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东莞市亮声扬声器配件制造有限公司 文员工作职责培训 浮空内心来学习 ，方知一片圆满心。讲课提纲第一部分 文员的职业定位第二部分 文员的岗位职责第三部分 文员的职业规范中层职位蓝领，属文职工作员工与领导的连接线，及时传速信息第一部分 文员的职业定位文员的定位领导的协助者，同事的服务者处理好部门文职工作及人事行政事务外，并协助各级领导管理好部门各事务。第一部分 文员的职业定位文员的定位 文员是办公室里最常见的职位之一，具有极为重要的基础性，服务型作用，是企业有效运转的重要要素。 文员的角色定位具有辅佐功能。帮助部门领导处理一切事务成为文员的职责。但文员除了此职责外，和其它部门文员的关系也非常密切和重要。 文员是部门领导的助手。第一部分 文员的职业定位文员的十大特质及要求对事对人 准确性好判断力工作效率 机制性 主动性考虑周到 圆滑性 谨慎性 责任感 客观性第二部分 文员的岗位职责 文员的基本职责 1. 接听、转接电话；接待来访人员。 2. 部门文秘、人事信息、文档管理。 3. 安排部门会议，做好会议纪要及会议决议 的跟进。 4. 办公用品、辅料、劳保用品的请购、领用及记录。 5.部门人员费用报销。 6. 与其他部门间的联络、沟通、协调。 第二部分 文员的岗位职责7.做好报表的统计（日报、周报、月报）。8.负责文件的打印、复印工作。 9.统计每月考勤。10.负责部门文件、报刊杂志的分发。11.部门办公室固定资产管理。 12.接受其他临时工作。 第二部分 文员的岗位职责文员的标准 1、积极的心态 2、良好的专业素养 3、认真细致 4、条理清晰 5、谦虚勤奋 6、善于沟通 7、真诚宽容 8、服务意识 第三部分 文员的职业规范事务管理规范1、来宾接待“引路” 应走在客人左前方的2、3步处，自己走在走廊左侧， 让客人走在中央。与客人步伐一致，并适当做介绍。遇拐弯处应使用手势，并提醒客人“这边请”、“注意楼梯”等。第三部分 文员的职业规范事务管理规范2、接打电话 “态度，语调，用词”第三部分 文员的职业规范事务管理规范 打电话： 1、要有准备 2、注意打电话的时间，尤其避免在午休或下班时间打 3、微笑的语调，声音清晰，有礼貌 4、不要急于在电话中承诺事情或是做决定 5、讲电话同时在纸上做记录 第三部分 文员的职业规范事务管理规范 接电话： 1、电话铃响三声内必须接电话 2、先报上公司名称或人名 3、声音语调微微上扬，有朝气 4、去除“别人不知道我是谁”的心态 5、延迟太久接电话应先致歉 6、口中不要吃东西或含着东西第三部分 文员的职业规范保密原则第三部分 文员的职业规范人事管理规范1、组织架构、岗位说明书、岗位名称更新①组织架构变更后应该及时的通知管理部门，并由部门所属最高领导签字生效。②岗位说明书应该是每一个岗位就有一份岗位说明书。③组织架构图岗位名称要与实际名称相匹配，不能随意更改。④员工职位变更、外迁、离职（包括自离）要有相关变更通知或联络单。⑤按部门负责人要求完成《岗位说明书》并分发相关人员（含新入职人员）。第三部分 文员的职业规范人事管理规范 2、入职手续办理 ①新员工到部门报到，文员在拿到《新员工上岗单》首先应该热情的接待并给予办理新员工入职登记。 ② 文员应该检查《新员工入职单》上的程序是否都已经办理完毕，若有未办理的应该告知新员工还需要办理哪项手续。 ③经理级别员工报到，在新员工入职上班当日将座位安排好并给予准备电话、电脑等办公用品。 第三部分 文员的职业规范人事管理规范 试用期前一周，通知试用是否合格，并发相关表格进行填写，核对无误后，由部门主管签字，统一携带文件交至人力资源部； ⑤新员工入职一星期后文员应该给予领取并发放工衣。 3、转岗、晋升员工手续办理 ①部门有需要转岗、轮岗或晋升的员工首先要填写《岗位调动表格》并报至管理部。 ②员工转岗轮岗或晋升必须要有员工转岗轮岗或晋升培训记录并交于管理部存档。第三部分 文员的职业规范人事管理规范4、离职手续的办理①部门若有员工需要离职，文员应该告知需离职员工办理手续的步骤避免员工走弯路而耽误时间。②若有员工自离（3天未请假不上班者），文员应第一时间将名单报于管理部。 第三部分 文员的职业规范培训管理规范 新员工入职培训 岗前培训 晋升培训内部培训 转岗\轮岗培训 技能提高培训 部门需求培训外部培训第三部分 文员的职业规范培训管理规范内部培训新员工入职培训 每一位新入职的员工都必须参加新员工入职培训，若培训考核不合格给一次补考机