行政文秘职业化教程第09讲会议的筹划与管理.pptx

第九讲会议的筹划与管理会议的重要性大多数企业在会议中决定其基本走向90%以上的重大决策是通过会议制定的企业花在开会上的时间越来越多开会的频率越来越高会议的筹划与管理 会前的准备工作会间的组织服务会后的善后处理会前准备工作 1、?安排议题、议程、日程2、 拟订与会人员名单3、?申请会议所需资金4、 会场布置5、?安排食宿和茶水6、 发出会议通知 安排议题、议程 议题的收集和筛选 议程?委员会会议议程?7月6日上午11点格林·德雷戈饭店?1、（11：00）任命一位会议主席?2、（11：10）为缺席致歉?3、（11：15）批准上次会议备忘录?4、（11：30）上次会议提出的事项?5、（11：45）讨论联络事宜 （12：00）会间休息?6、（12：15）财务事项?7、（12：45）特别事宜?8、（13：00）其他动议?9、（13：15）其他事宜?10、（13：35）下次会议细节?议程的开头为会议的日期、时间和地点每项均有一个起始时间下次会议细节写在议程的末尾拟订与会人员名单 选择恰当的人出席会议 送交上级审核 申请会议所需资金 确定会议规格 申请经费 口头书面会场布置 选择会场 a.场地大小 b.附属设施齐全 c.适当的开会设备 d.会场氛围 e.场地不受外界干扰 布置会场 a.附属设施 b.准备会议文件 讨论：各种会场的利与弊会场类型优点缺点圆桌型椭圆型口字型U型教室型主席坐在团队成员之间 面对面就座 当你在讨论问题或试图作出决定时，安排持相反观点的两派成员坐在长桌的相对的两边 主席坐在长桌的顶端 资历最浅者坐在离主席最远处 显示等级 如果你希望显示等级，让主席坐在长方桌子的顶端，其他与会者座位按资历递降顺序就坐 主席可坐在任何一个位置上 自由讨论 如果坦诚的讨论比与会者的地位更值得关注，在会议中用一张圆桌 安排食宿和茶水 食宿 a.用膳 b.住宿 茶水 一杯香茶可赢得交易机会角色练习表演会议期间奉茶的礼仪给客人斟茶的注意事项当桌子上放有资料文件时，不要勉强客人收拾整理，而应说：“茶放这儿行吗？”并等待客人的回答，按客人意愿行事。开会时，如果出席者众多，可请同事帮忙，一人端着茶盘，另一人专为客人上茶。给客人斟茶的注意事项茶溢出来了！这时不要惊慌，不忙乱，先道歉，后擦拭。切记：斟茶时，务必带上干净毛巾。有茶和糕点时，要先将糕点放在客人左手边，再将茶置于客人正中略偏右手侧。洽谈时间较长，在一至一个半小时内，应更换茶叶。上茶时的七个程序两手端茶盘，盘子高度位于胸部敲门，并说：“对不起！”进入接待室止步立正，轻轻点头致意将茶盘的一端置于桌子侧面上茶时的七个程序桌上不能放盘时，则左手拿盘，右手取茶壶用毛巾擦净茶壶底，两手从下方托住毛巾上茶结束后，左手拿茶盘，使盘紧靠左腋下；走到门口时，再次向客人点头致意，退出接待室。 会间的组织服务 1、 签到 2、 安排就座 3、 做好会议记录和录音 4、 会场服务 签到 签到形式 薄式卡片式代签 签到时的接待工作 游戏：会议排座安排就座 要适合会议性质 让报告者坐中央 会议主持人的座位 秘书的座位 做好会议记录 会议记录构成 会议记录方式 会议记录写作 小组讨论设计会议记录表格（5分钟） 会议名称? 时间? 主席? 会议目的? 出席人数? 缺席人数?缺席理由?? 会议内容和决议事项?????决议事项 的实施??实施项目? 负责人 或部门? 完成期限?????? 出席人 盖 章?????特别事项?????点评根据录像的内容，点评这位秘书的紧急情况处理技巧。会场服务 转接电话 突发状况 建议休息 协助上司掌握、控制会议进程 会议的善后处理1、会场清理2、印发会议记录3、资金4、会议的总结工作会场清理 安排与会人员的离会 会议文件的回收、立卷、 归档 印发会议记录 完善会议记录 起草会议纪要 确定印发范围 接收者确认 签发会议执行文件谢谢大家NOTENOTENOTENOTENOTENOTENOTENOTENOTENOTENOTENOTENOTENOTENOTENOTENOTENOTENOTENOTENOTENOTENOTENOTENOTENOTENOTENOTENOTENOTENOTENOTENOTENOTENOTENOTENOTE