行政文秘人员职业化培训教程.pptx

行政文秘人员 职业化培训教程;课程目的;课程简介;一、文秘人员的基本素质;1. 职业定位： 文秘人员：一个主管人员或部门的助理、沟通、协调和合作的中枢。; 3. 需要掌握的专业技能;4. 文秘人员的主要工作;二、文秘人员的职业形象;1. 仪容;2. 仪表;女士篇;避免华丽、性感的服装，忌过分裸露、透薄或紧身；避免显得清纯、学生味太浓，让人感觉幼稚；切忌标新立异。 不能将上衣披在身上，或者搭在身上，更不能当着别从的面随便将上衣脱下。 饰物：以少为宜，不要超过3件，式样要简单不夸张。;随身物品 钱包 钥匙包 名片夹 公文包 口香糖（爽口剂） 小木梳 小镜子 小红包;男士篇;西服的选择和穿着 面料、色彩、图案、款式、造型、尺寸、做工 拆除商标、熨烫平整、系好纽扣、不卷不挽、慎穿毛衫、巧配、少装东西 领带和衬衫的搭配 鞋子：光亮、有形、保养 袜子：着深色或与西服颜色相类似的袜子;配饰 领夹 袖口 眼镜 手表 皮夹 手帕 古龙水 皮带 公文包;4. 仪态;端庄的坐姿 保持优美坐姿的关键 不要坐在椅子边沿上，一般应当坐满椅面的2/3。 与人交谈，身子应适当前倾。 注意两脚摆放姿势，两脚侧放或叠放较为合适。 脚不要一直向前，控制住自己的身体，避免身子下滑或斜躺在沙发上。 头不要靠在沙发背后去，把小腹挺起来。; 不同座位的不同坐姿? 低座位 轻轻坐下，臀部后面距座椅靠背约5厘米，背部靠椅背。如果穿的是高跟鞋，坐在低座位上，膝盖会高出腰部，这时应当并拢两腿，使膝盖平行靠紧。然后将膝盖偏向谈话对方，偏的角度应根据座位高低来定，但以大腿和上半身构成直角为标准。 较高的座位 上身保持正和直，可以翘大腿。其方法是将左脚微向右倾，右大腿放在左大腿上，脚尖朝向地面，切忌脚尖朝天。? 座椅不高也不低 两脚尽量向左后方，让大腿和你的上半身成90度以上角度，双膝并拢，再把右脚从左脚外侧伸出，使两脚外侧相靠，这样不但雅致，而且显得文静而优美。? ;入/离座方式 入坐的要点 在他人之后入坐； 从座位左侧就座； 毫无声息地就座； 以背部接近座椅； 女士入座前要先拢裙子再坐。 离座的要点 先有表示：离开座位时，身旁如有人在座，须以语言或动作向其示意，方可站起。 注意先后：地位低于对方时，应稍后离开，双方身份相似时，才可同时起身离座。 起身缓慢：起身离座时，最好动作轻缓，无声无息。 站好再走：离开座椅时，先要采用“基本的站姿”，站定后，方可离开。 从左离开，离座时，将椅子往内紧靠着边。;优雅的蹲姿 一脚在前，一脚在后，两腿向下蹲，前脚 全着地，小腿基本垂直于地面后腿跟提 起，脚掌着地，臀部向下。;三、行政文秘人员的日常礼仪;基本原则：礼貌，准确，高效 保持微笑 语速适中，比平时说话要慢一些 声音清晰明朗 文明礼貌用语 对方讲话时，要应声附和，让对方感到你在专心聆听 5W1H（何人who、 何时when、 何地where、 何事what、 何因why、 如何做how）;接电话 接起电话： 原则一：铃响不过三 原则二：从问候语开始 主动报出自己公司的名称、自己的姓名、部门和职务 询问对方公司的名称、姓名、部门和职务 详细记录通话内容 时间 对方公司名称 对方姓名 对方部门/职务 通话内容 记录人 备注;接电话 复述通话内容，以便得到确认 对方的电话号码 对方约定的时间、地点 对方谈妥的产品数量、种类 对方的解决方案 双方认同的地方，以及仍然存在分歧的地方 其他重要的事项 等对方放下电话后，再挂断电话 ;打电话 提前想好谈话要点，列出提纲 ?? ? 我的电话要打给谁？ ?? ??我打电话的目的是什么？ ?? ??我要说明几件事情？它们之间的联系怎样？ ?? ??我应该选择怎样的表达方式？ 时间适宜：选择合适的时间。 先作自我介绍，然后告诉对方你打电话的目的。 确定对方此时是否方便接听电话。 陈述要简明扼要，用最少的语言交代清楚内容（3分钟原则）。 以祝福对方的友好语言结束电话。 挂电话： 原则：优势一方先挂（上级或尊者先挂、平级时主叫方先挂）; 电话情景应对技巧;上司正在开会或会客 上司约好的或特地交代的电话立即转给上司。 未预约的，告诉对方上司正忙，能否在会议(会客)结束后再来电 话；重要客人可请对方留下电话号码，让上司届时回电话。 如果对方有急事，可请对方稍等，或让对方十分钟后再来电 话，然后立即用便条向上司请示，让上司决定。 上司外出 说