公司声像档案管理作业指引书.docVIP

PAGE PAGE 1 声像档案管理作业指引书 总 则 为强化控股公司及其所属公司有关声像档案的管理，以保证历次重大活动或会议的声音、图像等载体完整、清晰及安全，根据国家有关档案专项工作标准，并结合公司实际，编制本作业指引书。 本作业指引书纳入金融街控股公司《档案管理办法》体系，适用于控股本部及其所属子公司。 本指引所称的声像档案，是指有国家、市、区领导及公司领导参加的各类公众活动、公关宣传、视察、访问、各类会议、各项工程项目建设等直接形成的具有保存价值的全部录音、录像、照片、光盘及影视片等各类载体形式的历史记录。 基本原则 控股公司档案室负责本部声像档案的收集、整理以及归档工作，并负责定期指导、监督和检查各所属子公司声像档案的形成、收集、整理以及归档工作。 声像档案的管理应以活动专题或会议议题为分类类目，要求从起始、过程、结束视为一个完整的单元，以保证声像档案的完整有机联系性。 每次专题活动或会议的承接筹办部门为声像档案的归档责任部门，该部门领导者为声像档案归档负责人。 声像档案应在专题活动起始之初，实行向档案室先行报备制度，以便档案室了解和掌握专题活动的时间安排及活动动向，以保证声像档案的归档质量及归档的及时性。 归档收集范围及载体形式 国家、市、区领导人或著名人物参加本单位、本地区有关的重大公务活动所形成的声像和照片； 国内外的政府部门或各种组织到金融街的视察、访问、参观学习等活动所形成的声像和照片； 本单位组织或参加的重要外事活动、对外宣传所形成的声像、照片或媒体刊物； 国家、市、区领导现场办公或听取汇报会等工作会议纪要所形成的录音、录像、照片； 公司领导出席的各种重要会议、颁奖典礼等所形成的照片，涉及本公司领导讲话的录音片段； 公司内部重要的大型会议所形成的录音、录像及纸质会议文件； 各工程项目的开工仪式、竣工落成典礼、建筑物外观、内部设施环境及开工前后新旧对比所形成的录音、录像、照片； 记录本地区或本建设区域内的地理概貌、城乡建设、名胜古迹、自然风光以及民间风俗等所形成的图片、照片、影像资料； 记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的现场照片和其它影像资料； 历届领导班子成员照片； 其他具有保存价值的影音录像资料。 归档要求及时间规定 声像档案的归档应以一个活动专题或是一次会议为单位，在此单元类目项下按载体类型进行分类归档，要确保归档的及时性、完整性和准确性。 声像档案的归档应在活动或会议结束后的15个工作日内由经办部门按主题、载体类型进行分类整理归档，叙写清晰的事件描述，并填写归档文件目录表和移交表单，经档案室验收合格后双方办理移交手续。 声像档案应声音与图像清晰、完整，符合国家有关音质的标准和规范，未加修饰剪裁，并附有事件、时间、地点、人物、背景、摄录者等六要素的文字说明； 照片档案应成像质量高，并和底片图像对应，同时移交，如是数码照片应制成光盘移交，移交时需附有相关文字说明，文字说明应是对相关事件的概括描述，应含有时间、地点、人物等简明要素； 归档的照片档案，应由摄影人对照片进行必要的筛选，不能有片必档，选择其主要照片归档，既要保证齐全，更要体现出精炼； 使用数码相机拍摄的照片，反映重要内容的应冲洗纸质照片，并与数码照片一并归档，反映一般内容的，可只将数码照片归档； 声像档案应刻成只读DVD光盘存档，用胶片相机拍摄的纸质照片应用扫描仪扫描成数码照片，其扫描光学分辨率应不低于600dpi，存储格式分为封存TIF原始格式和查看JPEG压缩两种格式； 非CD或DVD光盘格式的磁盘、录像带、录音带等档案，应将原版带归档的同时，并转录刻成CD或DVD通用光盘格式存档； 声像、光盘等多媒体档案的移交一律一式两份，一份作为母版档案封存保管，一份作为日常查考利用档案，重要人物、活动及数据等，应保存三份，其中一份异地保存； 书籍、报刊等纸质媒介宣传的移交，必须是整本书籍或含有报头的整张报纸，完整的报头应包含报纸名称、出版日期、刊名等相关要素，并在相对应的宣传或报导处进行标记。 附则 《声像档案管理指引作业书》是公司《档案管理办法》中有关声像专业档案的详细补充，是不可缺的一部分； 声像档案是公司整体档案的一部分，其借阅与保管执行《档案管理办法》中有关的规定与流程，不再单独编制。