行政办公用品管理规定.docxVIP

汕头市京华塑胶有限公司行政办公物品管理规定 目的 为规范本公司行政办公物品的申购程序与管理程序，保证申购的必要性与合 理性，兼顾节约成本与提高资产使用效益，特制定本规定。 职责：行政部为本规定的执行管理部门。 负责办公用品的申购、管理及维修协调。其中采购按《采购控制程序》办 理。 负责消耗性日常办公用品的发放审批，固定资产类办公用具的使用分配、 数量核算、盘点。 负责与财务部进行采购结算。 范围 本规定所指行政办公物品为员工日常办公所用文具、 办公自动化所需用的 耗材（含硒鼓、色带、墨盒等） 、卫生清洁用品以及其它特殊物品（柜、台、凳、 特殊文具及一般价值的家电等） 。 本规定适用于公司行政办公用品的申购、审批、采购、领用、报销、盘点 及报废等相关工作的管理。 分类：见附件一《行政办公用品分类表》 。 申购 各部门应指定专人，在每月月底前，提前做好部门物品的需求计划，填写 《领料单》（附件二），并将规格、型号、材质、单位及数量等填写清楚，送至行 政部前台文员统计。 前台文员收到各部门的《领料单》后，应先查询库存，有库存的应从中领 用，没有库存的物品，由前台文员汇总后，按价值的不同填写 《申购单》（附件 三）或《物品申购专项报告》 （附件四），并按如下权限审批： 单项物品价值在 2000 元（含）以下的，由财务总监审批； 单项物品价值大于 2000 元的，由总经理审批。 对于急用的物品，由部门即日填写《领料单》 ，由总经理审批后交总务员 采购。 采购： 大宗或有特殊性能及要求的物品应事先联系供应商提供样品， 样品的试用 及判定由请购部门确认后方能采购； 对无法确定货源或采购期较长的，总务员应及时回复请购部门； 经批准的《申购单》 （采购联）及《物品申购专项报告》交总务员进行采 购； 各项物品的采购应于当月的 6 日前完成； 《申购单》存根联交前台文员留存。 验收及入库 由总务员采购回来的物品， 需由前台文员办理验收及入库手续。 验收时应 按《申购单》或《物品申购专项报告》逐项核对。 验收合格的物品，应填写 《入库凭证》（附件五），第一联（存根联）由前 台保管，第二联（会计联）交由总务保管。 领用 前台文员于每月 7 日前通知各部门到前台领用，领用时应核对《领料单》 填列项目； 笔芯、涂改液、涂改带、计算器、墨盒等物品按以旧换新领用； 领用物品，应相应地在库存中减去； 如申请部门对所采购物品认为不适用，总务员应联系商家按要求进行退 换，必要时由申请部门陪同重购。 结算 行政部文员负责采购结算工作。 总务员每完成一单采购，应交付行政文员如下单据以便结算： 《申购单》（《物品申购专项报告》 ）或采购联； 《入库凭证》会计联； 有效单据（发票或收据） ； 《申请表》复印件（存在时） 。 维修 总务员必须联系二至三家商家，以作为电脑、打印机、复印机等控制品 的固定维修单位； 在保修期内的物品，应联系原商家给予保修；超出保修期的，必须填写 《设备维修单》（附件六），经审批后交付行政部， 由总务员或前台文员联系商家 进行质量及价格的对比后维修； 维修完毕应经报修部门验收； 对于不影响日常办公使用的家具 , 原则上实行集中报修 , 每年每季度报修 一次。对于影响工作、需及时维修的家具可随时报修。 报废 11.1 清洁卫生用品及部分文具按自然消耗。 高值物品如损坏致不能维修，或维修价值过高，不能正常使用的，应予 报废。报废应填写 《报废申请单》（附件七），经审批后实行报废处理。 已报废的物品应在当月库存中相应删减，并由行政部进行集中处理。 盘点 12.1 行政办公用品每月月终应进行收、付、存盘点； 盘点后汇总为《行政办公用品领用明细表》 、《行政办公用品收付存明细 表》后交部门负责人审核。 财务部门每年 6 月对行政部的行政办公用品收付存情况进行抽查。 其他 对于辞职或辞职的员工， 在办理工作移交手续时， 应将所领用的办公用品 （易 耗品可除外）一并移交给行政部前台文员。 相关记录 14.1 《行政办公用品分类表》 14.2 《领料单》（略） 14.3 《申购单》（略） 14.4 《物品申购专项报告》 14.5 《入库凭证》（略） 14.6 《设备维修单》 14.7 《报废申请单》 附件一： 汕头市京华塑胶有限公司行政办公用品分类表 办公文具 办公耗材 卫生清洁用品 特殊物品 常 用 品 圆珠笔（芯）、水笔（芯）、箱 头笔、小双头笔、记号笔墨水、 铅笔、橡皮、胶水、回形针、 大头针、笔记本、固体胶、小 透明胶纸、文件盒、档案袋、 皮筋、印台 （油） 、 双面胶、便签纸、涂改液、涂改带、 打印纸、装订夹 面巾纸、小扫把、小拖 把、垃圾斗、洗衣粉、 草酸等 控 制 品 名片、计算器 文件夹、抽杆夹、文件架、文件栏、 订书机、白板笔、过胶膜、厂牌套