行政秘书学办会.pptx

; 第八讲 会务工作 1 会议概述 2 会务工作流程 3 会务工作具体内容 4 会见与会谈; 会议是人类群体有组织地会晤、议事的行为或过程。它需要三人以上共同参与，以一定的方式聚合在一起，目的是为了议事，解决各种问题，而且这种行为和过程是有组织、有目标、有规则、有秩序、有领导的。 ;全国人民代表大会;图5-1 会议的演变过程 ;1.按规模分：特大型（万人以上）、大型（上千人）、 中型（数百人上下）、小型（数十人或数人） 2.按性质分：立法性、决策性、专业性、动员性、纪念性、外事性、专题性、综合性、交际性 3、按时间分：定期和非定期 4、按出席对象分：联席会、内部会、 代表会、群众会. 5、按召开方式分：面见会、电话会、 电视会、广播会、网络会 ;新型会议种类——电子会议： 采用某种通信手段，在各种电子设备的支持下举行。 不足之处： A、无法目睹别人的反应表情 B、主持人水平要求较高 C、成本较高 ;正面作用：交流信息、科学决策、促进团结、 协调行动、带动消费 负面作用：浪费人、财、物力，滋长不正之风 关键在于如何正确树立开会观 ;;;1、组织工作 (1)协助领导确定会议议题； (2)根据议题安排议程、日程； (3)发会议通知，负责会议报到； (4)对与会人员进行编组； (5)布置会场，安排座次； (6)印发会议证件(出席证、列席证、工作证等)； (7)负责会议签到； (8)会中组织和协调； (9)会场其他组织和管理； (10)会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织)。 (11)会议的结束收尾工作。;2．文书工作 (1)会议文书的起草； (2)会议文书编写； (3)会议文书印发及管理。;3．生活管理工作 (1)与会人员的食宿管理； (2)会议的财务管理； (3)会议的交通保障； (4)会议的文化活动； (5)与会人员的医疗保健。 4．安全保卫工作 (1)会议的保密工作； (2)会议的警卫工作； (3)会场内外的安全保卫工作。;会务工作流程图（会前）;做好会议记录;撰写会议纪要 ; 1、 确定会议主题???议题 确定主题的主要方法：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化。 2、确定会议名称 会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议的议题或主题来确定。; 3、安排会议议程与日程 会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。 会议日程是指会议在一定时间内的具体安排。 某公司销售会议议程表 1、推选销售部经理的人选。 2、年度销售活动的总结。 3、有关销售问题的发言。 4、下年度销售目标。 5、销售人员的招聘和重组。;日期 ; 4、确定会议规模与规格 会议的规模有大型、中型、小型 会议的规格有高档次、中档次和低档次 5、确定会议时间、地点 ;6、制发会议通知 会议通知的内容：名称、时间、地点、与会人员、 议题及要求等。 会议通知的种类：书信式、柬帖式 会议通知的发送形式：正式通知、非正式通知。 会议通知的方式：书面、口头、电话、邮件。 7、确定会议所需用品和设备 （1）必备用品 （2）特殊用品;8、确定会议经费预算 文件资料费 、邮电通讯费、会议设备和用品费 会议场所租用费、会议办公费、宣传交际费、食宿费、交通费、其他费用 9、建立会议组织机构 会务组、宣传组、秘书组、文件组、接待组、保卫组 ;11、准备会议文件资料 主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等 12、安排食住行 会议饮食管理 会议住宿安排 会议用车;13、布置会场 （1）会场风格 不同的会议，要求不同的会场气氛。 代表大会---隆重庄严 庆祝大会---喜庆热烈 纪念会议---肃穆典雅 座谈会议---和谐亲切 ;不同的会场; （2）会场的类型及布局 ①小型会议室（围坐式） 椭圆形、回字形、 T 字形、“马蹄”型、长方形。 ;小型会议室;相对式： ② 中型会议室：半圆型、教室型 ③ 大型会议室：礼堂型、众星拱月型 ;礼堂型;教室型会场;半圆型会场; （3）会场内外的布置