; b 技术性文件和资料 ; 已完工的项目图纸、施工规范、设计规范、工序操作规范、工程预决算 资料等。 c.外来文件和资料 法律、法规、规章及各相关机关单位发来的文件、资料、图片及各种信 息等。 4.2 文件的编制、批准和发布。 4.2.1 质量手册由企管部组织编制，由总经理批准、发布。 1 4.2.2 程序文件由企管部组织各主控部门编制，经相关部门会签后，由管 理者代表批准、发布。 4.2.3 其它文件由各部门负责编制，部门负责人初审，需会签的由有关部 门会签，主管副总经理或总经理批准、发布。 4.2.4 部门的内部工作文件由各部门负责人审批。 4.2.5 外来规范、文件由相关部门负责人初审，主管副总经理或总经理批 准、发布。 4.3 文件的收集 4.3.1 凡本公司发出的文件资料，由办公室统一收集管理。 4.3.2 在工作活动中形成的文件材料， 由主办部门收集归卷。 4.3.3 会议文件由会议主办部门收集归卷。 4.3.4 外来文件、资料、图片及各种信息等，由各相关负责人核准其适用 性，由部门文件管理员收集，并随时交与主控部门统一保管或转发。 4.4 文件的编码与标识。 4.4.1 文件发放时应有统一编码，具体规定如下： QS/BD ·XX ·A ·B · C ·DXX ·XX 序号 要素号 记录 三级文件 程序文件 质量手册 部门序号 宝地公司 质量体系 部门序号：办公室 01、企管部 02、人事部 03、市场开发部 04、规划设 计部 05、工程部 06、经营部 07、销售部 08、造价 09。 4.4.2 文件标识指受控状态，受控文件以“受控章”为标识，图纸、规范、 外来文件以原编码作为标识。 4.5 文件的发放 2 4.5.1 文件签发后，由办公室统一打印，发放。 4.5.2 同一类文件要按受控号发放，并填写《发文登记表》 。 4.5.3 接收文件需在《收文登记表》上登记。 4.6 文件的使用。 4.6.1 主控部门编制 《受控文件清单》 ， 保证文件使用部门识别文件的现行 修订状态。 4.6.2 各部门每年年末由其负责人组织， 针对文件的适用性进行一次年检， 将结果报与主控部门，以确保质量体系运行的各个场所都使用现行有效 的受控文件。 4.7 文件和资料的更改。 4.7.1文件和资料需要更改时，应由该文件的原制订部门办理，原审批部 门审批 ,若授权其他部门审批，要依据有关背景资料进行审批。 4.7.2 文件更改要填写《文件更改通知单》 ,图纸的修改应说明修改人、修 改时间及修改依据，并做好标识。 4.7.3 《文件更改通知单》 要发放到该文件的使用部门， 文件更改批准后， 文件管理员实施更改，更改时注明更改生效时间。 4.8 文件的换版与销毁。 4.8.1 文件的销毁由使用部门提出，经主控部门审核，主管经理审批，必 要时报总经理审批。 4.8.2文件经多次修改或需进行大幅度修改时，可重新换版，原版次文件 收回作废，换发新版本，并作以登记。 4.8.3 作废的文件由文件管理员收回， 送交主控部门并加盖 “作废”印章， 填写 《文件销毁清单》 ， 经主控部门主管副总经理批准后统一销毁；作废 留存的文件，可补盖“作废存品”印章，留作资料备用。 4.9 文件的日常管理 4.9.1各部门文件管理员必须掌握各自使用的受控文件并随时告之主控部 门，主控部门及时填充公司《受控文件清单》 。 4.9.2 文件经审核批准后，原版文件由主控部门保存，发放文件由文件管 理员填写《发文登记表》 ，受控文件列入《受控文件清单》 。 4.9.3 借阅文件需填写《文件借阅登记表》 ，并在指定日期内归还，逾期不 3 还者，追究其责任。 4.9.4 文件管理员