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第六章 秘书工作（三） 第一节、会议组织一、会议概述（一）、会议的含义与作用 1．含义：三个人以上，聚合在一起、就某 个或某些议题进行讨论或解决，就是会议。2．会议类别： 按内容、性质：代表大会、工作会议、学术会议、联席会议 按会议形式：座谈会、报告会 按与会人员：党委会、董事会、记者招待会等按人数、规模：大型会议、中型会议、小型会议按召开的规律、日期：定期例会、临时会议。3 ．会议作用 （二）会议要素 1．与会者 2．主持人 3．议题 4．名称 5．时间 6．地点二、会前准备（一）、会议计划和成本预算 1．会议计划 2．成本预算（二）、文件准备 1．开幕词 2．工作报告 3．发言稿 4．当地会议文书、资料 5 ．会议文件的准备程序:领导授意秘书起草领导审阅修书秘改领导签发打印制作（三）、会场准备 1．会场布置（含横幅、饮水） 2．主席台席位 3．会场设施（四）、会议议程、程序的拟定1、议程 某公司职工代表大会议程表 (1)、审议2005年工作总结 (2)、讨论2006年工作计划 (3)、审议并通过2005年财政决算及2006年财政预算 (4)、增选职工代表 2、程序 宣布会议开始/奏乐/致开幕词/小组讨论/发言/致闭幕词/宣布会议结束 3、日程表及作息时间表(五)、会议通知的发放(六)、后勤准备工作 接送、就餐、住宿、医护人员、新闻媒体、保密、参观游 览、纪念品、会议文具等。三、会间工作 1．报到与签到 2 ．材料发放 3 ．会场服务 4 ．会场临时调度 5 ．会议信息的编发 6 ．会议文件的起草（闭幕词、决定、会议 纪要、会议总结）四、会后工作 1、会场清理及善后服务 2、会议文件立卷、归档 3、会后总结 4、会议精神传达 5、会议催办第二节 信访工作一、信访工作的作用 1．参政议政作用 2．监督控制作用 3．信息反馈作用 4．化解作用 5．公关形象作用二、信访工作的原则 1．办理原则 2 ．处理原则三、信访工作的要求 1 ．必须遵守信访工作的制度 2 ．努力做到事事落实 3 ．坚持原则，秉公办事 4 ．应具有新观念和敏感性 5 ．领导重视、亲自动手四、信访工作的程序和方法 1 ．受理 2 ．登记 3 ．立案、呈批 4 ．承办、交办、转办 5 ．调查、处理 6 ．催办、回告 7 ．审查、结案 8 ．复信、督查 9 ．总结、综合研究 10 ．立卷第三节 沟通与协调一、沟通（一）沟通的含义、作用、特点1．含义： ◆沟通的原意是指两处水域中间阻隔，互不相通，在其间控掘一渠，使之流通。 ◆从行政管理学和秘书学角度来看，沟通主要是指政务和业务信息的传递和交流，乃是行政管理工作和秘书工作必不可少的手段之一。 2.沟通的层次和作用 ①信息沟通 ②认识沟通 ③感情沟通3．沟通的特点 ①社会性　　　　②选择性 ③互助性　　　　④创造性（二）沟通的类型和方法 1．沟通的类型 ①单向沟通　　　②双向沟通 ③多向沟通 2．沟通的主要方法 ①直接沟通　　　②间接沟通 ③明示沟通　　　④暗示沟通（三）沟通的障碍和克服方法 1．沟通的障碍①技术性障碍。因沟通者技术能力或技术条件不足造 成的沟通障碍。②知识性沟通。因沟通者对沟通对象的事业、现状、 政治、历史、地理、社会背景等缺乏认识或知识造成的沟通障碍。③体制性障碍 ④信息障碍 ⑤心理障碍 ⑥认识障碍2、克服沟通障碍、提高沟通效率的方法 ①提高技术能力，改善技术条件。 ②加强学习，扩充并更新知识。 ③加快体制改革。 ④大力提高信息工作的质量。 ⑤提高心理素质。 ⑥认识沟通的重要性。二、协调（一）协调的含义 ◆协调就是通过协商、沟通、调和、调解、调节，使产生隔阂、失调、差异乃至矛盾的各方消除隔阂，彼此理解、互谅互让、求同存异，使矛盾得到解决，达到政令统一、目标一致、步调一致、团结一致，从而产生改造社会、创造精神文明和物质财富的巨大力量。◆法约尔《工业管理与一般管理体制》：“协调意味着联合、统一和调节所有的活动和努力。协调就是让事情和行动都有合适的比例，就是方法适合于目的。”（二）、协调的作用 1、缓解矛盾 2、清除误会 3、积极平衡 4、融洽关系（三）、协调的特点 1、广泛性 2、目的性 3、层次性 4、灵活性 5、相对性（四）、协调的原则 1、政策指导原则 2、公正无私原则 3、平等尊重原则 4、统筹兼顾原则 5、随机应变原则三、协调的内容、步骤、方式（一）协调的内容 1、政策协调 2、地区关系协调 3、部门关系协调 4、工作关系协调 5、会议协调