文件材料整理及归档办法.pdfVIP

文件材料整理及归档办法 为了实现文书材料的科学管理， 现根据国家有关规定 ,结合本公司实际情况， 特制定本办法。 一、归档范围 凡本公司在工作活动中形成、使用或办理完毕，具有查考利用价值的文件材料 ,都应齐 全完整地收集起来，进行分类、整理、归档保存 .文书档案一般包括四个方面的内容 : 一是本公司形成的文件； 二是主管单位颁发的文件； 三是下属公司上报的文件； 四是不相隶属单位或公司的参考性文件。 二、归档文件整理分工 1、党组会议记录及党组文件由党组秘书负责整理。 2、总经理办公会议记录、纪要；公司下属各单位以公司名义形成的发文件；本公司组 织沿革、大事记；人大建议、政协提案及答复、领导批示办理、情况反馈等文件材料；传真 电报、 《农业农村工作情况》等材料，由档案室负责整理。 3、本厅向有关上级机关的请示、上级机关的答复、批复文件，各单位应随时送交档案 室，由档案室整理归档 . 4、以厅名义召开的综合性会议文件、厅领导参加上级机关召开的会议带回文件，由档 案室整理；以厅名义召开的专业性会议文件 ,由主办单位整理。 5、本厅或本厅汇总的各种干部统计报表、干部职工调动工作的行政、工资、党团组织 关系介绍信及便函存根、 档案转递单存根；干部职工、党团员名册、组织简则等干部人事工 作材料和党团工作材料，分别由人事处、机关党委整理归档。 6、纪检监察方面的文件材料由纪检组负责整理归档。 7、对外合作活动中形成的有关文件，由对外合作处负责整理归档。 8、厅机关成立的临时机构形成的文件，由临时机构负责整理归档 . 9、几个部门会同办理的文件，由主办单位整理归档。 10、上、下级及同级机关来文，凡是需要办理的，由主办单位整理归档。 三、归档文件整理的方法 根据 《归档文件整理规则》 讲述的归档文件整理工作的基本环节， 我们把归档文件整理方法 分成下列十三步： 收集文件—归档范围审查 -文件分类—组件—文件修整装订—保管期限审查—排列—加盖填 写归档章 -—编目—装盒—填写盒内备考表—填写档案盒封面、脊背—上架。 1、收集文件 .凡是本机关在工作活动中形成或使用的、办理完毕的，对以后工作有查考利用 价值的公文、电报、各种记录、机关出版物以及各种图表、簿册、照片、录音录像等都应齐 全完整地收集起来 ,这些材料来自四个方面，一是本机关形成的；二是上级机关颁发的；三 是下级机关上报的；四是同级机关和不相隶属机关抄送的。在收集过程中要注意把好三关， 一是齐全完整关 ,如正文与附件是否齐备，与纸质相配套的其他载体形式的资料是否齐备 .二 是文件签批关，看文件有没有签批单 ,签发手续是否完备。三是用笔用纸关，公文用纸要规 格统一，尺寸一致。 用笔要选用碳素墨水等符合存档要求的书写材料， 不要用铅笔、 圆珠笔、 纯蓝墨水等不耐久的书写材料。 重要的传真件需要存档的， 要复印后将复印件与传真件一同 存档。 随着办公自动化的普及， 许多文件都是用微机起草的， 对无领导批示和签字的底稿可 以不存档，只保存正本和文件签批单即可。 2 、归档范围审查 归档范围， 就是归档文件整理的范围， 一个机关在工作活动和使用的文件材料很多， 在这些 文件中 ,不是所有的文件都需要归档，而是要正确区分归档与不归档的文件材料的范围 ,各机 关要根据国家档案局颁布的 《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》 和前面举例 的市政府办公室《文件材料归档与不归档范围》 ，结合本单位实际，按照文件材料收集的四