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项目文档资料管理规范 一、目的为了标准工程文档资料的管理工作，确保工程文档资料的系统性、完好性和精确性，充分发挥文档资料管理在工程中的作用，特制定本规定。二、范围本规定适用于工程开头直到工程完毕的内外来往信函、会议纪要、备忘录、技术文件、管理文件、质量记录等全部与工程有关文件和资料的管理。三、职责3.1 工程经理a) 负责组织制定工程文件的相关规定，对工程文件的掌握负全责；b) 负责为工程文件和资料管理制造必要的条件。3.2 综合管理经理a) 负责工程文档资料相关规定的编制和监视检查；b) 负责编制工程文件和资料的编码规定；c) 负责组织工程完毕后文档资料立卷、移交归档。3.3 分项经理a) 负责本部门的文档资料的管理；b) 负责本部门工程完毕后文档资料的移交。3.4 文控管理工程师a) 协作综合管理经理制定工程文档资料管理规定并监视检查；b) 负责工程文件和资料的接收、分类、登记、传递、发放等；c) 负责工程施行阶段文档资料搜集、整理、编目及归档工作；d) 负责工程完毕后工程文档资料立卷、移交。4 管理要求和方法4.1 一般规定工程文档资料的管理应从工程申请立项到开工验收的全过程，工程经理部各分项经理应在职责范围内对工程施行过程中所形成的文件、图纸、资料，随时进展积累整理、立档和保管，并实行必要措施，防止档案资料的损毁和遗失以及有关保密档案资料的泄密。4.2 文档分类及编号4.2.1 工程文件分类4.2.1.1 工程信息文件工程信息文件指工程施行过程中传递的任何书面信息文件。a) 来往信件、传真；b) 备忘录；c) 会议纪要；d) 文件传送单。4.2.1.2 工程管理文件工程管理文件指工程运行过程中必需编写的管理文件。a) 工程协调程序；b) 工程进度与费用掌握程序；c) 工程质量保证手册；d) 工程资源配置手册等。4.2.1.3 工程技术文件工程技术文件指根据合同要求，工程技术人员完成的各种设计文件及图纸等。4.2.1.4 工程其它文件工程其它文件除上述几种文件外，工程施行过程中产生的其它文件。a) 进度报表；b) 绩效报告；c) 工作总结报告；d) 质量记录。4.2.2 文档资料编号管理为了便于文件资料管理，文控管理工程师要依据工程的特点及分子公司相关规定制定工程经理部文件编号原那么，编号原那么经综合管理经理审核，工程经理批准后文控管理工程师组织执行。4.3 工程文档资料管理4.3.1 工程文档资料管理流程图ZH.04.01工程文档资料管理流程4.3.2 工程文档资料管理要求4.3.2.1 工程文档的搜集a) 工程文档的搜集贯穿于工程建立的整个生命周期,随工程的进展准时搜集、完善；b) 分项经理负责本部门所涉及档案资料的组织管理工作，并对本部门所形成的相关文档资料进行搜集、分类、整理、保存；c) 文控管理工程师在工程经理的统一督导下，按分子公司的相关规定进展编号。4.3.2.2 工程文档的移交分项经理或指派兼职文控管理工程师负责对本部门涉及的文档进展搜集、整理，并在该过程完成后将相关资料移交给工程文档管理工程师归档；工程收尾完毕后工程文档管理工程负责将工程文档资料移交分子公司档案室。4.3.2.3 工程文档的验收工程阶段成果评审验收、工程工程开工验收、重要设备开箱验收等由分项经理支配专人对其文档材料〔含图纸〕的完好性、系统性进展鉴定验收，否那么不予通过。a) 工程阶段文档验收：根据所规定阶段节点，由分项经理组织，文控管理工程师对所归类整理的文档进展验收，确保阶段文档有效、完好地移交；b) 工程开工文档验收：综合管理经理负责对工程开工文档资料的完好性、有效性、标准化及编号的有效性等进展验收。4.3.2.4 工程文档的归档a) 归档文档必需完好、成套、系统；必需记述和反映建立工程的全过程；必需真实记录和精确反映工程建立过程和开工时的实际状况，图像相符、技术数据牢靠、签字手续完备；b) 分项经理完本钱业务范围内资料的搜集、整理，移交文控管理工程师进展分类、编号、整理、立卷、编目，经工程经理审核签字后，移交分子公司档案室存档；c) 对于电子文档，分项经理应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文档移交给文控管理工程师，并按相应管理规定的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。4.3.2.5 工程文档的借阅对全部接收和发出的文档，文控管理工程师要建立严格的登记制度和借阅制度，工程成员借阅文控管理工程师保管的文档时，应填写工程文档借阅单，由分项经理签字批准方可借阅。4.3.3 工程文档掌握要点及要求4.3.3.1 工程文档掌握要点a) 合同签订前的工程管理文档掌握要点① 工程建议书