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基层单位档案收集精准化管控研究 摘要：档案收集在档案管理工作中占有重要地位。在很多基层单位中，档案收集在执行和操作中遇到的问题颇多。笔者以所在单位实例操作为依据，提出档案收集工作精准化管控的概念和意义，探讨目前基层档案收集工作中存在的问题，进一步对档案收集工作精准化管控进行分析，以期为基层单位档案收集工作提供参考和借鉴。 关键词：基层单位;档案收集;精准化 档案收集在档案管理工作中占有重要地位，虽然《中华人民共和国档案法》对档案收集工作有明确要求，但在很多基层单位中，最难执行和操作的仍然是这项工作。基于档案收集工作中面临的困境，笔者以所在单位实例操作为依据，提出档案收集工作精准化管控措施，以解决档案收集工作中面临的实际困境。 一、档案收集精准化管控的概念及意义 档案收集精准化管控，就是对档案收集涉及的各个环节进行梳理，在档案收集的事前、事中、事后细化工作细节，形成精准归档机制，以达到档案收集齐全、完整、准确的工作要求。以文书档案为例，档案收集分为平时收集和年度收集。建立档案收集精准化管控体系，收集环节可以分为事前预估、事中追踪、事后监督三个部分。事前预估包括收集档案收集线索、制作档案索引目录、召开归档协调会。事中追踪包括档案员督促按时归档、档案员提供档案收集专业指导、根据实际情况调整归档范围和索引目录。事后监督包括档案员对归档文件的检查、归档目标匹配度的考量以及归档部门绩效考核。档案收集精准化管控通过进一步规范基层档案工作，从顶层设计的角度来确保基层档案收集工作不走过场、不打折扣，为基层档案收集工作提供实际操作标准和遵循办法，为档案收集总体要求的落实情况提供监督和指导的依据。 二、基层单位档案收集工作困境 笔者所在的基层档案单位不向档案馆移交档案，档案由单位自行保管和管理，上级单位对档案工作指导有限，具体工作如何操作需要档案员根据单位实际情况探索和总结。通过学习《中华人民共和国档案法实施办法》和参加相关档案培训，笔者发现上级部门对基层单位在档案收集具体操作方面的指导比较模糊，不能精确化解决基层单位档案收集工作中面临的问题。经过调研，类似的基层单位在档案收集方面存在的问题主要涉及以下几个方面。（一）档案收集范围不明确、不精准。笔者单位初期制定的归档范围非常概括和笼统，各部门兼职档案员又缺乏系统的档案专业知识，对归档范围部分概括性的表述与实际工作中产生的文件归类存在一定的理解困难。归档范围操作性不强，导致档案收集目标不明确，实施效果差。（三）档案收集内容不完整、不准确。虽然归档制度已经建立，但是很多档案存在卷宗不完整的问题。有的是机关成立之初的档案文件缺件，有的是对内的非红头文件，如调查统计、内部规章等文件材料明显不全，有的是文件的请示与批复分家，有的是工作活动中形成的录音、照片归档不全。（三）档案收集意识不统一。基层档案单位兼职档案人员较多，经常存在调换岗位的现象。新上任的档案员没有档案专业知识和实际工作经验，如果不重视档案收集培训，不积极召开档案收集工作会以统一思想认识，在不了解文书部门和业务部门的工作关系的情况下，做好精准化归档工作，必然困难重重。归档意识不统一表现在归档不及时和归档制度执行不到位上。在规定的归档时间无法移交档案是普遍存在的问题，笔者单位在实行档案精准化管控前，每年能够按时归档的部门不超过一半。业务单位经常以工作繁忙为理由进行拖延，档案部门没有惩罚机制，或者碍于情面无法做到督办落实。文书资料归档制度不健全或者执行不严格，各部门归档多是成包或者成堆移交零散未整理的文件，不是按归档范围移交，而是有什么就交什么。（四）档案归档监督管控执行不到位。基层单位档案室一般被定位为单位服务部门，辅助其他能够直接产生效益的部门。在一些基层单位领导对档案工作重视不足，如果没有单位绩效机制的支撑和行之有效的管控手段，归档工作更加无法顺利进行。 三、档案收集精准化管控策略分析 面对基层单位档案收集中普遍存在的诸多问题，依靠档案收集精准化管控在档案收集事前、事中、事后的规范指导，可以避免或减少档案收集风险，维护档案的全面性与完整性，为档案收集工作提供更加可靠的保障。（一）更新和修订档案保管期限表，促进档案收集范围精准化。档案保管期限表不应该是一成不变的，除了遵循国家机关档案管理规定，档案部门还应根据单位实际情况，在每年归档前根据各归档部门撤销、建立和职能变化予以调整。调整归档范围需要档案部门深入归档部门进行调研，确保档案保管期限表与实际情况相符，从而更加精准地指导归档工作。（二）收集和整理档案收集线索，建立档案收集索引，保证档案收集内容精准化。档案收集线索是指可以提示档案出处的各类文字记录，包括归档年度内的大事记、年鉴、信息、总结、年报、公文目