主持会议与参加会议基础技能培训教材课件.ppt

主持会议与参加会议基础技能培训 KAIZEN 2016年11月 目录 1 1. 了解会议 2. 会议主持的技巧 3. 参加会议的技巧 4. 实战演练(自我反思和行动计划) 一、了解会议 开始 欢迎 会议目的 议程 具体时间 安排 纪律 议程1 目标 交换信息 产生决议/确认行动 总结 会议结束 总结 安排下次会议 跟踪 备忘录 跟踪计划 会议是管理的一种手段，是有着共同目标的3个或3个以上的人的聚会。 会议种类分为常规和非常规两种： 常规会议是指较为固定时间或者内容的会议 。（共识型、传达型、讨论型） 非常规会议是指由于生产、质量、安全、管理等方面突发异常，需要通告、协调或者决定而召开的会议。非常规会议一般带有较强的时间紧迫性。 我们公司有哪些常规会议？ 我们公司有哪些非常规会议？ 说一说： 你所参加的会议中，常见的问题有哪些？ 会议失败的原因 1 管理不善 2 缺乏组织架构 3 不重视会议 4 差劣的环境 5 不必要的会议 6 提要：会议的用处 7 自我检查 8 改善之道 会议主持的技巧学习 会议准备 会后跟进 会场过程 主持会议的技巧 会议准备 提前多久会议邀约与会人员？ 1、固定会议时间 2、临时会议召开时间 会议资料的准备 会议名称 《主持会议技巧》培训会 日 期 2016年11月23日 地 点 SKF 培训教室 类别 检查项目 完成情况 检查标准与要点 备注 人 主持人 孟蕾 破冰、策划案 参会者 各部门主管（20人） 通知（邮件） 请假者 *** 原因 会议准备 王芳 物、地、钱 会议记录 王芳 记录即可 时 日期 2016年11月23日 周三 起止时间 15：00-17：00 议题时间分配 见策划案 开场/过程/结束 地 地点确认预约 SKF 培训教室 布置 环状 设备调试 投影仪、投影布 交通安排 无 无 物 会前通知 王芳 会议资料 教材/签到单 11/20之前 指定阅读/思考问题 设备 投影仪、投影布 11/20之前 相关物品 钱 预算 无 茶水 王芳 开课前 其它 课后满意度测评 微信扫一扫 欢迎提出宝贵建议 二、主持会议的技巧 主 持 会 议 注意会议 时间 公私分明 切记会议 目的 会议黄金 规则 不运用团体压 力使议案通过 模式 民主 不要在非上 班时间开会 清晰议程 提前传阅 主持人如何掌握会议 1.1 开始会议 1.2 遵守时间 1.3 全神贯注 1.4 指导讨论 1.5 对付无秩序行为 1.6 对付偏离 1.7 达成一致 1.8 总结将采取的行动 主持人和决策人的区别 决策人/项目负责人 主持人 位置 负责该项目的负责人/领导 负责项目会议的负责人 责任范围 负责完成项目任务目标 负责完成任务目标的会议过程 期望的条件技能 （主要项） 完成任务目标/成功 拥有，获取和利用知识，信息和技术，以获得任务的成功。 有实现任务目标的责任感。 关系的技能，主要是指导项目成员的领导能力。 创造一种轻松感和自由坦率的气氛。 确保均衡参与。 在适当的时间安排会议。 带动一个状态，让所有成员都可以看到在计划结束时间到来之前的结论 所需的素质 有实现任务目标的强烈意愿和动机。 追求满意度与对参与者心理视角的理解。 一般情况下,大家都认为领导者负责实现项目的目标和推动项目进展。 然而，更理想的是: 领导者只负责实现项目的目标 主持人负责推动项目进展。 一、注意会议时间 最忌讳，拖延时间 不要为了减少参会人员的负担而迅速结束会议，否则只会让你的后续工作更加困难。 如果会议一定要形成决议，在会前应先告知参会人员，不达目的不罢休。 对每个议题的讨论时间有限制； 如果在某个议题讨论太久，却还没结果，就把这个议题记下来，下次开会再讨论。 二、不要忘记会议目的 沟通 管理 决策 无论是哪一个目的，最重要的是以行动为焦点。例如讨论 采取什么行动，上次行动的结果如何，或是在不同的行动方案 中选择 一个。避免没有讨论行动的会议，因为那只会浪费时间。 三、会议的黄金规则 公开称赞 私下批评 会场过程-开场白 4. 几个议题，如何发言 5. 谁主持、谁记录、是否录音 1. 为什么开会 2. 情绪、方向和高度 3. 总共多长，如何分配、休息安排 主持人开场白 会场过程-议题讨论 独占：谢谢，时间关系。 议题 讨论 离题：有关吗？ 提醒主题。 沉闷：体会，做活动。 主管在场：留面子，不做结论。 冲突：休会，调解。 无法达成共识：反对者的思路说明 不说话：指定发言,认同 、不认同? 由直接主管做决议，大家投票表决。 会场过程-决议 决 议 会场过程-会议记录 指定专人 准备笔记、录音、设备 规定格式 内容 与会人员签名 会议记录 会场过