档案信息管理系统建设方案.docxVIP

PAGE 19 档案信息管理系统 建 设 方 案 2021年1月 一、项目背景 21世纪，计算机开始成为办公工具的主角，电子文档及部分音像制品进入了档案领域。数字化档案已经越来越多地代替了传统的纸质档案，办公基本实现了无纸化。档案管理无纸化办公也已经成为未来办公的一种新趋势，在提高行政办公效率、改善陈旧落后的办公制度、改变落后于时代的传统档案管理观念等方面，都起着里程碑的作用。 在日常生活中，人们对档案的定义各式各样，目前公认的、比较权威的自然是《中华人民共和国档案法》中对档案定义，表述如下:即是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。由定义可见，档案由档案信息和记录档案信息的载体组成。它包括四个方面的涵义，即：档案是各种机关组织和个人在特定的社会活动中形成的；档案是保存备查的历史文件；档案的形式多种多样；档案是历史的原始记录，只有满足上述四个条件的信息材料才能成为档案。档案具有真实性、原始性，具有其它任何材料不可替代的依据和凭证作用，所以它有极强的法律效益。它能够提供历史资料，为组织、管理、决策、科研等工作服务。 而档案管理则是每个政府、企事业单位必不可少的重要管理项目，例如，行政档案、会议文件、技术档案，客户档案等等，都是各个管理者所重视的，各部门，各类别，多样的文件，都是作为重要的历史与决策依据。但由于文件多，产种类多，文件创建者多，创建时间为不定期，对保护好一些重要的文件极为不便，同时由于人员的流动，对原有的文件的再现，显得力不从心，有时查找与重新整理文件要浪费许多的人力，物力。为了让企事业单位有效的掌握，有效的共享文件资源，保护好文件，这就需要一套灵活、实用的档案管理系统来辅助进行管理。 二、项目建设意义 1、档案资料电子化管理是规避执法风险的有力手段。 一份档案的形成，必然贯穿于整个行政处理过程，我们称之为行政工作流。以工作流为主线，以档案管理为基本需求，完善我局档案电子化，做到规范化执法、标准化服务，通过系统还保存了业务办理各环节业务时提供全部材料的电子版本，通过系统更可方便定位找出原实物，使工商工作有“理”有“据”，最大限度的减少工作风险。 2、档案资料电子化管理是提升工作水平的有力保障。 一、电子档案与纸质档案有机结合。档案管理的电子化有利于细化档案管理工作，推进我局电子档案管理集约化、信息数字化、纸质档案与电子档案有机结合为的目标，加强档案的管理的水品。 二、规范档案资料电子化管理。通过本次项目建设，明确档案资料电子化信息采集、录入、立卷、归档、调阅等各项业务流程。规范采集流程，严格信息采集标准，强化信息采集审核监督，从源头上控管档案资料采集质量，确保档案信息管理系统中电子档案数据完整、准确、及时。 三、体现档案管理的价值。以流程为导向，结合电子化特性，简化档案繁重的管理工作，通过电子扫描、电子数据传输等技术手段将纸质资料形成影像文件在进行存储，真正实现档案电子化，体现档案资料的价值。 3、档案资料电子化管理是利民便民的服务导向。 以利民便民为第一出发点，建立并完善现有服务体系，一是搭建服务平台，设立档案自助查询点，方便民众档案的查询、打印等；二是简化工作程序，提供快捷服务。减少市民排队时间，提升服务质量；三是创新工作思路，突出服务重点。优化现有的工作思路，将服务重点从档案的管理上转变到服务大众的方向；四是强化制度建设，筑牢保障运行机制。制定利民便民服务机制，把群众的需求放在第一位，提高工作人员的服务意识。 三、项目整体架构 项目整体架构是实现工商局档案电子化管理，目标是对历史档案通过高速文档扫描仪自动上传至文档服务器，用户可以通过个人电脑实现对电子档案的检索、查阅、打印等功能。虚线中为本次项目采购的硬件设备。项目整体架构如下图: 四、档案信息管理系统需求 1、档案信息管理系统建设。 纸质档案资源的采集、归档、销毁，实现从档案生成到消亡的全过程管理。 建立电子档案库，实现电子档案备份。 实现数据的存储、获取、展示和转存储。 实现档案的查询利用及借阅功能。 开发接口，实现档案电子文件的服务端上传归档。 开发电子档案阅读器，通过Web页面（IE浏览器读取展示图片、Pdf文件格式的档案。） 档案管理系统应用功能的实现。 2、高速扫描仪 购置一台高速扫描仪，完成现有纸质档案的电子化扫描工作。该高速扫描仪应达到的性能参数： 自动文件送纸功能，送纸器容量150张以上。 具备超声波检测重纸功能。 自动双面扫描，自动去除空白页功能。 支持扫描A3至A8规格纸质材质。 具备扫描文件自动上传云端服务器功能 扫描速度在每分钟45页以上，每日扫描在5000页以上。 3、触摸屏查询机 购置一台触摸屏一体机，供