城建档案的保管和提供利用培训讲义.pptxVIP

城建档案的保管和提供利用周伟玲一、城建档案保管工作（一）档案保管工作的内容1.档案的库房管理，即库房内档案科学管理的日常工作。2.档案流动中的保护，即档案在各个流动环节中，一般的安全防护。3.档案保护的专门措施，即为延长档案的寿命而采取的诸如复制和修补等各种专门的技术处理。一、城建档案保管工作（二）、城建档案保管工作的含义 城建档案保管工作就是采取有效的保护技术和保管方法，集中统一地保管好城建档案，保护党和国家机密的安全，延长档案的寿命，以便更好地发挥城建档案的作用，为加快城市建设和科学管理城市服务，为社会主义事业服务。一、城建档案保管工作（三）、档案保管工作的意义1.档案保管工作是整个档案工作的重要组成部分，是一个独立的工作环节。2.档案保管工作是贯彻档案工作基本原则、维护档案的完整和安全的重要环节。3.档案保管工作质量的高低，对提高档案管理水平具有重大影响。一、城建档案保管工作（四）、档案保管工作的任务与基本要求1.防止档案的损毁。 2.延长档案的寿命。 3.维护档案的安全。 保管档案的基本要求：（1）.以防为主，防治结合。（2）.相互协调，密切配合。（3）.加强重点，照顾一般。（4）.立足长远，保证当前。一、城建档案保管工作（五）、城建档案保管工作的产生原因 （1）人为原因。 由于档案工作人员或利用档案、接触档案的有关人员玩忽职守，不遵守规章，以及缺乏档案学知识等等，导致管理或使用不善造成档案的丢失、损坏或档案系统的紊乱，在档案管理过程中档案的流动和利用难以避免地加速档案的老化。（2）自然原因.①内因 。档案本身，即文件制成材料如纸张、胶片、磁带等载体材料，墨水、油墨等书写、印刷材料及其他附着材料，这些因素的变化直接影响档案的寿命。②外因。档案所处的环境和保管档案的条件，如不适宜的温湿度、光线、灰尘、虫鼠、水、火以及机械磨损等因素对档案的破坏。一、城建档案保管工作（六）、城建档案保管工作与其它工作环节的联系 城建档案保管工作是整个档案工作有机组成部分之一，它与档案工作其他环节有着密切的联系，不能离开其他环节而单独存在和独立进行。如果没有档案的收集和提供利用，就不会有城建档案保管工作；没有整理工作，保管城建档案难以有条理；没有鉴定工作，保管的档案将会庞杂而无重点，珍贵档案的安全也难保证；没有统计，保管城建档案就心中无数。要做好城建档案的保管工作，必须与城建档案工作的各个环节密切配合，掌握城建档案工作各环节对保管工作的促进和制约作用。二、库房管理（一）档案架（柜）的排放和编号（1）排列一致，横竖成行。（2）有窗库房的架（柜）排列，应与窗户垂直，以避免强烈光线直射，无窗库房架（柜）子的排列，纵横均可，但注意不要有碍通风。（3）架（柜）子排列应注意最大限度地利用库房的地面与空间，但是也要便于档案的搬运和取放，不宜太松太紧，架（柜）子之间的主要通道的宽度应便于档案小型搬运工具（如手推车）的通行，一般可在一米至一米二之间。（4）编号方法。二、库房管理（二）调节库房内温湿度 不适宜的温湿度能直接影响图样的线条、印迹和加速纸张的损坏过程。为保持库房内正常温湿度，应该经常注意库房内温湿度调节，可以采用空调、暖气、加湿器、抽湿机等设备。必要时，可以采取自然通风的方法来调节温湿度，档案管理人员要每天记录库房温湿度的变化情况。二、库房管理（三）保持库房清洁卫生，防止灰尘 灰尘对档案的破坏作用表现在： 灰尘落在城建档案上会把城建档案弄脏，带有棱角的灰尘颗粒会磨损纸张。 在湿空气中，灰尘与水分一起会使城建文件的纸张粘连在一起揭不起来，形成“档案砖”。 有的灰尘带有强烈的腐蚀性，如苏打、水泥或其他化工厂中飞出来的灰尘，常常带有酸性或碱性，它们像有害气体一样可以破坏城建文件材料。 灰尘是微生物寄生与繁殖的场所，也是各种菌类的传播者，许多城建文件材料的霉烂与灰尘传播菌类是有关的。二、库房管理（四）杀虫、灭菌 有害昆虫和菌类种类很多，活动范围很广，城建档案文件的损坏和霉烂常常是害虫和菌类破坏的结果，为防止害虫和菌类的滋生，应保持库房内清洁卫生，空气清新，控制温湿度，一旦库房内发现害虫和菌类时，采取各种有效方法来杀菌和灭虫， 在选择杀菌、灭虫方法时，必须充分考虑到城建档案制成材料的特点，以防城建档案本身的破坏。 青岛市城建档案馆采用档案柜中放置樟脑精(防霉驱杀虫药［天然植物芳香］)，入库之前档案用微波杀菌灭虫机进行杀菌灭虫消毒。二、库房管理（五）防光 光的照射会发生各种光化作用，促进纸张字迹的变化，影响城建档案的寿命，太阳光谱的紫外线部分，具有特别强烈的光化作用，它对纸张纤维素、非纤维素有很大的破坏力，致使纸张强度降低，尤其是蓝图上的感光药液遇到这种光线易于退色，使线条印迹逐渐消失，纸张变黄变脆，底图则会降低机械强度，极易破