采购业务流程及管理制度.docx

选购业务流程和管理制度 名目： 第一条选购的划分 其次条选购作业方式 第三条选购作业处理期限第四条询价、比价、议价第五条审核及批准 第六条订购 第七条检验、收货及付款 第八条价格复核与市场行情资料供应第九条质量复核 第十条特别处理 第十一条修订制度 第十二条选购主、辅料管理制度补充第十三条选购部门职责 附 1：项目物料设备选购流程图附 2：供应商管理和评价表 附 3：选购清单 第一条选购的划分 项目材料选购：由设计部门提交选购清单，选购部门制定选购方案后由设计部门及项目进度管理部门审核后，选购部门负责办理批准然后选购员购买。 日常办公用品选购：由行政部门或指定的专人负责办理。 对于重要或特定材料设备的选购，必要时由总经理指派专人或指定部门办理选购作业。 其次条选购作业方式 一般状况，选购部门依材料使用及选购特性，选择下列一种最有利的方式进行选购： 集中方案选购：凡具有共同性的材料，须以集中方案办理选购较为有利， 选购前，先通知请购部门依方案提出请购，选购部门集中办理选购。 长期报价选购：凡经常性使用，且使用量较大的材料，选购部门应事先选定供应厂商，议定长期供应价格，批准后通知请购部门依需要提出请购。 未经公司主管领导书面同意，不得私自变更、替换现有材料供应商；如有更适合供应商而需要替换原供应商的，选购部必需提交书面变更供应商陈述材料， 获得书面批准后方可变更。 询价、议价结束后，需公司主管领导书面同意方可定价，否则公司不予认可价格；由此引起后果由责任人负全责。 选购作业合同签订由公司指定或授权委派专人负责，否则视为无效。 工程等大额材料合同签订由分管选购副总经理以上级别人员办理。第三条选购作业处理期限 选购部门应依据项目进度并依选购地区、材料特性及市场供需，分类制定材料选购作业处理期限，通知有关部门以便参考，假如有变更时，应马上修正。 第四条询价、比价、议价 (一)经办人员应对厂商的报价资料进行整理并经过深化调查分析后，以电话或其他联络方式向供应厂协商价。 (二)凡是最低选购量超过请购量的，选购经办人员在议价后，应在请购单中注明，经主管签字确认后上报。 (三)选购经办人员接到“材料选购单”后应依选购材料使用时间的缓急，并参考市场行情及过去选购记录或厂商供应的资料，需精选三家以上的供应商进行产品的书面比价，经分析后进行议价，议价结果书面上报主管领导。 (四)选购部门接到请购部门（生产保障部、现场调试人员）以电话联络的紧急选购状况，主管应马上指定经办人员先行询价、议价，按一般选购程序优先办理。 第五条审核及批准 （一）项目材料及设备选购清单需由设计部门审核批准。 （二）凡是项目中的材料及配套设备的技术性能及参数必需通过技术部门的审核及批准。 （三）选购进度需和项目销售人员不断同步现场进度，以削减库存造成的资金压力和质保过期的风险。 第六条订购 (一)选购经办人员接到经批准的“材料选购单”后，向厂商订购，并以电话或传真确定交货(到货)日期，同时要求供应商在“送货单”上注明“合同编号”及“包装方式”，定制设备需要预留质保金或质量保函。 (二)若属分批交货者，选购经办人员应在“材料选购单”上署名“分批交货” 以供识别。 (三)选购经办人员需要准时跟进供应商的生产交货进度，避开延期。 第七条检验、收货及付款 选购部门接到供应商完工通知后，报技术部门支配设备验收，对不合格产品提出整改通知，并和供应商商定整改完工时间。整改完成后进行复检，合格后通知供应商发货。并将验收合格单交财务部门按合同商定办理付款事项。 到货后核对型号及数量，确认无误移交保障部门填制入库单，入库分类保存。 第八条价格复核与市场行情资料供应 选购部门应调查主要材料的市场与行情，并建立厂商资料，作为选购及价格审核的参考。 选购部门应就企业内所需要的材料，供应市场行情资料，作为材料批准价格的参考。 第九条质量复核 生产保障部及技术部门应准时对供应商的产品质量、服务做出评价，选购部应就企业内所使用的材料质量予以整理复核(如材料选用、质量检验等)，对于供应商定期做出审核调整，确保供应商的选择合理牢靠。 第十条特别处理 审查作业中，若发觉特别状况，选购单位审查部门应马上附特别状况报告资料， 通知有关部门处理。 第十一条本方法经总经理批准后实施，增设修订亦同。第十二条选购主、辅料管理制度补充 1，依据选购方案单选购主、辅料。 2，现款选购：选购员必需凭有经理签字的借款单向财务部借款，选购回来后， 选购员持货品、购货发票或收据到仓库办理入库手续，由仓库保管员验收并开出入库单，（入库单必需注名：供货方名称，货物的名称，数量、单价、金额、用途签字）。入库单必需通过选购员、保管员、会计签字后。伴同购货发票或收据才能由经理签字。然后到财务部办理报销手续。 3，订单选购：供应商货到后，由选购员到仓